Gibt es Abschnitte in Ihren E-Mails oder Dokumenten, die sich wiederholen?
Schreiben Sie die immer wieder neu oder verwenden Sie dafür Textbausteine?
Denken Sie jetzt, Textbausteine, nein, dass ist bestimmt technisch kompliziert und dann sind meine E-Mails nicht mehr so individuell.
Es geht auch anders.
Textbausteine – einfacher als gedacht
Es gibt ganz wunderbare Textbausteinprogramme (dazu gibt es bald ein Onlineseminar) und auch in Word gibt es eine technische Lösung, aber man kann es sich auch einfach machen:
Kopieren Sie entsprechende Abschnitte einfach in ein Dokument, dass Sie dann Textbausteine nennen. Wenn es mehr werden, können Sie sie leicht inhaltlich sortieren und mit einem vorne angebrachten Inhaltsverzeichnis wieder finden.
Das ist zu umständlich für „Mit freundlichen Grüßen“ oder ähnlich kurze Texte, aber für zum Beispiel:
- Wegbeschreibung
- Bestätigung eines Auftrags
- Teile Ihres Angebots
- Ihre Kontoverbindung
- Ankündigung einer Veranstaltung
- etc.
ist das deutlich schneller, als es immer wieder zu tippen oder als es aus einer alten Mail herauszusuchen.
Individuelle E-Mails und Briefe mit Textbausteinen
Textbausteine sind nicht für die Bestandteile einer Mail oder eines Briefes, der persönlich sein sollte, aber eine Wegbeschreibung ist ohnehin nicht sonderlich individuell. Hier, wie auch bei Kontoverbindungen und ähnlichem, schleichen sich schnell Fehler ein, die Sie mit Textbausteinen verhindern können.
Probieren Sie es doch einfach mal aus.
PS: In Ihren Rechnungen wiederholt sich so viel an derselben Stelle, dass sich hier eine Vorlage lohnt. Wie das geht, das erfahren Sie demnächst in diesem Blog.