Nach dem Rechnungsthema im letzten Artikel ergibt sich wie von selbst das Mahnungsthema.
Selbst bei guten Rechnungen, kann es passieren, dass jemand nicht bezahlt.
Viele Selbstständige scheuen sich davor zu mahnen oder Sie mahnen schnell und fordernd. Beides ist meiner Meinung nach nicht zielführend.
Sie sollen Ihr Geld bekommen, denn Sie haben eine Leistung erbracht, aber Sie wollen auch den Kunden behalten und Folgeaufträge erhalten. Daher meine Empfehlung: gehen Sie in mehreren Schritten vor:
Schritt 1: erinnern
Vielleicht ist Ihre Rechnung nur untergegangen oder jemand hat gerade viel um die Ohren. Am höflichsten ist die Nachfrage, ob die Rechnung angekommen ist (schließlich können sowohl elektronische als auch papierhafte Briefe verloren gehen). Das ist ein guter Einstieg in eine Kommunikation und das ist das wichtigste für eine ertragreiche und gute Kundenbeziehung.
Erst wenn darauf keine Reaktion erfolgt, kommt
Schritt 2: ermahnen
Sie brauchen keine Kunden, die nicht zahlen wollen. Durch eine klare Ermahnung, evtl. mit der in Aussicht gestellten Forderung nach Mahngebühren, können Sie klar machen, dass Sie nicht umsonst arbeiten. Sie bieten dem anderen aber weiterhin eine Möglichkeit zu einer guten Kundenbeziehung zurück zu kommen.
Erst wenn das zu nichts führt, kommt
Schritt 3: Mahnung schreiben
und die angekündigten Mahngebühren mit einfordern. (Dafür gibt es passende Vordrucke.) Das muss jetzt auch nicht mehr sachte und höflich sein, sondern sollte klar und unmissverständlich sein. Sonst züchten Sie sich Ausnutzer heran, die Sie ewig warten lassen. Wenn jemand gerade nicht flüssig ist, ist es Ihre Entscheidung, wie viel Zeit Sie demjenigen lassen, aber das geht nur in einer aktiven Kommunikation (deshalb die vorangegangenen Schritte).
Ich wünsche Ihnen, dass Sie nie über Schritt 1 hinaus gehen müssen, aber wenn, scheuen Sie nicht die Konsequenzen.
PS: Noch ein kleiner Nachtrag. Ihre Rechnung, vor allem aber eine Erinnerung oder Ermahnung sollte kein Firmengespräch werden. Sie gehen immer nur an einen bestimmten Adressaten und keinesfalls per Fax oder Anrufbeantworter, wo sie irgendwer abhören oder lesen könnte.