Es kommt immer mal wieder vor: ein Kunde zahlt nicht. Die Lösung: Mahnungen. Aber wie?
Nur weil eine Rechnung nicht bezahlt wird, brauche ich nicht gleich den Krieg zu erklären. Ich versuche zunächst zu klären, woran es liegt. Ist meine Rechnung überhaupt angekommen. Briefe können verloren gehen, E-Mails landen im Spamordner oder werden nicht zugestellt. Manchmal wird sogar vergessen, sie abzuschicken.
Stufe 1
Ich rufe an oder schreibe eine freundliche E-Mail und dann weiß ich, was der mögliche Grund für das Nichtzahlen ist. Ich kenne meine Kunden in der Regel persönlich und kann sie einschätzen, soweit das möglich ist. Bei einer anonymen Kundenbeziehung würde ich per E-Mail Kontakt aufnehmen.
Wenn dann alles geklärt ist und der Kunde vielleicht auch nochmal die Rechnung bekommen hat, sollte die Zahlung eintreffen. Falls nicht oder der Kunde überhaupt nicht auf die E-Mail reagiert, dann kommt
Stufe 2
Jetzt taucht auch das Wort „Mahnung“ auf. Bei diesen Mahnungen bleibe ich immer noch freundlich, aber in der Sache werde ich ganz präzise und sie sind auf jeden Fall schriftlich. Da wird ein konkretes Zahlungsziel vereinbart und über die Folgen einer Nichtzahlung sachlich, nicht drohend, aufgeklärt. Noch immer ist mir an einer guten Kundenbeziehung gelegen, aber mein Geld möchte ich schon auch haben. Deshalb folgt auch, wenn der Kunde dies Zahlungsfrist verstreichen lässt die
Stufe 3
Nun greifen, die bei den Mahnungen angekündigten Folgen. Das kann die Beauftragung eines Inkasso-Büros (es gibt auch sehr seriöse Unternehmen in der Branche) oder ein Mahnbescheid sein.
Wenn es dazu kommt, ist mir auch nicht mehr an der Kundenbeziehung gelegen und ich beende sie auch. Solche Kunden möchte ich nicht haben.
Fazit
Wenn ein Kunde nicht zahlt, hilft es nicht, den Kopf in den Sand zu stecken und auf das Wunder zu warten. Wenn mir an der Kundenbeziehung liegt und mein Bankkonto gefüllt werden soll, hilft nur, die Initiative zu ergreifen. Eine freundliche Erinnerung schafft es meistens und die Angelegenheit ist erledigt. Und wenn nicht, dann helfen die Stufe 2 und 3 sachlich ans Ziel zu kommen.