Zugegeben, die Frage ist geklaut. Mike Krüger hat sie vor Jahren in einem Interview als meistgestellte Frage beim Umzug genannt.
Diese Gelegenheit nehmen ja viel wahr, um endlich mal auszumisten. Aber aus Erfahrung weiß ich, das geht nicht lange gut. In den ersten Wochen des Einpackens wird noch genau überlegt, ob das wirklich eingepackt werden soll. Aber je näher der Umzugstermin kommt, desto ungefragter wandert alles in Kartons.
Also warum nicht den Anfang des neuen Jahres oder jede beliebige andere Zeit nutzen, um überflüssiges loszuwerden.
Desktop und Schreibtisch
Fangen wir mit dem Desktop an. Machst du es so wie ich und speicherst schnell mal was auf dem Desktop, weil du noch nicht weißt, ob du es wirklich behalten willst. Von Zeit zu Zeit ist es dann aber auch nötig, die Dateien zu löschen, die seit Monaten dort vor sich hinschlummern und das, was du wirklich brauchst in den richtigen Ordner zu verschieben.
Kommen wir zum Schreibtisch und seiner Umgebung. Früher habe ich bei Fortbildungen immer sehr viel mitgeschrieben, damit ich das alles zuhause in Ruhe nochmal nachlesen kann. Bis der nächste Umzug kam. Einmal habe ich wirklich einen 30 cm hohen Papierstapel entsorgt. Es ist mir sehr schwergefallen, obwohl klar war, dass ich das sowieso nie lesen werden. Wie ich es übrigens nie nach einer Fortbildung getan habe.
Schau dich einfach mal kurz um und identifiziere mindestens drei Sachen, die du wirklich nicht am Schreibtisch brauchst. Bringe sie entweder an einem geeigneten Platz oder lass sie gehen – auch wenn es schwerfällt.
Ablage
Und nun zur Ablage. Wir neigen, vor allem digital dazu, viel zu viel aufzuheben. Also mal ein paar Tipps, was du sofort loswerden kannst.
Zum Beispiel bei den Buchhaltungsunterlagen in Ordnern: Ich habe nur einen Ordner Buchhaltung. Darin ist das aktuelle und das Vorjahr. Alle älteren Unterlagen warten in Archivboxen, säuberlich nach Jahren getrennt, auf dem Speicher, bis sie entsorgt werden dürfen.
Und digital kannst du ähnlich vorgehen. Lege dir eine getrennte Datenpartizipation an oder auch eine externe Festplatte, die du als Archiv nutzt. Alles was in der Buchhaltung älter als 2 Jahre ist, wird dorthin verschoben. So bleibt dein aktueller Ordner schlank und das Arbeiten damit ist leichter.
Bei Kundenunterlagen warte ich immer 4 Jahre nach der letzten Rechnung, bevor ich sie ins Archiv packe.
Und wann kann alles endgültig entsorgt werden?
Dafür gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Wenn dich das im Detail interessiert, kannst du dir die Tabelle anschauen. Ich mache es mir da einfach. Da nur für Aufzeichnungen zu Röntgenbehandlungen eine längere Frist gilt, entsorge ich alles nach 10 Jahren.
Wenn man so viel Platz, wie zum Beispiel die Firma Farina in Köln, kann man natürlich alles auch länger aufbewahren. Sie können nachweisen, dass Goethe und Napoleon bei ihnen eingekauft haben. Was nun wirklich lange zurückliegt.
Du kannst natürlich immer einzelne Schriftstücke oder Dateien aufbewahren und so ein „Firmenarchiv“ anlegen. Als Richtlinie für den Umfang sage ich immer „Alles, was in die Festschrift zum 50jährigen Bestehen passt“.
Ich empfehle auf die Eingangsfrage immer öfter und immer mutiger mit „JA“ zu antworten. Wenn ich zurückblicke, habe ich alles, was ich „vielleicht noch mal brauchen könnte“, nie wirklich gebraucht. Es war Ballast, mit dem ich mich dann nochmal beschäftigen musste.