Wenn ich mit Kund*innen über Zeitplanung spreche, höre ich oft „Bei mir passiert so viel Unvorhersehbares. Wie soll ich da planen?“ Die einfachste Lösung ist dann gar nicht planen. Aber das ist ja nur eine Scheinlösung.
Wie sieht das dann in der Praxis aus?
Ein Beispiel aus meinem Newsfeed bei Facebook
1. Post: Jetzt muss ich endlich meinem Steuerberater die Zahlen liefern, also ist heute eine Nachtschicht Buchhaltung angesagt.
2. Post: Ich bin gut vorbereitet. Eine Kanne Tee und ein paar alkoholfreie Cocktails für die lange Nacht.
3. Post: Geschafft! Es ist 3:00 Uhr.
Es passiert schnell, dass man wichtige Aufgaben vergisst. Vor allem wenn der Spaßfaktor gering ist und sie einem auch nicht anspringen. Dann fallen sie erst auf, wenn sie nicht nur wichtig sind, sondern auch dringend werden. Und weil das eine unangenehme Erfahrung ist, möchte man die nicht wiederholen. Im Ergebnis wiederholt man aber oft genau dieses Unangenehme. Ich muss diese Aufgabe erledigen und ich muss es jetzt tun, weil es dringend ist.
Es könnte so viel einfacher sein.
Deshalb kommt jetzt ein schnell und leicht umsetzbarer SOS- Tipp. Wenn so viel Unvorhergesehenes passiert, so dass du keinen Tagesplan geschweige denn einen Wochenplan machen kannst, dann lege die drei wichtigsten Aufgabengebiete für die Woche und die drei wichtigsten Aufgaben für den Tag fest.
Dann hast du keine endlose To-Do-Liste, die du abarbeiten musst und du stellst sicher, dass das Wichtigste erledigt wird, bevor es auch noch dringend wird.
Wenn du danach noch Zeit hast, kannst du dich deiner To-Do-Liste widmen und noch mehr erledigen. Glaub mir, es ist ein befriedigendes Gefühl, das Wichtigste erledigt zu haben und du bist entspannter,wenn Unvorhergesehenes passiert.
Voraussetzung ist dabei, dass du deine Aufgaben gut kennst, also am besten eine Art von To-Do-Liste hast, auf der alles steht. Denn nur dann kannst du festlegen, was wichtig oder vielleicht auch dringend ist. Und wenn beides zutrifft, dann ist es eine der wichtigsten Aufgaben für diesen Tag.
Probier es einfach mal aus und wenn du mehr Unterstützung bei der Zeitplanung brauchst, dann kannst du dafür einen OFFICE POWER Workshop Day buchen.
Die goldene 3 stammt von Gerd Altmann. Vielen Dank dafür.