Bei der Zeitplanung gibt es so einige Dinge, die uns immer wieder aus der Bahn werfen. Vielleicht kennst du das auch: Du planst deinen Tag schön durch und abends fragst du dich, wo die Zeit geblieben ist und warum du deine Aufgaben nicht erledigen konntest. Ja, auch mir passiert das.
Es ist gar nicht so ungewöhnlich, dass wir das Gefühl haben, unsere Zeit „verloren“ zu haben, ohne wirklich zu verstehen, wie das passiert. Das Entscheidende ist aber: Wenn wir nicht verstehen, was uns so oft von den Aufgaben abhält, können wir auch nicht gegensteuern.
Was sind Zeitfresser?
Weitfresser sind die Dinge, die uns beschäftigen, ohne uns unseren Zielen näherzubringen. Sie unterbrechen uns und sorgen dafür, dass unsere Aufgaben länger dauern als geplant. Das können ganz kleine, unscheinbare Aktivitäten sein, die sich jedoch summieren und am Ende dazu führen, dass wir nicht das geschafft haben, was wir uns vorgenommen haben.
Typische Zeitfresser im Alltag
Vielleicht kommt dir das bekannt vor: Du wartest auf eine wichtige E-Mail und checkst daher ständig dein Postfach. Oder du möchtest schnell schauen, wie dein letzter Post auf Social Media ankommt, und plötzlich ist eine halbe Stunde vergangen. Diese kleinen Ablenkungen kosten dich wertvolle Zeit, ohne dass du es wirklich merkst.
Schritt 1: Zeitfresser erkennen – Führe ein Zeitprotokoll
Wie kommst du diesen kleinen Zeitfressern auf die Spur? Der erste Schritt ist, ein Zeitprotokoll zu führen. Das bedeutet, dass du dir bewusst machst, womit du deine Zeit verbringst. Ich habe das vor vielen Jahren selbst einmal gemacht, als ich herausfinden wollte, wie viel Zeit ich für private, berufliche und ehrenamtliche Aufgaben aufwende.
Dafür habe ich einen Kalender genutzt und für jede Aufgabe notiert, wie lange ich dafür gebraucht habe. Das habe ich sogar in verschiedenen Farben markiert, um einen besseren Überblick zu bekommen. So konnte ich am Ende des Tages genau sehen, wie meine Zeit aufgeteilt war. Es klingt komplizierter, als es ist – du kannst es einfach ausprobieren!
Schritt 2: Zeitprotokoll analysieren – Wo geht deine Zeit verloren?
Wenn du dein Zeitprotokoll eine Woche lang geführt hast, ist der nächste Schritt die Analyse. Wie viel Zeit hast du für welche Aufgaben aufgewendet? Erschreckend oft fällt uns dann auf, dass wir viel Zeit mit Tätigkeiten wie Social Media oder unnötigem E-Mail-Checken verbracht haben.
Wenn du diese Analyse machst, stellst du dir die Frage: Welche dieser Aufgaben haben mich meinen Zielen näher gebracht und welche waren reine Ablenkung?
Schritt 3: Setze klare Grenzen – Bestimme deine Zeit für jede Aufgabe
Jetzt, wo du weißt, wo deine Zeit hingeht, kannst du klare Grenzen setzen. Das bedeutet, dass du festlegst, wann und wie lange du zum Beispiel deine E-Mails checkst. Dreimal am Tag reicht völlig aus – auch wenn du manchmal den Impuls hast, öfter nachzuschauen.
Eine weitere wichtige Methode ist, dir für jede Aufgabe eine feste Zeitspanne zu setzen. Eine Aufgabe dauert oft genau so lange, wie du dir dafür nimmst. Setzt du dir also knappe Zeitfenster, wirst du erstaunt sein, wie viel effizienter du arbeitest.
Schritt 4: Delegiere, was andere besser können
Manche Aufgaben fressen unglaublich viel Zeit, weil wir sie nicht gut können. Vielleicht kennst du das: Du versuchst stundenlang, dich in ein Tool einzuarbeiten, das andere in wenigen Minuten beherrschen. Hier ist es sinnvoll, solche Aufgaben zu delegieren.
Ein Beispiel aus meiner eigenen Erfahrung: Ich habe einmal drei Stunden damit verbracht, einen Kurs bei EloPage einzustellen – ohne Erfolg. Seitdem überlasse ich diese Aufgabe einer Expertin, die das viel schneller und besser erledigen kann. So spare ich Zeit und Nerven.
Schlussgedanke: Verbringe deine Zeit bewusst
Am Ende des Tages geht es nicht darum, perfekt wie ein Computer zu arbeiten. Es geht darum, dass du deine Zeit so verbringst, wie es für dich sinnvoll ist. Überlege dir, womit du deine Zeit verbringen möchtest und setze klare Prioritäten.
Wenn du das schaffst, wirst du abends nicht mehr das Gefühl haben, dass dir die Zeit einfach so davongelaufen ist. Stattdessen wirst du deine Aufgaben und auch deine Entspannungszeiten gut geplant haben und zufrieden sein.
Vielen Dank an sadia für das passende Bild.