Kennst du das? Du sitzt am Schreibtisch, deine To-do-Liste wächst schneller, als du sie abarbeiten kannst. Der Posteingang blinkt ohne Pause und du fragst dich: Gibt es da nicht einen Trick, wie das alles schneller geht? Gute Nachrichten: Ja, gibt es! In diesem Blogartikel zeige ich dir meine Lieblingstools, mit denen du dein Backoffice schnell, einfach und dauerhaft entlasten kannst. Ganz ohne Technikfrust und mit ganz viel „Ah, so geht das!“.

Ausprobieren statt ewig überlegen

Viele meiner Kundinnen überlegen ewig, ob ein Tool für sie passt. Ich hab’s mir zur Gewohnheit gemacht: einfach mal ausprobieren! Die meisten Tools bieten eine kostenlose Testphase oder sind sogar dauerhaft kostenlos nutzbar. Und manchmal ist es wirklich Liebe auf den zweiten Blick – man muss sich nur kurz damit beschäftigen. Also: Statt lange überlegen, lieber testen. So merkst du schnell, ob es dir den Alltag erleichtert oder nicht.

Mein Herzstück: Trello und Planyway

Lange habe ich nach dem perfekten Selbstorganisationstool gesucht – auf Papier, digital, wieder auf Papier. Dann kam Trello. Erst dachte ich, das brauche ich nicht. Doch nachdem ich es einfach mal ausprobiert habe, hat es sich zu meinem absoluten Lieblings-Tool entwickelt. Aber seit 2021 hat sich einiges auch verändert.

Ich nutze Trello für fast alles: private To-dos, Business-Planung, Urlaubslisten, sogar Schnittmuster und Strickanleitungen sind da drin. Und der absolute Gamechanger: Planyway. Das ist ein Kalender-Tool, das mit Trello zusammenarbeitet. Ich nutze die kostenlose Version von Trello und die Bezahlversion von Planyway – und das aus gutem Grund.

In Planyway sehe ich auf einen Blick:

• meine Termine (beruflich und privat),
• alle To-dos aus meinen Trello-Boards
• und sogar, wann die nächsten Fußballspiele übertragen werden 😄

Ich starte jeden Tag mit einem Blick in Planyway. Das spart mir so viel Zeit, weil ich nicht von Board zu Board springen muss. Besonders die Wochen- und 3-Tage-Ansicht helfen mir, flexibel und realistisch zu planen.

Outlook – mehr als nur ein Posteingang

Viele nutzen Outlook nur für E-Mails. Dabei kann es viel mehr! Kalender, Aufgaben, Kategorien und Regeln – das alles steckt da drin.

Hier ein paar Beispiele, wie ich Outlook nutze:

• Aus E-Mails Aufgaben oder Termine erstellen – ohne Copy & Paste.
• Automatische Regeln für eingehende Mails (z.B. Newsletter direkt in einen separaten Ordner).
• Farbige Kategorien: z.B. „Info“, „Bearbeiten“, „Kunden“ – das macht die Übersicht viel leichter.
• E-Mail-Vorlagen für wiederkehrende Nachrichten – ein Klick, Text ist da, individuell anpassbar.

Klingt einfach? Ist es auch! Und du sparst dir viel Sucherei und unnötiges Tippen.

OneNote – mein digitales Notizbuch

OneNote begleitet mich schon seit Jahren. Es ist wie ein digitales Notizbuch, in dem alles seinen Platz hat:

• Farben und Schriften fürs Marketing,
• Inhalte aus Workshops und Kursen,
• wiederkehrende Infos für Kundinnen,
• und vieles mehr.

Natürlich könnte ich vieles davon auch in Trello speichern, aber manche Dinge brauchen einfach ihren festen Ort – und den hat OneNote bei mir. Es ist unkompliziert, übersichtlich und jederzeit abrufbar.

Mein Geheimtipp: Textbaustein-Tool

Kennst du das: Du musst zum fünften Mal deine IBAN oder Telefonnummer irgendwo eingeben – und jedes Mal neu tippen? Genau da kommt mein Textbaustein-Tool ins Spiel. Ich nutze es seit Jahren und es spart mir täglich Zeit.

Ein paar Beispiele, was ich dort gespeichert habe:

• meine verschiedenen IBANs (privat & geschäftlich),
• oft genutzte Formulierungen für E-Mails,
• Anfahrtsbeschreibung fürs Büro,
• Textblöcke für Social Media oder Newsletter.

Einfach ein Kürzel eingeben – zack, Text erscheint. Kein Suchen, kein Kopieren. Und vor allem: keine Zahlendreher mehr.

Wie du deine Tools findest – und behältst

Jetzt fragst du dich vielleicht: Und was soll ich jetzt davon ausprobieren?

Mein Tipp: Fang klein an. Suche dir ein einziges Tool aus, das dir bei einer aktuellen Herausforderung hilft. Zum Beispiel:

• Outlook, wenn dein Posteingang überquillt.
• Trello mit Planyway, wenn du deine Aufgaben besser planen willst.
• Ein Textbaustein-Tool, wenn du oft dieselben Dinge schreibst.

Teste es ein paar Tage im Alltag. Nicht nur mal kurz, sondern wirklich mittendrin. Schau, ob es dir Zeit spart, ob du dich damit wohlfühlst – und ob es dein Leben einfacher macht. Wenn ja: Bleib dran. Wenn nein: Weg damit.

Fazit: Dein Business kann smarter

Du musst nicht alles auf einmal ändern. Aber dein Business darf einfacher werden. Weniger Suchen, weniger Tippen, weniger Chaos – dafür mehr Klarheit, Struktur und ganz viel Zeitersparnis.

Probier mal ein Tool aus, von dem du denkst: Das könnte mir helfen. Und dann lass dich überraschen, wie schnell, einfach und lösbar dein Backoffice plötzlich wird.

Ich wünsche dir viel Spaß beim Ausprobieren – und wenn du Fragen hast oder dein Lieblings-Tool teilen möchtest, schreib mir gern!