Was sich im Gespräch schon angedeutet hat, ist tatsächlich passiert: Die Kundin hat zugesagt. Während du die Nachricht liest, freust Du dich. Das Gespräch war stimmig, Dein Angebot hat gepasst und jetzt kann die Zusammenarbeit beginnen.
Doch kaum ist die Freude da, meldet sich der nächste Gedanke: Jetzt darf ich bloß nichts vergessen.
Du legst einen Ordner für die neue Kundin an. Dabei fällt dir auf, dass deine bisherigen Kundenordner unterschiedlich aufgebaut sind. Also überlegst du erst einmal, welche Variante diesmal sinnvoll ist. Du entscheidest Dich für eine Variante und machst weiter.
Als Nächstes schickst du den Vertrag an die Kundin und legst eine Kopie ab. Doch unter welchem Namen? Nur der Nachname? Der Name der Kundin und das Datum? Oder besser noch die Bezeichnung des gebuchten Angebots? Du überlegst kurz, entscheidest Dich und speicherst die Datei.
Dann blockst du die ersten Termine im Kalender. Sicherheitshalber prüfst du, ob sie auch in dem Kalender auftauchen, den du auf dem Smartphone nutzt. Beim letzten Mal war ein Termin dort nicht zu sehen. Du weißt bis heute nicht, warum.
Die bisherigen Notizen aus dem Kennenlerngespräch müssen ebenfalls an den richtigen Platz. Sie stehen noch in deinem Notizbuch. Du digitalisierst sie und legst sie bei den anderen Unterlagen ab. Eigentlich ist alles erledigt.
Trotzdem gehst Du jeden Schritt noch einmal durch. Ist der Vertrag wirklich abgelegt? Sind alle Termine eingetragen? Kannst Du die Notizen später schnell wiederfinden? Hast Du noch etwas vergessen, das bei einer neuen Kundin dazugehört? Du kontrollierst die Ordner, öffnest den Kalender und schaust in Deine gesendeten E-Mails. Alles scheint in Ordnung zu sein. Ganz sicher bist Du Dir trotzdem nicht.
Du hast nichts falsch gemacht
Du hast alle Aufgaben sorgfältig erledigt. Das Problem ist nicht, dass du unordentlich arbeitest oder dich zu wenig konzentrierst.
Das Problem liegt an einer anderen Stelle: Du musst bei jedem einzelnen Schritt neu überlegen, wie du ihn erledigst. Wo werden die Unterlagen abgelegt? Wie werden Dateien benannt? Welcher Kalender ist maßgeblich? Wo gehören Gesprächsnotizen hin?
Jede dieser Entscheidungen ist für sich genommen klein. Zusammen kosten sie jedoch Aufmerksamkeit. Und weil es keine verbindliche Regel gibt, bleibt am Ende die Unsicherheit, ob deine Entscheidung dieses Mal wirklich sinnvoll war.
Du denkst: Zum Glück habe ich heute Zeit dafür.
Dieser Satz wirkt zunächst beruhigend. Schließlich hast du die neue Kundin sorgfältig angelegt und alles noch einmal überprüft. Doch er zeigt auch, worauf sich dein Ablauf bisher verlässt: auf ausreichend Zeit und deine volle Aufmerksamkeit. Solange beides vorhanden ist, funktioniert es.
Genug Zeit ist noch keine verlässliche Organisation
Die naheliegende Idee wäre, alle Schritte aufzuschreiben und beim nächsten Mal abzuhaken. Doch eine Checkliste kann nur dann Sicherheit geben, wenn vorher geklärt wurde, welcher Schritt tatsächlich richtig ist. Wenn du verschiedene Kundenordner nutzt, fehlt nicht zuerst eine Checkliste. Es fehlt eine Entscheidung darüber, wie Kundenunterlagen künftig einheitlich abgelegt werden.
Wenn Dateien jedes Mal anders benannt werden, muss zuerst eine Benennungsregel entstehen. Wenn Termine in mehreren Kalendern auftauchen sollen, braucht es Klarheit darüber, welcher Kalender die verlässliche Grundlage bildet und wie die anderen eingebunden werden. Erst danach kann eine Checkliste dafür sorgen, dass Du auch an einem stressigen Tag nichts übersiehst.
In „Dein Business Fundament“ entwickeln wir gemeinsam Abläufe, auf die du dich auch dann verlassen kannst, wenn der Tag voll ist. Fundierte Checklisten sind dabei nur ein kleiner Teil des Programms. Du klärst deine Aufgaben, entwickelst einen Planungsrhythmus, der zu deinem Alltag passt, und baust Vorlagen für deine Korrespondenz auf. du bringst Ordnung in digitale und räumliche Strukturen, bekommst mehr Klarheit über deine Finanzen und entwickelst daraus Routinen, die auch im laufenden Business funktionieren. Nicht als starres System, das dir von außen übergestülpt wird. Sondern so, dass deine Organisation zu dir, deinem Business und deiner Arbeitsweise passt.
So könnte es aussehen
Die Kundin sagt zu. Du freust dich über die Nachricht und öffnest die Checkliste für den Start einer neuen Zusammenarbeit. Die Entscheidungen dahinter sind längst getroffen. Du weißt, wo der Kundenordner angelegt wird, wie Unterlagen benannt werden und wo die Informationen aus dem Kennenlerngespräch hingehören. Du arbeitest den vorbereiteten Ablauf durch.
Auch wenn der Tag voll ist, in einer Stunde dein nächster Termin beginnt und zwei Aufgaben noch auf deine Rückmeldung warten.
Du musst nichts neu durchdenken. Du musst auch nicht am Ende alle Schritte ein zweites Mal kontrollieren. Du kannst dich stattdessen in Ruhe auf das erste Gespräch vorbereiten und deiner neuen Kundin eine persönliche Willkommensnachricht schreiben. Deine Aufmerksamkeit bleibt nicht bei der Organisation hängen. Sie ist dort, wo du sie jetzt brauchst: bei der neuen Kundin und der bevorstehenden Zusammenarbeit. Und Du denkst: Jetzt freue ich mich auf die Zusammenarbeit.
Dieses Muster betrifft nicht nur neue Kundinnen
Der Start einer Zusammenarbeit ist nur ein Beispiel. Dasselbe Muster zeigt sich überall dort, wo eine Aufgabe regelmäßig wiederkehrt und trotzdem jedes Mal neu durchdacht werden muss. Bei der Vorbereitung eines Workshops. Bei der Nachbereitung eines Projekts. Bei wiederkehrenden Rechnungen. Bei der Übergabe an eine Mitarbeiterin oder eine VA. Bei Monatsabschlüssen, Urlaubsvertretungen oder der Pflege von Kundendaten.
Oft geht dabei nichts sichtbar schief. Du bekommst die Aufgabe erledigt. Du kontrollierst lieber noch einmal und fängst kleine Unklarheiten selbst auf. Doch dein Business bleibt abhängig davon, dass ddu aufmerksam bist, Zeit hast und im richtigen Moment an alles denkst. Irgendwann reicht das als Grundlage nicht mehr. Dann entsteht der Gedanke: So will ich nicht weiterarbeiten.
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