Für heute habe ich mir mal ein Thema ausgedacht, das viele gar nicht so auf dem Schirm haben: die einheitliche Kommunikation in einem Unternehmen. Wie sieht das denn bei dir aus? Hast du da Richtlinien für deine Kommunikation? Oder passiert es dir schon mal, dass es nicht so ganz zusammenpasst?
Ein verwirrendes Erlebnis: Wenn Kommunikation inkonsistent wirkt
Ich erinnere mich an ein Erlebnis, das mir bis heute im Gedächtnis geblieben ist. Ich hatte ein wunderbares Telefonat mit einer Frau, wir haben uns gut verstanden, es war ein lockeres und freundliches Gespräch. Doch dann sollte sie mir den Termin nochmal bestätigen – und als die E-Mail ankam, war ich völlig überrascht. Diese E-Mail klang so förmlich und unpersönlich, dass ich mich fragte, ob sie wirklich von der gleichen Person kam. Es fühlte sich an, als hätte ich eine Vorladung von einem Amt bekommen!
Das ist etwas, was viele als „nicht so schlimm“ abtun. Aber wenn das öfter passiert – und vor allem, wenn es mit Kundinnen passiert – dann kann das Vertrauen, das man im Gespräch aufgebaut hat, schnell wieder schwinden. Denn die Empfängerin fragt sich dann: „Habe ich das Gespräch richtig wahrgenommen? Wie wird diese Person in Zukunft mit mir umgehen?“
Warum einheitliche Kommunikation wichtig ist
Deshalb finde ich es extrem wichtig, auf eine einheitliche Kommunikation zu achten. Aber wie macht man das eigentlich? Zunächst solltest du dir Gedanken darüber machen, wie du kommunizieren willst. Möchtest du wie eine Behörde klingen, oder eher so, wie du normalerweise sprichst?
Dein Kommunikationsstil: Die Basis für Einheitlichkeit
Ich habe mich für den lockeren „Du“-Stil entschieden, weil es mir entspricht und ich auch gerne mit meinen Kundinnen per „Du“ bin. Das ergibt sich meistens ganz schnell, und in meinem Netzwerk ist es sowieso üblich. Aber für dich könnte der förmliche „Sie“-Stil besser passen – je nachdem, was du tust, wer deine Kunden sind und wie persönlich oder distanziert du das halten willst. Es ist deine Entscheidung, aber es sollte einheitlich sein.
Lege einen Kommunikationsstil fest – die Art, wie du schreibst, sprichst und wie du deine Inhalte, wie z.B. Landingpages, gestaltest. Ist es eher eine lockere „Du“-Kommunikation oder bleibst du beim förmlichen „Sie“? Beides ist vollkommen in Ordnung, solange es einheitlich bleibt. Wenn ich auf einer Landingpage lese, „Möchtest du daran teilnehmen?“ und dann auf eine Seite weitergeleitet werde, die durchgehend mit „Sie“ kommuniziert, passt das einfach nicht gut zusammen.
Das Kommunikationshandbuch: Dein Leitfaden für konsistente Kommunikation
Wenn du ein Team hast, das für dich arbeitet, z.B. für E-Mail-Antworten oder Rechnungsabwicklungen, ist es besonders wichtig, diese Regeln in einem Kommunikationshandbuch festzuhalten. Ich habe schon viele Handbücher für verschiedene Unternehmen erstellt, und es geht immer darum, wie wir schreiben und kommunizieren.
Praktische Tipps für dein Kommunikationshandbuch
Ein Kommunikationshandbuch sollte klar festlegen, welchen Stil und welche Tonalität ihr nutzt, ob „Du“ oder „Sie“, und wie E-Mails und andere Kommunikationsformen strukturiert sind. Einheitliche Vorlagen sind hier der Schlüssel. Wie sieht die E-Mail-Signatur aus? Welche Informationen müssen immer enthalten sein? Eine professionelle und einheitliche Kommunikation macht einen enormen Unterschied – sie stärkt das Vertrauen deiner Kundinnen.
Auch für Social Media ist Einheitlichkeit wichtig. Schreibe ins Handbuch, wie deine Nachrichten sein sollen: kurz und knackig, frech, höflich, oder zurückhaltend? Egal, was du entscheidest, Hauptsache, es ist konsistent. Wenn du heute einen freundlichen und persönlichen Post teilst und morgen einen formellen und distanzierten, werden deine Kundinnen sich fragen, wer du eigentlich bist.
Kontinuierliche Anpassung: Ein lebendiges Dokument
Dein Kommunikationshandbuch ist kein statisches Dokument. Es sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden. Die Zeiten ändern sich, und was früher undenkbar war, kann heute völlig normal sein. Zum Beispiel war es früher unvorstellbar, Kunden zu duzen. Heute ist das in vielen Branchen ganz selbstverständlich.
Sei offen für Feedback, auch von deinen Mitarbeitenden. Wenn sie Verbesserungsvorschläge haben, höre ihnen zu – so bleibt dein Handbuch lebendig und immer auf dem neuesten Stand. Es spiegelt dein Unternehmen wider und hilft dir, Vertrauen aufzubauen und professionell zu wirken.
Fazit: Einheitliche Kommunikation für Vertrauen und Professionalität
Ein Kommunikationshandbuch muss nicht dick und umfangreich sein. Es muss nur klar festlegen, welchen Stil ihr pflegt, wie ihr kommuniziert und welche Vorlagen für Briefe, E-Mails, Flyer oder Social-Media-Posts verwendet werden. Einheitliche Kommunikation sorgt dafür, dass du nach außen hin professionell und vertrauenswürdig auftrittst.
Wenn du jetzt Fragen hast oder unsicher bist, wo du anfangen sollst, mach gerne einen Termin mit mir aus. Ich helfe dir gerne dabei, diese einfache Möglichkeit zu nutzen, um Vertrauen in dich und eine gute, professionelle Sichtbarkeit zu gewährleisten.
Vielen Dank an RitaE für das passende Bild.