Gehörst Du zu denjenigen, die jeden Tag ein total aufgeräumten E-Mail-Posteingang haben? Mit total aufgeräumt meine ich, dass keine E-Mail mehr im Posteingang ist.
Wahrscheinlich nicht, denn sonst würdest Du meinen Newsletter nicht lesen. Ich gehöre auch nicht zu dieser Personengruppe. Aber trotzdem würde ich meinen Posteingang als aufgeräumt bezeichnen, halt nur nicht komplett leer. Ich denke nämlich, dass manches auch ganz gut dort aufgehoben ist.
Den lieben langen Tag landen E-Mails im Posteingang. Manche sind wichtig, andere eher nicht. Hinter manchen verbirgt sich eine Aufgabe, andere sind Information. Da kommen Newsletter und Werbung und ab und zu auch der Gruß einer lieben Freundin. Und wir fragen uns, wie kann ich der Flut Herr werden. Wie verhindere ich, dass Wichtiges vergessen wird? Wie schaffe ich es, keine Termine zu verpassen?
Gute Voraussetzungen schaffen
Jedes E-Mailprogramm erlaubt Ordner anzulegen. Damit kann ich bearbeitete E-Mails so ablegen, dass ich sie bei Bedarf wiederfinde. (Und auch hier ist ab und zu eine Digitaler Putztag nötig)
Es gibt auch bei vielen E-Mailprogrammen die Möglichkeit, Regeln zu erstellen. Das kann sehr nützlich sein, um wichtige Absender hervorzuheben oder solche, die ein bestimmtes Projekt betreffen. Man kann auch bestimmte Mails gleich in Ordner verschieben lassen. Ich habe das ausprobiert, aber war nicht so ganz zufrieden damit.
Man kann auch Kategorien vergeben oder Schlagwörter hinzufügen, um den Posteingang etwas zu ordnen.
Ich verwende für die meisten Newsletter eine eigene E-Mailadresse, damit sie gar nicht erst in meinen Arbeitsaccount auftauchen.
Routiniert abarbeiten
Das klingt zwar irgendwie langweilig, aber Routinen helfen uns im Alltag.
- Eine Zeit fürs Bearbeiten des Postfachs festlegen.
Und wirklich nur zu der festgelegten Zeit nachschauen, was an neuen E-Mails gekommen ist. - sofort entscheiden
Jede E-Mail, die geöffnet wird, wird auch sofort weiterbearbeitet.
Ich erlebe oft, dass bei E-Mails so vorgegangen wird:
Ich hole einen Brief aus dem Briefkasten, öffne ihn, lese ihn und stecke ihn dann wieder in den Umschlag und in den Briefkasten.
Mit Briefpost würde das niemand tun.
Wenn Du eine E-Mail öffnest und liest, treffe sofort eine Entscheidung:
– Ist das eine Aufgabe oder eine Information?
– Erwartet die Absenderin eine Antwort oder will sie nur etwas mitteilen?
– Ist diese Information wichtig oder unwichtig?
– Ist die Aufgabe dringend, hat sie eine Deadline?
Und jede Antwort führt zu der entsprechenden Reaktion – und die heißt nicht wieder schließen. - E-Mails aus dem Posteingang entfernen
Die bearbeiteten E-Mails werden im entsprechenden Ordner gespeichert.
Jedes E-Mailprogramm hat auch einen Papierkorb. Den solltest Du auch nutzen.
Und jetzt fragst du Dich, wieso mein Posteingang nicht komplett leer ist. Bei manchen E-Mails kann ich mich halt einfach nicht entscheiden. Da habe ich zu einem Treffen eingeladen und die Zu- und Absagen trudeln nach und nach ein, die lasse ich alle im Posteingang, weil ich sie da im Blick habe.
Oder es gibt E-Mails, auf die ich noch antworten will, aber nicht muss. Ehrlicherweise werden die meisten davon nach einiger Zeit gelöscht, weil eine Antwort dann nach so langer Zeit peinlich ist oder es sich inzwischen erledigt hat.
Grundsätzlich sollen diese Routinen ja nicht zu noch mehr Stress führen. Sie sollen den Büroalltag einfacher und entspannter machen. Also probiere einfach mal aus und entscheide dann, ob es dich stresst oder entspannt.
Herzlichen Dank für die „Posteingangsordner“ an Art Tower