Obwohl inzwischen vieles unbar mit Karte oder per Überweisung bezahlt wird, gibt es immer noch Branchen und/oder KundInnen, die lieber bar bezahlen. Bei regelmäßigen Bareinnahmen sollte auch eine Barkasse geführt werden. Wie diese aussieht, ist nicht so wichtig. Vielleicht bevorzugst Du eine klassische Geldkassette oder nimmst ein einfaches Kästchen oder ein separates Portemonnaie. Wichtig ist, diese Einnahmen nicht mit dem privaten Bargeld zu vermischen.
Und diese Kasse wird mit einem Kassenbuch dokumentiert. Dafür gibt es fertige Vordrucke, aber man kann ganz leicht eine Excel-Tabelle genau den eigenen Bedürfnissen anpassen. Das kann z. B. so aussehen:
1. Spalte: Belegnummer
Jeder Beleg (Quittung) bekommt eine fortlaufende Nummer, die auch auf den Beleg geschrieben wird.
2. Spalte: Datum
Da schreibst Du einfach das Datum der Einnahme bzw. Ausgabe.
Excel-Tipp: über den Ziffernblock Tag/Monat eingeben und schon schreibt Excel das Datum in der gewünschten Form.
3. Spalte: Text
Bei wem gekauft oder an wen verkauft wurde.
4. Spalte: Einnahme
Hier wird der Betrag reingeschrieben, wenn er eingenommen wurde.
Einnahmen sind Zahlungen von Kunden und auch Einlagen, die Du von der Bank geholt oder aus deinem privaten „Vermögen“ genommen hast. Dafür erstellst Du dann einen Eigenbeleg.
5. Spalte: Ausgabe
Und hier wenn er ausgegeben wurde.
Zu den Ausgaben zählt neben den Einkäufen auch das Geld, das Du auf die Bank eingezahlt hast oder für private Zwecke entnommen hast. Auch dafür erstellst Du einen Eigenbeleg.
6. Spalte: Saldo
Hier unterstützt Excel sehr gut, dann man kann eine Formal eingeben, so dass der Kassenstand in jeder Zeile errechnet wird. Wenn man in dieser Spalte negative Zahlen rot darstellt, merkt man auch gleich, wenn etwas nicht stimmt, dann negatives Bargeld kann es nicht geben.
Anhand des Saldos kannst Du auch jederzeit überprüfen, ob der tatsächliche Bargeldbestand und die Kassenbuchaufzeichnungen übereinstimmen. Da solltest Du auch regelmäßig machen. Bei wenigen Kassenbewegungen muss es nicht täglich sein. Aber je kürzer die Abstände desto leichter erinnert man sich an Ausgaben oder Einnahmen, die man vergessen hat aufzuschreiben.
7. Spalte: B-Konto = Buchungskonto
Diese Spalte ist ein Service für die Buchführung, denn dort kann man jede Zeile vorkontieren, was das Buchen einfacher und schneller macht. Wenn Du die Buchführung selber machst oder die Konten kennst, kannst Du es auch gleich eintragen.
Was passiert dann mit dem Kassenbuch?
Am Ende des Monats druckst Du das Kassenbuch aus und gibst es mit den Belegen zur Buchhaltung. Wenn Du digital unterwegs bist, erstellst Du eine PDF und fasst diese mit den Belegen in einem Ordner zusammen.
Wenn Du noch Fragen zum Kassenbuch hast, stelle Sie einfach im Kommentar.
Vielen Dank für das Bargeld an Alexas_Fotos