Multitasking, das geistert seit einigen Jahren durch meine Bubble, vor allem der Satz, dass Frauen es können und Männer eigentlich nicht. Ich will mit euch mal betrachten, was es mit diesem Mythos Multitasking auf sich hat und ob das wirklich so eine tolle Idee ist.
Ich kann mich daran erinnern, als mir das Wort zum ersten Mal begegnet ist. Da hieß es, ja, das spart Zeit, wenn man viele Sachen gleichzeitig erledigt. Man kann da hinschauen und dort hinschauen und das machen und jenes machen, all das geht. Aber ist das wirklich so? Spart es wirklich Zeit?
Die Realität des Multitaskings
Spart es Zeit, wenn ich telefoniere und gleichzeitig E-Mails beantworte? Oder bin ich bei beidem nicht richtig bei der Sache? Und stelle fest, dass ich bei der E-Mail den Anhang vergessen habe und dass ich gerade nicht zugehört habe, was mein Gegenüber am Telefon gesagt hat. Also, ich glaube, so richtig toll ist es nicht zum Zeitsparen. Meiner Meinung nach, stresst es. Deshalb sollten wir uns eigentlich auch davon verabschieden, Dinge gleichzeitig zu tun.
Das haben längst Studien bestätigt. Die Fehlerquote steigt, der Stresslevel steigt. Am Ende hat man gar nichts richtig gemacht, weil man überall noch etwas nacharbeiten muss. Man hat nicht Aufgaben fertiggestellt, sondern man hat das und jenes angefangen und nichts ist richtig fertig geworden. Am Ende steht man da, ist gestresst, hat Fehler gemacht und hat auch noch viel Zeit gebraucht, um das alles wieder richtig in die Reihe zu kriegen. So sieht die wissenschaftliche Studienlage zurzeit aus.
Also nochmal ganz eindrücklich: Wir sollten uns von Multitasking verabschieden, und das ist auch gar nicht so schwer.
Fokussieren statt Multitasking
Und was ist jetzt das Gegenteil von Multitasking? Es ist Fokussieren. Diese eine Aufgabe, die ich jetzt mache, mit meiner ganzen Konzentration, mit meiner ganzen Kreativität, mit meiner ganzen Aufmerksamkeit zu erledigen. Und dann ist sie auch erledigt. Dieses Fokussieren hat große Vorteile. Gut, es hat auch ein paar Nachteile. Ich kann nämlich nur das eine jetzt gerade zu einer Zeit machen.
Tipps zum fokussierten Arbeiten
Es gibt Methoden, die es möglich machen, kurze Zeit hoch fokussiert zu arbeiten und damit Dinge erledigt zu haben. Von mir gibt es natürlich jetzt auch noch richtig gute Tipps, wie ihr das umsetzen könnt.
- Prioritäten setzen: Um fokussiert zu arbeiten, muss klar sein, was zu arbeiten ist. Also Prioritäten setzen. Da ist immer noch das altbewährte Eisenhower-Motiv: Was ist wichtig? Was ist dringend? Was ist dringend und wichtig? Und was kann jemand anders erledigen? Oder was braucht vielleicht auch gar nicht erledigt zu werden? Setze klare Prioritäten.
Ich setze mir für jeden Tag drei Aufgaben, die wichtig sind. Drei Sachen, die ich unbedingt erledigen muss, und die haben absolute Priorität. Deshalb lege ich sie in die Zeit, in der ich am besten arbeiten kann. Bei mir ist das nicht gleich am Morgen der Fall, aber das musst du für dich selbst herausfinden. Hauptsache ist, du hast deine Prioritäten für den Tag klar und lässt dich nicht von anderen Dingen ablenken und verzettelst dich, sodass du am Ende doch nicht die Aufgaben erledigt hast, die wirklich wichtig sind. - Zeitblöcke einplanen: Ich arbeite mit Zeitblöcken. Das heißt, ich teile nicht die Aufgaben in Minutengenauigkeit in den Tag hinein. Ich sage mir zum Beispiel, montags morgens ist Backoffice-Time. Also erledige ich alle Dinge, die so einmal die Woche erledigt werden müssen, und beantworte E-Mails. Das mache ich übrigens auch jeden Tag morgens als erstes.
Ich habe diese Zeitblöcke, wo ich Dinge erledige, die zusammengehören. Ich mache jetzt nicht eine E-Mail und dann schreibe ich einen Brief und dann habe ich ein Telefonat und dann gucke ich zwischendurch bei Facebook rein. Nein, ich setze mich hin und erledige die Dinge im Block, die zusammengehören. Das ist ganz wichtig für das fokussierte Arbeiten. Denn dann hast du den Fokus auf einer Sache und arbeitest sie ab. Und erst wenn sie fertig ist, beschäftigst du dich mit dem anderen. Das ist der große Vorteil des Arbeitens mit Zeitblöcken. - Pomodoro-Technik: Bei den fokussierten Arbeiten kommt natürlich die Tomate ins Spiel, über die ich schon öfter gesprochen habe, über die Pomodoro-Methode. Die heißt so, weil der, der sie entwickelt hat, die Zeit mit einem Kurzzeitmesser gemessen hat, der wie eine Tomate aussah. Vielleicht habt ihr auch schon mal solche gesehen. Ich hatte mal eine, die wie ein Ei aussah. Ich arbeite 25 Minuten fokussiert und mache dann 5 Minuten Pause, und das wiederhole ich.
Du kannst das auch für dich festlegen. Ist dein Leben so, dass du besser 20 Minuten arbeitest und 10 Minuten Pause machst? Ganz einfach, aber diese Zeit ist ungestört. Ich habe grundsätzlich alle Benachrichtigungen am PC ausgeschaltet. Wenn es etwas ganz Wichtiges ist, stelle ich mein Handy für die Zeit sogar auf Flugmodus. Ich glaube, es gibt kaum etwas auf der Welt, was nicht maximal 25 Minuten warten kann. Aber ich habe dann das geschafft, was ich schaffen will. Das ist viel wichtiger als ständige Erreichbarkeit. - Störungen minimieren: Ich kann mich noch erinnern, als meine Tochter in den Kindergarten ging. Also, es ist schon lange her, aber da hatten wir zu Hause den roten Punkt. Das heißt, wenn dieser rote Punkt an der Tür war, dann hieß das: nicht stören, nicht mal klopfen und auch nicht vom Fenster rumhampeln. Einfach nicht stören. Und selbst kleine Kinder können das für kurze Zeit einhalten. Je kleiner die Kinder sind, natürlich je kürzer. 15 Minuten sind für sie schon eine Ewigkeit.
Aber man kann es auch den Mitbewohnerinnen und Mitbewohnern antrainieren mit einfachen Mitteln. Jetzt arbeite ich und jetzt möchte ich nicht gestört werden. Ihr könnt euch darauf verlassen. Nach 25 Minuten oder nach 20 Minuten bin ich wieder da, frage nach, was war, und ihr könnt mich dann wieder ansprechen. Und diese ganzen Benachrichtigungen – Facebook, Instagram, wie sie alle heißen, E-Mails, Sprachnachrichten, Messenger-Nachrichten – schalte das alles ab, wenn du fokussiert arbeiten willst. Das geht und man muss auch nicht jederzeit erreichbar sein. Du hast viele Zeiten, wo du nicht erreichbar bist und du überlebst es trotzdem.
Schlussgedanken
Jetzt haben wir den Mythos Multitasking enttarnt und ich habe euch auch Tipps gegeben, wie ihr fokussiert arbeiten könnt und dadurch wesentlich mehr Zeit spart als durch dieses Multitasking. Aber das nützt alles nichts, wenn du die Dinge nicht umsetzt. Also versuch es doch einfach mal. Das heißt ja nicht, dass du das die nächsten 100 Jahre so machen musst.
Aber arbeite doch mal nachmittags mit der Pomodoro-Technik und schau, ob sich deine Produktivität dadurch verbessert.
Mach dir einen Tagesplan, welches deine drei wichtigsten Aufgaben sind und resümiere, wie sich dadurch das ändert, was du erledigst und ob du dadurch die Dinge machst, die dich deinem Ziel näher bringen. Oder ob du dich mit anderen Dingen beschäftigst. Das machen wir ja auch gern. Wir beschäftigen uns und beschäftigen uns, aber wir erledigen nicht die wichtigsten Dinge. Das geht mir manche Tage auch so.
Also probiere einfach mal aus, was deine Produktivität erhöht. Setze Prioritäten. Sage, was wichtig ist, und das tust du dann auch. Wenn sich da etwas ändert, dann kannst du das ja weitermachen. Und wenn nicht, dann versuchst du es halt irgendwie anders. Also, ich sage nicht, dass ich den Stein der Weisen habe und das, was ich sage, ist immer richtig. Du musst es ausprobieren, was für dich richtig ist, womit du klar kommst und was deinen Büroalltag und dein Backoffice leichter macht. Es geht ja nicht darum, alles noch schwerer zu machen. Es soll ja am Ende leichter sein. Und wenn es mit der Pomodoro-Methode ist oder Prioritäten setzen, fokussiert arbeiten ohne Unterbrechungen, Störungen minimieren – egal wie du es machst, wichtig ist, dass es leichter geht, dass du schneller, leichter arbeiten kannst und dein Backoffice professioneller wird. Das ist mein Anliegen.
Und wenn du dazu noch Fragen hast, kannst du dir einen Termin aussuchen. Dann können wir mal kurz darüber sprechen. Und vielleicht kann ich dir schon in einem kurzen Gespräch helfen, wie du es für dich umsetzen kannst. Ansonsten kannst du natürlich auch eine 1:1-Beratung buchen. Dann machen wir das gemeinsam.
Ich hoffe, die Tipps haben euch gefallen und euch animiert, das mal auszuprobieren. Und vor allem euch gezeigt, dass dieses Multitasking ein Mythos ist, der keine Zeit spart, sondern Stress und Fehler produziert.
Vielen Dank an Gerd Altmann für das passende Bild.