Ja, das habt ihr alle schon mal gehört: Priorisieren ist wichtig. Und genau deshalb möchte ich heute zeigen, wie einfach es letztendlich ist. Denn ihr wisst ja, bei mir heißt es Backoffice leicht gemacht.
Warum Priorisieren so wichtig ist
Das Problem kennen wir alle: Manchmal verzetteln wir uns in Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, die uns aber gerade Spaß machen oder einfach leichter von der Hand gehen. Warum tun wir das? Oft wollen wir uns vor einer anderen, vielleicht schwierigeren Aufgabe drücken oder wissen einfach nicht, wie wir anfangen sollen.
Also stürzen wir uns auf die einfachen Dinge, um wenigstens das Gefühl zu haben, etwas geschafft zu haben.
Aber das kann es ja nicht sein, oder? Denn, wie wir sehen werden, ist es wichtig, zu priorisieren – und zwar so, dass wir die wirklich wichtigen Dinge auch erledigen. Ich verrate euch kein Geheimnis: Manche Aufgaben erledigen sich tatsächlich durch Liegenlassen. Aber leider nicht alle. Manchmal ploppen sie später wieder auf, und dann müssen wir sie dringend erledigen, weil sie auch noch wichtig sind.
Wenn das Leben dazwischenkommt
Wir machen Pläne, und dann kommt das Leben dazwischen. In solchen Momenten ist es besonders wichtig zu priorisieren. Welche Aufgaben schaffe ich jetzt noch, und welche muss ich auf später verschieben? Hier kommt eine einfache Methode ins Spiel, die so alt wie effektiv ist: die Eisenhower-Matrix.
Die Eisenhower-Matrix – Eine einfache, aber effektive Methode
Die Eisenhower-Matrix ist wirklich simpel und genau deshalb so effektiv. Es geht darum, Aufgaben in vier Felder zu unterteilen, basierend auf zwei Kriterien: wichtig und nicht wichtig, dringend und nicht dringend. Das sind die vier wichtigsten Unterscheidungen, die wir treffen können.
- Feld 1: Wichtig und dringend. Das ist die höchste Priorität. Diese Aufgaben müssen erledigt werden, und zwar sofort.
- Feld 2: Wichtig, aber nicht dringend. Diese Aufgaben sind ebenfalls wichtig, aber sie können geplant werden.
- Feld 3: Dringend, aber nicht wichtig. Diese Aufgaben erzeugen oft Stress. Sie sind dringend, weil sie vielleicht schon eine Weile liegengeblieben sind, aber nicht wirklich wichtig für das Erreichen deiner langfristigen Ziele. Hier empfiehlt es sich, diese Aufgaben zu delegieren oder zu minimieren.
- Feld 4: Weder dringend noch wichtig. Hier landen all die Dinge, die du getrost ignorieren kannst. Diese Aufgaben erledigen sich oft von selbst oder sind schlichtweg nicht relevant.
Wie wende ich die Matrix an?
Der erste Schritt ist immer, alle Aufgaben zu sammeln. Egal, ob du das To-Do-Liste, Can-Do-Liste oder Maßnahmenliste nennst, wichtig ist nur, dass du alles aufschreibst, was zu erledigen ist. Das können tägliche Aufgaben, laufende Projekte oder langfristige Ziele sein.
Hast du alles aufgelistet, kommt die Kategorisierung. Du kannst die Aufgaben direkt in die Matrix eintragen oder einfach auf deiner Liste Platz lassen, um später die Prioritäten (1, 2, 3) zu markieren. Ein Textmarker kann dir dabei helfen, sofort zu sehen, was wichtig ist, wenn du eher ein visueller Typ bist.
Sobald du die Aufgaben kategorisiert hast, fange an, sie nach ihrer Priorität zu bearbeiten:
- Wichtig und dringend: Diese Aufgaben sollten direkt angegangen werden.
- Wichtig, aber nicht dringend: Plane diese Aufgaben fest in deinen Kalender ein.
- Dringend, aber nicht wichtig: Überlege, wie du diese Aufgaben minimieren oder delegieren kannst.
- Nicht wichtig und nicht dringend: Ignoriere diese Aufgaben.
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
Ein häufiger Fehler beim Priorisieren ist, dass wir Aufgaben falsch einschätzen. Das ist ganz normal und passiert uns allen. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob deine Einordnung noch passt. Einmal die Woche, zum Beispiel bei der Wochenplanung, solltest du deine To-Dos noch einmal durchgehen und gegebenenfalls anpassen. Was ist wirklich wichtig? Was hat sich verändert?
Motivation und Fokus – Dranbleiben ist alles!
Der beste Plan nützt nichts, wenn er nur ein Plan bleibt. Leider neigt unser Gehirn dazu, sich immer auf das Dringende zu stürzen, weil wir sofort eine Belohnung in Form eines erledigten Punkts auf der Liste bekommen. Die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben schieben wir oft vor uns her, bis sie dringend werden – und dann wird es stressig.
Wie schaffst du es also, an den wichtigen Aufgaben dranzubleiben? Ich empfehle dir die Pomodoro-Technik. Anstatt dir vorzunehmen, was du in den nächsten Stunden erledigen willst, planst du nur die nächsten 25 Minuten. Das reduziert den Druck und hilft dir, fokussiert zu bleiben.
Fazit – Probier es aus!
Priorisieren will gelernt sein, und es braucht etwas Zeit, bis du die für dich beste Methode gefunden hast. Aber wenn du regelmäßig überprüfst, ob deine Prioritäten noch passen, und dir die Pomodoro-Technik zunutze machst, wirst du bald merken, dass du weniger Stress hast und dein Backoffice leichter läuft.
Probier es einfach mal aus. Du wirst sehen, wie viel leichter dein Arbeitsalltag wird, wenn du die wichtigen Dinge zuerst erledigst und dich von den dringenden Aufgaben nicht treiben lässt. Gib dir Zeit, und du wirst feststellen, dass Priorisieren nicht nur möglich, sondern auch sehr befreiend ist.
Vielen Dank an Pexels für das passende Bild.