Heute geht es um ein Thema, das uns alle irgendwie betrifft: Wir müssen Rechnungen stellen. Ich bin Ingrid Heinz, die BackofficeExpertin, und bei mir bekommst du Tipps und Tricks, wie dein Backoffice einfach funktioniert. „Backoffice leicht gemacht“ – das ist mein Motto.
Und genau das wollen wir auch bei der Rechnungsstellung haben.
Rechnungen schreiben muss nicht kompliziert sein
Viele meiner Kundinnen sagen mir oft: „Ach, das ist immer so kompliziert. Was soll ich da schreiben? Wie und was?“ Ja, es wirkt kompliziert – vor allem, wenn man sich jedes Mal hinsetzt, als würde man zum allerersten Mal eine Rechnung schreiben. Aber genau deshalb bekommst du heute von mir Tipps, wie du diesen Prozess vereinfachen und beschleunigen kannst.
Einfache Rechnungen, die auch Kunden gern bezahlen
Es ist nicht nur wichtig, dass du den Prozess für dich vereinfachst – auch für deine Kunden sollte die Rechnung einfach zu verstehen und schnell zu bezahlen sein. Denn je unkomplizierter es für sie ist, desto schneller wirst du bezahlt. Geht es dir nicht auch manchmal so? Du bekommst eine Rechnung, die mit Informationen überfrachtet ist, und du suchst verzweifelt, bis wann du zahlen sollst oder wo die Kontonummer steht? Meistens ist diese winzig klein geschrieben – frustrierend, oder?
Die wichtigsten Inhalte einer klaren Rechnung
Eine Rechnung sollte klar und einfach gestaltet sein. Manchmal besteht eine Dienstleistung aus vielen Einzelleistungen, und am Ende hat man eine mehrseitige Rechnung, auf der die Summe und die Bankverbindung irgendwo versteckt sind. Das ist weder effizient noch benutzerfreundlich.
Eine professionelle Rechnung braucht ein paar grundlegende Elemente:
- Klarheit in der Kundenanschrift: Wer soll bezahlen? Die Rechnungsanschrift muss eindeutig sein, mit Name und eventuell dem Unternehmensnamen.
- Eindeutige Rechnungsnummer: Du kannst bei wenigen Rechnungen auch jeden Monat mit der Nummer 1 starten. Das gibt dir eine einfache Struktur.
- Beschreibung der Dienstleistung: Wenn es viele Einzelleistungen sind, beschreibe sie auf der zweiten Seite. Die Hauptübersicht auf Seite eins reicht oft völlig aus.
- Netto- und Bruttobeträge: Der Kunde sollte wissen, was er netto und was inklusive Mehrwertsteuer bezahlen muss.
- Zahlungsziel und Methoden: Ganz klar angeben, bis zu welchem Datum die Rechnung bezahlt werden soll und welche Zahlungsmethoden akzeptiert werden.
Rechnungsvorlagen sind der Schlüssel
Wenn du dir einmal eine Vorlage erstellst, wird das Rechnungen schreiben zur einfachen Routine. Du brauchst nur noch die Felder auszufüllen, die sich ändern. Dein Prozess ist klar, und der Kunde weiß sofort, was zu tun ist. Ich empfehle dir auch, den Bezahlprozess so bequem wie möglich zu gestalten. Eine große, gut lesbare Bankverbindung oder ein QR-Code können Wunder wirken.
Freundliche Mahnung – kein Problem
Was aber, wenn der Kunde nicht zahlt? Das kann viele Gründe haben. Vielleicht wurde die Rechnung vergessen oder übersehen. Hier hilft es, freundlich zu erinnern, ohne sofort Druck zu machen. Du kannst etwa schreiben: „Ich habe festgestellt, dass die Rechnung noch nicht beglichen wurde. Das ist sicher im Alltag untergegangen. Ich erwarte die Zahlung bis zu einem bestimmten Datum.“ Lege am besten eine Kopie der Rechnung bei.
Fazit: Professionelle, einfache Rechnungen beschleunigen deinen Cashflow
Zusammengefasst: Rechnungen schreiben sollte einfach gehen – sowohl für dich als auch für deine Kunden. Dein Cashflow hängt davon ab, nicht nur der Umsatz. Also optimiere deine Rechnungen und sorge dafür, dass deine Kunden diese einfach und schnell bezahlen können. Mit einer gut gestalteten Vorlage kannst du dir und deinen Kunden das Leben leichter machen.
Vielen Dank an Annette für die hübsche Kasse!
PS; Für Kleinuntermer*innen gibt es noch einen Blogbeitrag mit speziellen Hinweisen.