Stell dir nur mal kurz vor, wie es sich anfühlt: Am Ende des Tages schaust du zufrieden auf deine To-Do-Liste. Die wichtigsten Aufgaben sind abgehakt, dein Kopf ist frei, und du hast sogar noch Zeit für Dinge, die dir Freude machen. Klingt das nicht großartig?
Doch mal ehrlich: Kommt dir das bekannt vor? Du nimmst dir eine wichtige Aufgabe vor – zum Beispiel ein Video zu drehen – und dann versackst du plötzlich in Social Media. Du schiebst die Aufgabe vor dir her, denkst: „Ich hab jetzt keine Lust“ oder „Das ist zu schwierig.“ Das Ergebnis? Ein Berg von Aufgaben, der immer größer wird und dich noch mehr überfordert.
In diesem Artikel erfährst du, wie du das Aufschieben hinter dir lassen kannst. Mit klaren Methoden und kleinen Schritten bekommst du nicht nur deine Aufgaben in den Griff, sondern auch das gute Gefühl, am Ende des Tages wirklich etwas geschafft zu haben.
Warum wir Aufgaben aufschieben
Das Aufschieben, auch bekannt als Prokrastination, hat viele Ursachen. Oft erscheint uns die Aufgabe riesig – ein echter Berg, den wir besteigen müssten. Allein der Gedanke daran, wo wir überhaupt anfangen sollen, blockiert uns. Gleichzeitig fällt es uns leichter, kleine Ablenkungen vorzuziehen. „Ich gucke nur mal kurz auf Facebook“, denkst du dir, und eine Stunde später ist keine Zeit mehr für die eigentliche Aufgabe.
Das Problem mit dem Verschieben: Jedes Mal, wenn wir eine Aufgabe aufschieben, wird es leichter, sie auch beim nächsten Mal zu verschieben. Das wird schnell zur Gewohnheit – und das Gefühl, nichts zu schaffen, bleibt.
Der Schlüssel: Aufgaben klar definieren
Der erste Schritt, um das Aufschieben zu überwinden, ist Klarheit. Eine diffuse, vage Aufgabe wie „Ich müsste mal Content Marketing machen“ ist zu unkonkret und sorgt automatisch für Stress.
Du weißt nicht, wo du anfangen sollst, und das kostet wertvolle Zeit.
Stattdessen: Formuliere deine Aufgaben konkret. Zum Beispiel:
- „Heute schreibe ich drei Social-Media-Posts.“
- „Ich plane das nächste YouTube-Video.“
- „Ich recherchiere fünf neue Blog-Themen.“
Wenn deine Aufgabe klar definiert ist, sparst du dir das Grübeln und kannst direkt loslegen.
Große Aufgaben in kleine Häppchen zerlegen
Eine riesige Aufgabe wie „Webseite aktualisieren“ kann überwältigend wirken. Der Trick ist, sie in kleine, überschaubare Schritte zu zerlegen. So wird aus dem Berg ein gut begehbarer Weg.
Beispiel: Webseite aktualisieren
Statt dich von der Größe der Aufgabe abschrecken zu lassen, teile sie auf:
- Bilder sammeln (für die Startseite, für Über-mich-Seite, etc.).
- Texte überarbeiten oder neu schreiben.
- Inhalte Korrektur lesen (oder von jemand anderem prüfen lassen).
- Neue Inhalte einpflegen.
Und schon hast du eine große Aufgabe in fünf kleine Bereiche aufgeteilt. Jeder Schritt lässt sich leicht abhaken, und das motiviert dich, weiterzumachen.
Setze Prioritäten: Die drei wichtigsten Aufgaben des Tages
Ein weiteres Geheimnis, um produktiver zu werden, ist Priorisierung. Statt eine endlose To-Do-Liste abzuarbeiten, konzentrierst du dich auf die drei wichtigsten Aufgaben des Tages.
Stelle dir dafür folgende Fragen:
- Was ist heute wirklich wichtig?
- Welche Aufgaben bringen mich meinem Ziel näher?
- Was hat eine Deadline?
Wenn du dich daran gewöhnst, jeden Tag die drei wichtigsten Aufgaben zu erledigen, wird das schnell zur Routine. Und der Rest? Den kannst du angehen, wenn Zeit bleibt – oder auf morgen verschieben.
Nutze Tools, die zu dir passen. Planungstools können dir helfen, deine Aufgaben zu strukturieren und den Überblick zu behalten. Ob digital oder analog – wähle, was für dich am besten funktioniert.
Analoge Planung
Du kannst einfach ein Notizheft verwenden. Schreibe oben den Tag und darunter die Aufgaben. Setze Prioritäten, indem du sie nummerierst. Und dann: Fang mit Priorität 1 an.
Digitale Planung
Ich nutze zum Beispiel Trello in Kombination mit Planyway. Dort habe ich alle Termine und Aufgaben in einer Übersicht. Besonders praktisch: Aufgaben lassen sich leicht per Drag-and-Drop verschieben, wenn sich mal etwas ändert.
Wichtig ist, dass du ein System findest, das dir entspricht und das dir hilft, organisiert zu bleiben.
Die Kraft der kleinen Schritte
Oft schätzen wir Aufgaben in unseren Gedanken viel größer ein, als sie tatsächlich sind. Das Bad putzen scheint zum Beispiel eine Mammutaufgabe zu sein – bis wir feststellen, dass wir das Nötigste in 15 Minuten erledigen können.
Daher gilt: Mach die Aufgaben so klein wie möglich.
- Statt „Inbox leeren“: „10 E-Mails bearbeiten.“
- Statt „Buchhaltung machen“: „Rechnungen abheften.“
Wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast, setze einen Haken. Dieses kleine Erfolgserlebnis motiviert dich, weiterzumachen – dank des Belohnungssystems in deinem Gehirn.
Plane und vertraue deinem System
Das Vertrauen in deine Planung kommt mit der Zeit. Anfangs wird es vielleicht nicht immer perfekt klappen. Aber je öfter du planst und deine Aufgaben umsetzt, desto besser wirst du darin.
Tipp: Plane nicht nur, was du machen willst, sondern auch, welche Ergebnisse du erzielen möchtest.
Beispiel:
- Statt „Büroarbeit machen“: „Heute erledige ich Überweisungen und beantworte fünf wichtige E-Mails.“
So hast du am Ende des Tages das gute Gefühl, etwas Konkretes geschafft zu haben.
Fazit: Schritt für Schritt zum Erfolg
Aufgaben aufzuschieben ist menschlich – aber es muss nicht zu deinem Alltag gehören. Mit diesen Schritten kannst du den Teufelskreis durchbrechen:
- Definiere deine Aufgaben klar und konkret.
- Zerlege große Aufgaben in kleine, machbare Schritte.
- Setze Prioritäten und fokussiere dich auf das Wesentliche.
- Nutze Tools, die zu deinem Arbeitsstil passen.
- Mach dir bewusst, dass kleine Schritte dich ans Ziel bringen.
Der Schlüssel liegt darin, einfach anzufangen. Denn wie heißt es so schön: Auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt.
Wenn du diese Methoden umsetzt, wirst du merken, wie viel leichter es ist, deine To-Do-Liste wirklich abzuarbeiten – und am Ende des Tages stolz auf dich zu sein. Probier es aus und mach den ersten Schritt noch heute!
Hast du schon eine Methode, die dir hilft, Aufgaben nicht aufzuschieben? Oder suchst du noch nach einem System, das für dich funktioniert? Lass es mich in den Kommentaren wissen – ich bin gespannt auf deine Erfahrungen! 😊
Vielen Dank an Gerd Altmann für das passende Bild.