In jedem Papierberg, den ich bisher gesehen habe, fanden sich „Dinge“, die in keine Kategorie passten. Egal wie viele Ordner es für die verschiedensten Dinge gibt. Immer wieder taucht etwas auf, was nicht hineinpasst. Das kann sofort ein lähmendes Gefühl auslösen und die Aufräummotivation ist dahin. Aber das muss nicht so sein, denn mit zwei Orten, kann man sich retten: Schatzkiste und Sonstiges.
Was ist „Sonstiges“?
Wenn ich mit jemandem zusammen einen Aktenplan erstelle, frage ich bei jedem Papier immer: Was ist das? So erhalte ich die Kategorie, unter der dieses Dokument liegen sollte, damit es wiedergefunden wird. Typische Antworten sind:
- Das ist eine Rechnung
- Das ist ein Brief von der Versicherung
- Das sind Notizen zu einem Projekt
Das erste gehört an den Ort für Rechnungen, das zweite an den für Korrespondenz oder für Versicherungen, das dritte an den Ort dieses Projektes oder einen Sammelort für Notizen aller Art.
Es gibt aber auch immer die Sachen, bei denen erst mal keine Antwort kommt. (Hier lohnt sich immer die Frage, ob man es überhaupt aufheben will/soll.) Manches davon ist einfach eine schöne Erinnerung. Dafür gibt es Schatzkisten (mehr dazu finden Sie hier) und den Ordner (oder Hängemappe oder Briefablage oder was auch immer) „Sonstiges“.
Wiederfinden?
Kann man denn „Sonstiges“ wiederfinden? Woher weiß man später, was sich alles bei Sonstiges tummelt? Das weiß man in der Regel nicht, aber das ist auch kein Problem. Wenn Sie etwas suchen, was nicht in die üblichen Kategorien passt, werden Sie einmal Ihren Ort für Sonstiges durchgehen und schwupps, haben Sie es gefunden. Das funktioniert natürlich nur, solange dieser Ort (Ordner, Hängemappe, Briefablage oder was auch immer) nicht gigantische Dimensionen annimmt. Deshalb ist es wichtig regelmäßig diesen Ort durchzusehen. Zum einen, um nichts darin zu vergessen und um zu sehen, dass irgendetwas nun doch zusammen einen neuen Ort bildet.
Ein Beispiel dazu: Als ich mit Facebook anfing, schob ich alles dazu in „Sonstiges“. Ich konnte mir nicht vorstellen, dass das je mehr als 3 Blätter und 5 E-Mails werden. Inzwischen habe ich einen Ordner „Social-Media“ und darin einen eigenen Bereich für Facebook.
Also, frisch ans Werk und keine Angst mehr vor Sonstigem, was in Ablagen lauert.
PS: Danke an wojciechowskaek5 für das schöne Foto.