Wenn einer eine Reise tut – muss er in der Regel auch dafür bezahlen. Und schon sind wir beim Thema Reisekosten.
Beim Reisen entstehen
- Fahrtkosten
für die Fahrt im PKW oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Irgendwie muss man ja an den Bestimmungsort und wieder zurück nach Hause kommen.
- Verpflegungskosten
Wenn die Reise länger als nur wenige Stunden dauert, will man ja nicht verhungern. Nicht immer kann man sich ein Proviantpäckchen von zuhause mitnehmen.
- Übernachtungskosten
Irgendwo muss man sein müdes Haupt ja betten.
Reisekosten in Rechnung stellen
Da sollte man vorher genau absprechen, welche Reisekosten bei dem Auftrag entstehen. Für die Fahrt zum Kunden mit öffentlichen Verkehrsmitteln ist es einfach: Der Ticketpreis wird in Rechnung gestellt und eine Kopie des Tickets als Nachweis beigelegt. Auch das Taxi ist ein öffentliches Verkehrsmittel.
Für Fahrten mit dem PKW wird eine Kilometerpauschale vereinbart. Dabei musst Du Dir genau überlegen, was Dich ein Kilometer mit dem Auto kostet und den Preis auch ansetzen. Natürlich darfst Du auch mit dem Motorrad, dem Mofa oder einem schnellen E-Bike fahren. Und auch da kannst Du die realistischen Kosten pro Kilometer ansetzen.
Ob Dein Kunde auch Verpflegungs- und Übernachtungskosten bezahlt, solltest du auch vorher klären. Dann gilt Quittungen sammeln und in Rechnung stellen.
Bei der Rechnung stellt Du dann, sofern Du umsatzsteuerpflichtig bist, den Nettobetrag in Rechnung. Am Ende berechnest Du für alles – erbrachte Leistung und angefallene Reisekosten – den für Dich gültigen Mehrwertsteuersatz.
Reisekosten als Betriebsausgaben
Alle geschäftlichen Reisekosten, die Du nicht in Rechnung stellen kannst, sind Betriebsausgaben. Alle anderen durchlaufende Posten.
Bei den öffentlichen Verkehrsmitteln ist das Ticket bzw. die Quittung Dein Beleg, der gebucht wird. Für Fahrten mit dem privaten PKW, Motorrad, Mofa oder schnellen E-Bike kannst Du die jeweils geltenden Pauschalen ansetzen.
Beim Firmenwagen ist es etwas komplizierter. Aber Deine Steuerberaterin weiß, wie es geht.
Bei den Verpflegungskosten kannst Du den Mehraufwand gegenüber dem Essen zuhause ansetzen. Dabei gelten die vom Bundesfinanzministerium festgelegten Pauschalen für eintägige Reisen, die länger als 8 Stunden dauern, und für mehrtägige Reisen.
Für die Übernachtungskosten brauchst Du eine Rechnung oder eine Quittung. Die Rechnung sollte Übernachtung und Verpflegung am besten getrennt ausweisen.
Was sonst noch wichtig ist
Nicht alle Steuerzahler*innen ehrlich sind. Deshalb vermutet das Finanzamt manchmal auch zu Recht, dass die Reise auf die Bahamas nicht geschäftlicher Natur war. Also bewahre alle Belege der Reise auf. Wann und wo ein Seminar stattgefunden hat oder Du aus beruflichen Gründen eine Messe besucht hast. Auch die Kunden-Akquise, die mit Reiseaufwand verbunden war, solltest Du dokumentieren.
Soweit hier mal ein allgemeiner Überblick über das Thema Reisekosten. Wie immer gilt, wenn es noch Fragen einfach die Kommentarfunktion nutzen.
Vielen Dank an Kevin Phillips für die schöne Eisenbahn.