Bei Netzwerktreffen wird immer wieder gefragt „Was machst Du?“ Ich antworte dann „Ich sorge dafür, dass der Büroalltag einfacher wird.“ Und darauf folgt dann die nächste Frage „Wie?“. An ein paar Beispielen erläutere ich, wie das aussehen kann. Was ich für Dich tun kann, damit Dein Büroalltag leichter wird.
Wenn das Büro an einem anderen Ort ist
Eine Heilpraktikerin hat schöne Praxisräume und ein das dazugehörende Büro zu Hause. Es gibt viele Unterlagen in Papierform und die sind dann immer nicht da, wo sie gerade gebraucht werden. Die Büroarbeit wird dann auf den nächsten Abend vertagt. Aber in der Praxis ist es sehr blöd, wenn die Patientenkarte nicht da ist. Nach einer halben Stunde Online-Beratung hatten wir gemeinsam eine Lösung gefunden, die zu ihrer Arbeitsweise und ihrem Arbeitsalltag passt.
Ein paar Wochen später schrieb sie, dass es seitdem wunderbar klappt und die Büroarbeit nun nicht mehr so frustrierend ist, weil die Unterlagen immer da sind, wo sie gebraucht werden.
Kein Platz mehr für all die Ordner
Es gibt Unternehmerinnen und Unternehmer, die aus Angst, etwas Wichtiges wegzuwerfen, einfach alles ablegen. Ich meine wirklich alles. Angefangen von allen Vertragsentwürfen zu einem abgeschlossenen Vertrag bis hin zu persönlich adressierten Werbebriefen und diese gern auch noch mit dem Umschlag, in dem sie angekommen sind.
Wenn ich dann ins Büro komme, legen wir erstmal fest, was überhaupt abgelegt werden muss und was getrost dem Papierkorb bzw. dem Shredder anvertraut werden kann. Man braucht also schon mal zwei Behälter: eine für unkritische Inhalte und einen für das Papier das datenschutzkonform und im eigenen Interesse geschreddert werden soll. Bei solchen großen Aktionen lohnt sich der Gang zu einem Dienstleister dafür. Und dann geht es Ordner für Ordner und es füllen sich beide Behälter. In der Regel bleiben am Ende nicht mal die Hälfte der Ordner übrig. Und für die reicht der Platz dann auch.
Es gibt Sand im Getriebe
Die Arbeitsabläufe greifen einfach nicht gut ineinander. Immer wieder ist unklar, ob etwas schon getan ist oder noch getan werden muss. Ob dieses Papier nur noch abgelegt oder noch bearbeitet werden muss. Man nimmt Dinge fünf Mal ion die Hand, bevor sie endgültig erledigt sind. Man ist frustriert, weil die Büroarbeit überhand nimmt. und man das Gefühl hat, gegen Windmühlenflügel zu kämpfen.
Nun, vieles im Büro fühlt sich an wie „und täglich grüßt das Murmeltier“. Immer wieder müssen dieselben Sachen gemacht werden und richtig fertig ist man auch selten. Was hilft Da?
Zuerst fassen wir gleiche und ähnliche Arbeiten zu Blöcken zusammen. Dann legen wir fest, in welcher Reihenfolge bestimmte Arbeiten getan werden müssen. Dann legen wir einen Plan fest, wann die einzelnen Blöcke getan werden. Und zum Abschluss entscheiden wir, wo die Unterlagen, analog oder digital, aufbewahrt werden.
Zum Beispiel Rechnungen bezahlen
Wenn man Online-Banking macht, reicht es sich einmal in der Woche darum zu kümmern. Also werden die unbezahlten Rechnungen an einem Ort gesammelt. Am Banktag brauche ich dann nicht überall nach Rechnungen zu suchen, denn die unbezahlten liegen ja alle an ihrem Platz. Und weil ich nun ein paar Rechnungen hintereinander bezahle geht das schneller, als jedes Mal für eine Rechnung anzufangen. Die bezahlten Rechnungen kommen dann zu den Buchhaltungsunterlagen. Dann brauche ich auch dann nicht das große Suchen anzufangen, wenn ich meine Buchhaltung machen will oder dem Steuerberater die Unterlagen übergeben will.
Fazit
Manchmal braucht es gar nicht viel und schon ist der Büroalltag viel einfacher. Und es hilft, wenn jemand von außen daraufschaut. Ich schaue nicht nur, denn ich habe für Dich viele Tipps und Tricks parat, die auf Deine Arbeitsweise und Deinen Arbeitsalltag abgestimmt sind. Finde das für Dich passende Angebot:
eine halbe Stunde, die viel verändern kann
oder 3 Stunden für ein umfassendes Make over
Vielen Dank an Peggy_Marco für die treffende Illustration.