Darüber was in eine Rechnung muss, habe ich im letzten Artikel geschrieben, aber damit ist es noch keine „gute“ Rechnung. Diese führt Ihre Kunden leicht und fluffig durch den Bezahlvorgang. Klingt seltsam und deshalb freut sich auch noch nicht jeder zu bezahlen, aber je besser Sie hindurchführen, desto schneller und leichter geht es Ihrem Kunden von der Hand.
Wie führt man fluffig zum Bezahlen?
Alles, was der Empfänger zum Bezahlen braucht, können Sie ihm in lesbarer Schrift übersichtlich anbieten.
Dazu gehört
- wofür ist diese Rechnung – wann wurde welche Leistung erbracht
- von wann ist diese Rechnung = Rechnungsdatum in Höhe der Betreffzeile auf der rechten Seite
- wie hoch ist der Preis und wie viel Steuern sind darin enthalten
- auf welches Konto (IBAN und BIC) und mit welchem Betreff soll überwiesen werden
Auch wenn Sie Ihre Kontonummer bereits im Briefkopf oder -Fuß untergebracht haben, schreiben Sie sie nochmal gut lesbar unter die Summe. Jede Suchaktion macht das Bezahlen umständlicher und damit unangenehmer.
Was nicht in die Rechnung gehört
Eine Rechnung ist kein Brief. Wenn Sie Ihrem Kunden noch ein paar persönliche Zeilen schreiben wollen, können Sie eine Karte oder 2. Seite einlegen und bei einer digital verschickten Rechnung haben Sie ohnehin die begleitende E-Mail. Die Rechnung selbst wandert eventuell zum Steuerberater, Steuerprüfer oder wem auch immer, also gehört da nichts persönliches hinein.
Ihre Rechnung braucht auch keine Unterschrift, aber manche Empfänger brauchen eine Unterschrift, um die Rechnung an die Buchführung des Unternehmens weiterzugeben. Sie können also, müssen aber nicht.
Was Sie dagegen weglassen sollten, ist die Formulierung „Umsatzsteuerbefreit durch die Kleinunternehmerregelung“. Sie müssen zwar angeben, dass keine Umsatzsteuer abgeführt wird, aber das nicht begründen. Vor allem, müssen Sie sich nicht kleinschreiben. Es reicht völlig „Umsatzsteuerbefreit“ anzugeben, wie es auch Ärzte und andere „Befreiten“ angeben.
Wo die Rechnung nicht hingehört
Auch wenn Sie einem Unternehmen etwas in Rechnung stellen, richten Sie die Rechnung immer an genau die Person, die vereinbart ist. Nicht jeder Angestellte muss wissen, wie viel Geld wofür ausgegeben wird. Wenn Sie Privatdetektiv sind, würden Sie ja eine Rechnung für Beschattungsdienstleistungen auch nicht an die Familie schicken, sondern diskret Ihrem Auftraggeber zukommen lassen. Das gilt auch für unverfängliche Dienstleistungen und Waren ebenso für spätere Erinnerungen und Mahnungen. Folglich eignet sich ein Fax auch nicht zum Verschicken, denn das ist innerhalb eines Unternehmens häufig vielen Mitarbeitern zugänglich. Sie können Ihre Rechnung mit der Post verschicken oder per Mail (das allerdings nur, wenn Sie diese Zustellungsart vereinbart haben.)
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