Wenn Sie eine Rechnung schreiben, egal ob Sie diese handschriftlich oder mit einer Word-Vorlage erstellen, fordert das Umsatzsteuergesetz ein paar Angaben (auch wenn Sie umsatzsteuer-befreit sind).
Name und Anschrift
Auf die Rechnung gehört der vollständige Name des Rechnungsstellers und Rechnungsempfängers.
Zum Beispiel
Kluge GmbH & Co. KG
Hauptstraße 15
12345 Dorfhausen
Bei Einzelunternehmern braucht es zusätzlich den Name des Unternehmers/der Unternehmerin.
Zum Beispiel:
Büroservice Ingrid Heintz
Ingrid Heintz
Gumprechtstraße 8
50825 Köln
Steuernummer
Ob Sie auf Ihren Rechnungen Ihre Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identnummer angeben, ist Ihnen überlassen, aber eine von beiden muss es sein.
Die Umsatzsteuer-Identnummer können Sie unter https://www.formulare-bfinv.de/ffw/form/display.do?%24context=0 online beantragen.
Die Nummer erleichtert es dem Finanzamt bei Betriebsprüfungen zu ermitteln, ob die in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer auch tatsächlich an das Finanzamt abgeführt wurde. (Aber auch Mehrwertsteuerbefreite müssen eine Steuernummer angeben.)
Rechnungsdatum
Nicht sehr verwunderlich, aber man könnte es auch mal vergessen: Auf jede Rechnung gehört das Datum, an dem die Rechnung geschrieben (und hoffentlich auch abgeschickt wurde).
Die gesetzlich geregelten Fristen beziehen sich auf dieses Datum. Dazu gehört:
- die Zahlungsfrist: bis wann die Rechnung zu begleichen ist und ab wann Zinsen berechnet werden können
- die Verjährungsfrist
- wann der Rechnungssteller die Umsatzsteuer bezahlen muss
Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine einmalige Rechnungsnummer. Das ist der einzige Punkt, an dem Sie etwas kreativ sein dürfen. Die Nummern müssen zwar fortlaufend sein, aber Sie müssen nicht mit 1 anfangen und weiterzählen bis in alle Ewigkeit. Sie können jedes Jahr neu beginnen oder auch jeden Monat. Damit es keine Zahl doppelt gibt, können Sie „Zahlenreihen“ einfügen.
Zum Beispiel:
2017-001 für die erste Rechnung in diesem Jahr und dann folgend 2017-002, 2017-003 etc. Im nächsten Jahr geht es dann mit 2018-001 weiter.
Wenn Sie jeden Monat bei 1 anfangen wollen (kann für den Anfang gut sein, wenn Sie Ihren Kunden nicht zeigen wollen, wie viele Aufträge Sie im Jahr haben), kann das zum Beispiel so aussehen
17-01-01, 17-01-02 usw. wobei die letzte Zahl nicht dem Tag sondern der Rechnungsreihenfolge entspricht.
Sie können den Monat auch vorziehen (01-17-01), aber wenn das Jahr vorne steht können Sie alle Rechnungen in einem Ordner ablegen und haben dort automatisch eine chronologische Ordnung. Das gleiche gilt für die Null vor der letzten Nummer. Sie können die auch weglassen oder auch eine drei- oder vierstellige Zahl daraus machen, je nachdem wie viele Rechnungen Sie in einem Monat oder Jahr schreiben oder um sich selbst daran zu erinnern, dass es nicht um den Tag, sondern die Nummer geht. Durch die vorgestellte Null sortiert Ihr Computer die Rechnungen wieder schön sorgfältig chronologisch und schiebt die 11 nicht hinter die 1.
Um den Überblick zu behalten, hilft es, wenn man eine Tabelle mit den Rechnungsnummern führt, im Computer oder ganz altmodisch in einem Rechnungsbuch.
Worum geht es?
Und dann muss in die Rechnung natürlich noch, wofür das Geld bezahlt werden soll, also was Sie geleistet haben oder leisten werden.
Bei Waren was, in welcher Menge, wann geliefert wurde (mit handelsüblichen Bezeichnungen).
Bei Dienstleistern gehört zur Leistung auch das Datum, an dem Sie die Leistung erbracht haben, beziehungsweise erbringen werden.
Wie viel Geld Sie für die Ware oder Dienstleistung bekommen wollen, die Umsatzsteuer sofern sie abgeführt wird (mit Angabe des Umsatzsteuersatzes) und wenn keine Umsatzsteuer abgeführt wird, ein entsprechender Hinweis und die Summe aller Waren, Dienstleistungen, Steuern.
Das ist alles, was in eine Rechnung muss (hier können Sie es gerne nochmal im Original nachlesen). Was alles hinein sollte, was nicht und wie, darum geht es im nächsten Artikel.
Und wem das zu theoretisch war: Demnächst gibt es ein Webinar zum Rechnung-schreiben. Alle Infos erfahren Sie im Blog oder auf Facebook.
PS: Das hier ist keine Rechtsberatung. Wer rechtlich auf Nummer Sicher gehen will, fragt einen Anwalt.