Ich bin immer wieder auf der Suche nach der optimalen Organisation für meine Arbeitszeit, die mich davon abhält, Unangenehmes immer wieder aufzuschieben und Wichtiges zu vergessen. Deshalb lese ich viel darüber und probiere immer wieder gern etwas neues aus. Manchmal fühle ich mich nach einiger Zeit zu sehr in ein Korsett gezwängt oder im Gegenteil nicht genug unterstützt. Eines ist aber jetzt über viele Jahre schon geblieben: ich trenne zwischen Kalender und Zeitplanung.
Mein Kalender
Meinen Kalender führe ich in Outlook, auf dem PC und dem Smartphone. Das synchronisiert sich dann automatisch und ich kann von überall auf den Kalender zugreifen. Hinein schreibe ich nur die vereinbarten oder geplanten Termine. Sie bilden das Gerüst meiner Arbeitszeit und auch für Freizeitaktivitäten. In der Regel werden vereinbarte Termine auch nicht mehr verschoben.
Mein Monatsplan
Am Monatbeginn mache ich meinen Monatsplan. Zunächst schaue ich wie der Vormonat gelaufen ist und dann lege ich einen Monatsfokus fest. Dann setzte ich die 3 Ziele für den Monat, schreibe die wichtigsten Aufgaben und Termine auf und notiere, was sonst noch in dem Monat wichtig ist. Das ist eine sehr grobe Planung.
Mein Wochenplan
Am Sonntagnachmittag oder am Montagmorgen mache ich dann meinen Wochenplan. Auch der beginnt mit einer Reflexion. Ich schaue, was in der Vorwoche funktioniert hat und was nicht und welche Aufgaben nicht oder nicht ganz erledigt wurden.
Dann lege ich die Wochenziele fest und die Aufgaben für diese Woche. Anschließend schreibe ich die festen Termine in den Wochenplan und verteile die Aufgaben drumherum. Manche, vor allem die sich wöchentlich wiederholenden, haben einen festen Platz in der Woche und andere plane ich flexibel. Auch im Wochenplan gibt es einen Platz für Notizen.
Meine Werkzeuge dafür
Zurzeit benutze ich den Success Desinger von Shining Mom. Den Monats- und Wochenplan drucke ich aus und hänge beide mit einem Klemmbrett an die Wand. DINA4 ist einfach zu groß, um es offen auf den Schreibtisch zu legen. Damit mache ich seit einigen Monaten gute Erfahrungen. Die Planung ist nicht so detailliert, dass ich mich eingeschrängt fühle und doch so genau, dass das Wichtige nicht verloren geht.
Fürs Schreiben habe ich meine 4 Stifte, die mir helfen, Ordnung in den Plan zu bringen. Denn auch hier helfen Farben. Und einen schwarzen Stift, mit dem ich z. B. Feiertage eintrage.
Damit habe ich das Gefühl, dass meine Arbeitszeit gut organisiert ist und doch noch genug Freiraum für Unvorhergesehens bietet.
Aber ich muss gestehen, manche Aufgabe wandert auch mal von einer Woche zu nächsten und das ist völlig in Ordnung. Denn es kommt der Punkt, wo ich es leid bin, immer wieder dieselbe Aufgabe zu planen und sie dann auch erledige.