Sammelt sich bei Dir auch einiges im Büro an und Du fragst Dich „Was davon muss ich aufbewahren und wie lange?“
Klären wir zunächst einmal, was alles aufbewahrt werden muss: Grundsätzlich alles, was etwas über Deine Firma aussagt. Da gibt es Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Kontoauszüge, Kassenbuch, Gewerbeanmeldungen, Steuerbescheide und so vieles mehr. Und all das muss aufbewahrt werden. Im Internet kann man sich Listen herunterladen, in denen alles mit der Frist und der gesetzlichen Regelung dazu eingetragen ist.
Die einfache Methode
Aber Du kannst es Dir auch einfacher machen. Voraussetzung ist nur etwas mehr Platz. Dann kannst Du einfach alles 10 Jahre aufbewahren. So bist Du auf der sicheren Seite und musst nicht so viele Gadanken ans Archivieren verschwenden. Ich packe einfach alles, was in einem Jahr abgeschlossen wurde, in eine oder mehrere Archivboxen und schreib drauf, aus welchem Jahr es ist. Dann weiß ich genau zu welchem 31.12. ich es entsorgen kann. Ich hebe nur ganz wenige Schriftstücke länger auf als ich muss.
Aber ab wann läuft diese Aufbewahrungsfrist? Grundsätzlich ab dem 1.Januar das darauffogenden Jahres. Also alle Buchhaltungsunterlagen des Jahres 2020 müssen mindestens zum 31.12.2030 aufbewahrt werden. Wenn allerdings einem Steuerbescheid widersprochen wurde und das ganze durch alle Instanzen der Finanzerichtsbarkeit geht, dann können die dazugehörenden Unterlagen erst 10 Jahre nach dem letzten Gerichtsbeschluss entsorgt werden.
Ein paar Besonderheiten
Manches muss Du auch einfach „für immer“ aufbewahren, z. B. die Gewerbeanmeldung. Auch die neueste Mitteilung der Steuernummer und des zuständigen Finanzamtes braucht man ab und zu doch. Und alle Verträge, die noch aktuell sind, werden, egal wie alt sie sind, aufbewahrt. Aber da genügt der unterschriebene Vertrag. Die Entwürfe und die Entstehungsgeschichte kannst du getrost wegwerfen.
Du kannst auch gerne ein Archiv mit wichtigen Unterlagen anlegen. Als Kriterium dafür nehme ich gerne diese Frage „Brauche ich das für die Festschrift zum 25jährigen Jubileum?. Auch wenn Du nicht vorhast eine zu erstellen, hilft sie bei der Entscheidung. Meine erste Rechnung habe ich nicht entsorgt.
Durch die DSGVO ist es jetzt nicht wirklich einfacher geworden, denn manches darf jetzt auch nicht mehr unbeschränkt aufbewahrt werden. Das betrifft vor allem Bewerbungsunterlagen, die musst Du 2 Monate nach der Absage vernichten. Es sei denn die Bewerber*innen habe eingewillt. Dann darfst du sie länger aufbewahren. Und natürlich muss alles, was persönliche Daten enthält auch ordnungsgemäß entsorgt werden. Aber das ist ja eigentlich selbstverständlich.
Es geht auch anders
Vor einigen Jahren war ich im Duftmuseum Farina in Köln. Da kann man nicht nur über 300 Jahre Duftgeschichte bewundern. Sie haben auch ganz viele Unterlagen aufbewahrt. So können sie beweisen, dass sowohl Napoleon als auch Goethe Ende des 18. und zu Beginn des 19. Jahrhunderts bei ihnen das berühmte Kölnisch Wasser gekauft haben. Ich glaube nicht, dass ich ein so geschichtsträchtiges Unternehmen gegründet habe.