Für die meisten sind Ordner der Ort, an dem der ganze Papierkram abgeheftet wird. Viele verlieren dabei das Ziel dieser Ordner aus den Augen. Ich habe schon Kundinnen erlebt, die mussten in drei Ordnern nachschauen, wo sie ihre Gewerbeanmeldung abgelegt haben. Das ist wirklich nicht Sinn der Sache. Der Papierkram verschwindet in Ordnern, damit man ihn leicht wiederfindet – egal ob es der gute alte Leitz ist oder die elektronische Ablage.
3 häufige Fehler beim Ablegen
- wahllos Sachen in einen Ordner zusammenheften
Es gibt ein Ablagesystem, bei dem wird alles aus einem Jahr in einen Ordner geheftet. Dafür braucht man zum Wiederfinden ein außerordentlich gutes Zeitgefühl.
- für ein neues Thema sofort einen neuen Ordner anlegen
Ich habe tatsächlich bei einer Kundin mal einen Ordner gefunden, in dem war ein Blatt Papier abgeheftet und sie wusste auf Anhieb nicht, um was es sich handelte.
- den Ordnerrücken nicht aussagekräftig beschriften bzw. im Computer nicht zu benennen
Natürlich kann ich 1, 2, 3 … auf die Ordner schreiben, wenn ich mir genau merken kann,
was drin ist 😊
Wie macht man es besser?
Zunächst einmal überlegen und einen Plan machen.
- Was muss/möchte ich ablegen und welche Themen gehören für mich zusammen?
Wo es keine gesetzliche Pflicht gibt, kannst Du frei entscheiden, was Du ablegen möchtest. Aber Werbebriefe muss man nicht aufbewahren – auch nicht, wenn sie an Dich persönlich adressiert sind. Briefumschläge auch nur, wenn sich das Datum eines Briefes sehr von dem des Poststempels unterscheidet und das wichtig ist.
Ergebnis ist ein Aktenplan und wie das genau geht steht unter Was gehört zusammen.
- Ich halte es auch nur manchmal für sinnvoll, alles sofort abzulegen. In meinem Regal stehen 2 Briefkörbe – einer für die private Ablage und einer für die Büroservice-Ablage. Dort sammele ich und wenn das Körbchen voll ist, lege ich ab. Dabei habe ich schon oft festgestellt, dass es Dinge gibt, die statt in einen Ordner dann doch in den Papierkorb wandern. Und wenn ich mich nicht zwischen den beiden Alternativen entscheiden kann, dann lasse ich es erstmal im Körbchen. Denn erstens finde ich es dort auch schnell wieder und zweitens spare ich mir einen Ordner für nur wenige Blätter.
- Überlege Dir, wie das, was Du im Ordner zusammengefasst, für Dich heißt. Und dann gib Dir ein bisschen Mühe bei den Ordnerrücken.
Bei einer meiner Kundinnen haben wir die Ordnerrücken erneuert. Mit einer guten Vorlage war dann überall oben ihr Firmenlogo und darunter immer in gleicher Höhe und gleicher Schrift der Inhalt. Das sah gleich viel aufgeräumter aus, obwohl wir nur Etiketten auf die Ordner geklebt haben.
Herzlichen Dank für die bunten Ordner an Gerd Altmann