Nicht jedes Backoffice-Problem ist ein Grund, die ganze Businessorganisation auf den Kopf zu stellen. Manchmal platzt das E-Mail-Postfach aus allen Nähten und braucht einfach einmal eine vernünftige Ordnung. Manchmal funktioniert die Tagesplanung im Homeoffice nicht besonders gut. Und wenn die Fenster plötzlich auffallend sauber sind, obwohl eigentlich ein Angebot geschrieben werden sollte, liegt das Problem vermutlich auch nicht an der gesamten Businessorganisation.

Solche einzelnen Baustellen gibt es in jedem Business. Dafür braucht es nicht immer die große Lösung. Interessanter wird es erst dann, wenn das nächste Problem schon wartet.

Wann aus einzelnen Backoffice-Problemen ein Muster wird

Einmal eine Rechnung suchen zu müssen, ist ärgerlich. Wenn du deine Unterlagen für die Buchhaltung aber jedes Mal wieder zusammensuchst, sieht die Sache anders aus. Dasselbe gilt, wenn dir regelmäßig kurz vor knapp einfällt, dass noch etwas erledigt werden muss oder eine Aufgabe nur deshalb rechtzeitig passiert, weil du selbst zufällig im richtigen Moment daran denkst.

Ein ziemlich gutes Warnsignal ist die Wiederholung. Du ärgerst dich immer wieder über dieselbe Sache und denkst jedes Mal: „Das müsste ich endlich anders machen.“ Trotzdem passiert es beim nächsten Mal wieder ähnlich. Dann lohnt sich irgendwann die Frage, ob du wirklich noch ein einzelnes Backoffice-Problem hast oder ob sich dahinter längst ein Muster zeigt.

Spätestens dann hilft es wenig, dasselbe Problem zum fünften Mal zu lösen. Dann ist es sinnvoller, einmal grundsätzlich hinzuschauen.

Oft ist der Zufall der Ablauf

Viele Abläufe in einem Business sind gar nicht bewusst entstanden. Eine Rechnung kommt herein und landet irgendwo. Eine E-Mail muss beantwortet werden und bleibt im Posteingang. Eine wiederkehrende Aufgabe wird erledigt, sobald sie wieder einfällt. Das kann erstaunlich lange funktionieren, vor allem solange das Business noch überschaubar ist.

Mit wachsendem Business wird diese Art zu arbeiten allerdings anstrengend. Je mehr Kundinnen, Aufgaben, Unterlagen und Termine dazukommen, desto mehr muss im Kopf behalten werden. Irgendwann trägt dann nicht mehr die Organisation das Business, sondern die Unternehmerin trägt die Organisation.

An diesem Punkt lohnt es sich, die eigenen Abläufe einmal bewusst anzuschauen. Wie mache ich diese Aufgabe eigentlich? Gibt es dafür einen Ablauf oder entscheide ich jedes Mal neu, wie ich es gerade mache? Was funktioniert bereits gut, was ist unnötig kompliziert und was könnte einfacher werden?

Es geht dabei nicht darum, alles Bestehende abzureißen und neu aufzubauen. Was gut funktioniert, darf bleiben. Vielleicht lässt es sich vereinfachen oder besser in die übrige Businessorganisation einbinden, damit am Ende nicht viele Einzellösungen nebeneinanderstehen, sondern die Abläufe zusammenpassen.

Gute Organisation muss nicht besonders aufwendig sein

Dabei begegnet mir noch ein anderes Phänomen: Solopreneurinnen sind nicht immer zu wenig organisiert. Manchmal sind sie schlicht überorganisiert. Irgendwo wurde ein System empfohlen, das angeblich besonders professionell ist, also wird es übernommen. Mit vielen Kategorien, Unterkategorien, Regeln und zusätzlichen Arbeitsschritten.

Nur hält im Alltag niemand dieses System durch. Dann sieht die Organisation auf dem Papier hervorragend aus und trotzdem werden Rechnungen zu spät geschrieben, Mahnungen vergessen oder Dinge anders erledigt als vorgesehen, weil der eigentliche Ablauf schlicht zu umständlich ist.

Eine gute Businessorganisation erkennst du deshalb nicht daran, wie ausgefeilt sie ist, sondern daran, dass sie funktioniert. Wenn du beispielsweise eine Rechnung unter einer kryptischen Rechnungsnummer abspeicherst, weil der Absender sie so benannt hat, hilft dir das wenig, wenn du sie später nicht wiederfindest. Eine andere Benennung kann für dich wesentlich sinnvoller sein.

Es geht nicht darum, wie „man“ etwas organisiert. Es geht darum, wie du dein Business verlässlich organisieren kannst.

Von außen sieht man manches schneller

Wenn du mitten in deinem eigenen Business steckst, gewöhnst du dich an vieles. Ein umständlicher Ablauf ist irgendwann einfach der Ablauf. Du hinterfragst ihn nicht mehr, weil du ihn seit Jahren so machst und meistens irgendwie damit zurechtkommst.

Von außen sieht das oft anders aus. In meiner Arbeit fallen mir manchmal schon sehr schnell zwei oder drei Stellen auf, bei denen sich die Frage lohnt: Warum machst du das eigentlich so? Nicht, weil es automatisch falsch sein muss, sondern weil ein Blick von außen sichtbar machen kann, was nicht mehr zu deinem Business, deiner Arbeitsweise oder deinem heutigen Alltag passt.

Das ist kein besonderes Phänomen der Businessorganisation. Wer mitten in einer Situation steckt, hat einen anderen Blick darauf als jemand, der von außen schaut. Manche Umwege sieht man selbst erst dann wieder, wenn jemand anderes darauf hinweist.

Wann eine grundlegende Veränderung sinnvoll wird

Für Business-Anfängerinnen ist eine umfassende Neuorganisation meistens noch gar nicht notwendig. In den ersten Jahren entsteht erst einmal ein eigener Businessalltag. Manches darf dann auch etwas umständlicher funktionieren, vor allem weil noch die Erfahrung fehlt, um beurteilen zu können, welche Abläufe langfristig zur eigenen Arbeitsweise passen.

Nach zwei oder drei Jahren wird meist deutlich sichtbarer, wo es regelmäßig hakt. Dann kennst du deinen Alltag, weißt, welche Aufgaben immer wieder auftauchen und merkst eher, an welchen Stellen du dauerhaft zu viel selbst erinnern, suchen, kontrollieren oder improvisieren musst.

Das ist der Punkt, an dem kleine Lösungen nicht unbedingt falsch sind, aber oft nicht mehr weit genug reichen. Wenn sich Schwierigkeiten durch mehrere Bereiche ziehen und du ständig an einzelnen Stellen nachbesserst, lohnt es sich, die Businessorganisation als Ganzes anzuschauen.

Verlässlich ist wichtiger als perfekt

Das Ziel ist dabei nicht, dass nie wieder etwas schiefgeht. Natürlich passiert auch in einem gut organisierten Business einmal etwas Unvorhergesehenes. Der Unterschied ist nur: Es ist die Ausnahme und nicht der normale Betriebszustand.

Du musst morgens nicht erst zusammensuchen, was heute ansteht. Wiederkehrende Aufgaben tauchen zum richtigen Zeitpunkt auf, Unterlagen lassen sich finden und Abläufe müssen nicht jedes Mal neu erfunden werden. Wenn du eine Aufgabe abgibst, soll sie möglichst ohne eine Kette von Rückfragen funktionieren und ohne dass du am Ende doch wieder alles selbst kontrollierst.

Und wenn im Alltag etwas dazwischenkommt, bricht nicht sofort die ganze Organisation zusammen. Dann ist dein Business nicht perfekt organisiert, aber es ist verlässlich organisiert.

Wenn du nicht mehr nur ein einzelnes Problem lösen willst

Für diesen Punkt habe ich Dein Business Fundament entwickelt. Es ist kein Programm, in dem du sechs Monate lang Wissen darüber sammelst, wie gute Organisation funktionieren könnte, sondern ein Umsetzungsprogramm, in dem du an deinem eigenen Business arbeitest.

Du schaust dir an, was bereits funktioniert, was einfacher werden kann und wo bisher eigentlich gar kein verlässlicher Ablauf vorhanden ist. Du probierst neue Lösungen aus und passt sie so an, dass sie zu dir, deinem Business und deiner Arbeitsweise passen. Denn eine Businessorganisation lässt sich nicht sinnvoll aus vielen einzelnen Tipps zusammensetzen. Sie muss im Alltag als Ganzes funktionieren.

Wenn du dagegen gerade nur ein einzelnes Backoffice-Thema lösen möchtest oder erst einmal ausprobieren willst, wie eine kleinere Veränderung für dich funktioniert, kann eine kleinere Lösung völlig ausreichen. Die große Lösung ist nicht automatisch die bessere. Sie ist dann sinnvoll, wenn du merkst: Ich möchte nicht mehr ein Problem nach dem anderen reparieren. Ich möchte meine Businessorganisation grundsätzlich anschauen.

Auf der Informationsseite zu Dein Business Fundament findest du in Ruhe alle Informationen zum Ablauf, zu den Inhalten und dazu, was die Zusammenarbeit umfasst. Wenn du danach feststellst, dass das Programm grundsätzlich zu deiner Situation passt, ist das Erstgespräch der erste aktive Schritt.

Es ist kein Bewerbungsgespräch und auch nicht dafür gedacht, dir die Informationsseite noch einmal vorzulesen. Das Gespräch soll dir helfen herauszufinden, ob du dein Business in den kommenden sechs Monaten auf diese Weise verändern möchtest und ob wir diese Zeit miteinander arbeiten wollen.

Denn am Ende ist nicht die Buchung das richtige Ergebnis, sondern eine Entscheidung, die zu dir und deinem Business passt.