Da war doch noch etwas zu bezahlen. Vorgestern kam diese Rechnung per E-Mail. Also zurück ins Postfach. Wie hieß der Absender noch mal? Und wann kam die Mail eigentlich?

Oder du schaust morgens in deinen Kalender und siehst den Termin mit einer Kundin. Moment mal. Wollte sie den nicht verschieben? Hattest du das bestätigt? Oder habt ihr schon einen neuen Termin vereinbart und du hast ihn nur nicht eingetragen? Also wieder ins Postfach und suchen.

Das Zoom-Meeting beginnt gleich. Der Termin steht im Kalender, aber der Zoom-Link nicht. Irgendwo war doch diese Mail.

Und dann war da noch dieser Newsletter mit dem interessanten Artikel. Den wolltest du unbedingt in Ruhe lesen. Nur wo war der noch mal?

Nichts davon ist eine Katastrophe. Meistens findet sich alles wieder. Meistens fällt einem auch noch rechtzeitig ein, dass da etwas war.

Aber jedes einzelne Mal unterbrichst du das, was du eigentlich gerade tun wolltest. Du suchst, überlegst, kontrollierst und versuchst dich zu erinnern.

Und irgendwann denkst du nur noch: Warum jetzt auch das noch?

Dein Posteingang ist oft der Anfang

Die meisten Dinge, die im Backoffice passieren, kommen heute irgendwann als E Mail herein.

Eine Rechnung will bezahlt werden. Eine Terminanfrage möchte beantwortet werden. Aus einer Kundenmail entsteht eine Aufgabe. Ein Dokument muss aufbewahrt werden. Einen Artikel möchtest du später lesen.

Der Posteingang kann all diese Dinge aufnehmen. Aber er taugt weder besonders gut als Aufgabenliste noch als Archiv.

Denn je weiter eine Mail nach unten rutscht, desto größer wird die Chance, dass sie erst wieder auftaucht, wenn du nach ihr suchst. Oder wenn dich jemand daran erinnert.

Dann kommt die Mahnung und mit ihr nicht nur die Erkenntnis, dass da noch eine Rechnung offen ist. Jetzt beginnt zusätzlich die Suche nach der ursprünglichen Rechnung.

Dann kostet eine eigentlich kleine Sache plötzlich Zeit, Aufmerksamkeit und Nerven.

Wenn du dich auf deine Abläufe verlassen kannst

Mir passiert so etwas natürlich auch.

Vor einiger Zeit habe ich etwas bestellt, und wie meistens über Klarna bezahlt. Normalerweise läuft das bei mir ganz einfach. Das Paket kommt, ich lade die Rechnung herunter und lege sie dort ab, wo meine Eingangsrechnungen liegen. Montags schaue ich dort nach, welche Rechnungen bezahlt werden müssen.

An diesem Tag habe ich mich aber einfach über das Paket gefreut und den Rest vergessen.

Und weil ich mich seit Jahren darauf verlassen kann, dass die Rechnungen, die bezahlt werden müssen, an ihrem Platz liegen, habe ich auch nicht mehr daran gedacht. Irgendwann kam die Erinnerung von Klarna.

Kein Drama. Kein Beinbruch. In zwei oder drei Jahren ist mir das einmal passiert.

Für mich zeigt das eher, wie sehr ich mich normalerweise auf meine Abläufe verlassen kann. Wenn ich montags meine Überweisungen mache, muss ich nicht zusätzlich überlegen, ob irgendwo noch eine Rechnung lauert. Ich sehe, was zu bezahlen ist. Mein Kopf darf sich mit anderen Dingen beschäftigen.

Das merke ich auch an anderer Stelle. Meine Steuererklärung für das vergangene Jahr war in etwa anderthalb Stunden vorbereitet. Nicht weil Steuererklärungen zu meinen liebsten Freizeitbeschäftigungen gehören, sondern weil die Belege bereits dort waren, wo sie hingehören. Ich musste nichts zusammensuchen.

Es soll Menschen geben, die erst dann anfangen, Belege zusammenzusuchen, wenn der Steuerberater langsam ungehalten wird. Und dann bis nachts um drei am Schreibtisch sitzen. Das kann man machen. Besonders vergnügungssteuerpflichtig ist es allerdings nicht.

Der passende Ablauf ist nicht für jede gleich

Verlässliche Organisation bedeutet für mich nicht, dass alle montagmorgens ihre Überweisungen machen müssen. Ich mache das gern. Routineaufgaben helfen mir, in die Woche zu kommen. Eine andere Solopreneurin beginnt den Montag vielleicht mit Kundenterminen oder möchte morgens zuerst kreativ arbeiten. Dann wäre meine Montagsroutine für sie ziemlich unpraktisch.

Und hier liegt eines der Probleme vieler fertiger Organisationssysteme. Sie funktionieren hervorragend, solange du dein Business und deinen Arbeitstag an das System anpasst.

Drei Wochen später passt der Alltag wieder nicht dazu. Das System wird nicht mehr benutzt und das alte Chaos ist zurück.

Und schnell entsteht der Gedanke: Ich bin einfach nicht diszipliniert genug dafür. Dabei hat möglicherweise nur der Ablauf nicht gepasst.

Eine Solopreneurin braucht außerdem keine Ablage wie eine Aktiengesellschaft. Und ein Tool, das du schon beim Öffnen grauselig findest, wird wahrscheinlich auch nicht dadurch besser, dass jemand behauptet, es sei die ultimative Lösung.

Manchmal braucht es zwei, drei oder vier Versuche, bis ein Ablauf wirklich zum eigenen Business passt. Das ist keine Niederlage. Das ist Entwicklung.

Was klar geregelt ist, kannst du auch abgeben

Klare Abläufe machen nicht nur deinen eigenen Arbeitsalltag leichter. Sie helfen dir auch dann, wenn irgendwann nicht mehr alles bei dir bleiben soll.

Denn eine VA oder eine Mitarbeiterin kann nur dann zuverlässig für dich arbeiten, wenn sie weiß, wie du etwas haben möchtest. Wo wird eine Rechnung abgelegt? Was passiert mit einer Terminanfrage? Welche Informationen müssen bei einer Aufgabe festgehalten werden? Was soll am Ende dabei herauskommen?

„Mach mal, wie du denkst“ kann funktionieren. Es kann aber auch dazu führen, dass du hinterher kontrollierst, korrigierst und doch wieder selbst mitdenkst.

Und bei KI ist es nicht anders. Auch sie braucht klare Vorgaben. Wenn nicht feststeht, was du von ihr erwartest und woran du ein gutes Ergebnis erkennst, bekommst du im Zweifel etwas, das ausgesprochen überzeugend klingt und trotzdem nicht stimmt.

Wer schon einmal erlebt hat, wie ausführlich eine KI ein französisches Dorf mit fünf Häusern beschreibt und dabei gleich noch Sehenswürdigkeiten erfindet, weiß, was ich meine.

Wenn deine Abläufe, Aufgaben und Regeln klar sind, kannst du deshalb viel leichter entscheiden, was du selbst behalten möchtest und was jemand anderes für dich übernehmen kann. Und du musst die Verantwortung dafür nicht gleich mit abgeben.

Damit dein Business nicht mehr von dir allein abhängt

In „Dein Business Fundament“ entwickeln wir genau die Dinge, die dafür sorgen, dass dein Backoffice nicht ständig von deinem Gedächtnis abhängig ist.

Wir entwickeln passende Abläufe, klare Aufgabendefinitionen und Ablageregeln. Wir erstellen Checklisten, Vorlagen, Textbausteine und Arbeitsbeschreibungen. Wir schauen, welche Routinen in deinem Business wirklich sinnvoll sind und wie sie in deinen Arbeitsalltag passen.

Nicht nach einem fertigen System, das du anschließend möglichst brav übernehmen sollst.

Sondern so, dass du am Ende weißt, wie du dein Business organisiert haben möchtest.

Wenn du wissen möchtest, wie „Dein Business Fundament“ dich dabei unterstützt, dein Business verlässlich zu organisieren, findest du hier alle Informationen:

Dann muss dein Business nicht mehr davon leben, dass dir im richtigen Moment zum Glück noch etwas einfällt.