Stell dir vor, du gehst morgens zum Briefkasten. Darin liegt ein Brief. Du nimmst ihn heraus, öffnest ihn, liest ihn und stellst fest: Dafür habe ich jetzt eigentlich keine Zeit. Also steckst du ihn wieder in den Umschlag und wirfst ihn zurück in den Briefkasten.

Am nächsten Tag holst du ihn wieder heraus, liest ihn noch einmal und legst ihn erneut zurück. Vielleicht passiert das sogar fünfmal, bevor du endlich etwas damit machst. Mit einem Brief würde uns dieses Verhalten ziemlich absurd vorkommen. Mit E-Mails machen wir es ständig.

Eine neue Nachricht erscheint, wir öffnen sie schnell, lesen sie und stellen dann fest, dass wir gerade gar keine Zeit haben, sie zu beantworten oder uns darum zu kümmern. Also schließen wir sie wieder. Und da liegt sie nun. Zusammen mit allen anderen.

Nicht dein voller Posteingang ist das Problem, sondern dein Umgang damit

Viele Solopreneurinnen sagen irgendwann: „Ich bekomme einfach so viele E-Mails. Da kann man nichts machen.“ An der Zahl der E-Mails kannst du tatsächlich nur begrenzt etwas ändern. Aber du kannst sehr wohl entscheiden, was passiert, wenn eine E-Mail bei dir ankommt.

Wenn du eine Nachricht drei-, vier- oder fünfmal liest, bevor du sie bearbeitest, kostet sie jedes Mal Zeit. Außerdem musst du dich wieder erinnern: Was stand da noch mal drin? Musste ich darauf antworten? Wollte ich noch etwas prüfen?

Das macht nicht nur den Posteingang voller. Es macht die Arbeit damit anstrengender. Deshalb gibt es für mich eine einfache Regel:

Öffne keine E-Mail, ohne eine Entscheidung zu treffen, was danach passiert.

Diese Entscheidung musst du nicht jedes Mal neu erfinden. Wenn du grundsätzlich festgelegt hast, wie du mit E-Mails arbeitest, gibt es nur einige wenige Möglichkeiten.

Du kannst eine E-Mail löschen, beantworten, weitergeben, ablegen, später weiterbearbeiten oder daraus einen Termin beziehungsweise eine Aufgabe machen.

Aber einfach wieder schließen und zurück in den Posteingang legen, ist meistens die ungünstigste Variante.

Welche Aufgaben hat dein Posteingang?

Eigentlich erstaunlich wenige: Im Posteingang sollen zunächst die E-Mails ankommen, die deine Aufmerksamkeit brauchen. Mehr muss er erst einmal nicht leisten.Er ist kein Archiv, keine Aufgabenliste und kein Terminkalender.

Trotzdem darf natürlich etwas dort liegen bleiben. Bei mir sind meistens zehn bis zwanzig E-Mails im Posteingang. Einige enthalten zum Beispiel einen wichtigen Link, den ich in den nächsten Tagen noch brauche. Sobald die Sache erledigt ist, kann die Mail weg. Ich halte deshalb auch nichts davon, einen leeren Posteingang zum Ziel zu erklären.

Für manche funktioniert Inbox Zero wunderbar. Für andere nicht.

Ich muss Dinge sehen, damit sie in meinem Arbeitsalltag präsent bleiben. Das habe ich schon vor vielen Jahren mit meinen Unterlagen gelernt. Damals waren Hängeordner sehr beliebt und natürlich habe ich das ausprobiert. Mein Schreibtisch war wunderbar leer. Die Unterlagen waren ordentlich weggeräumt. Nur habe ich leider nicht mehr hineingeschaut.

Ordentlich ist eben nicht automatisch praktisch.

Wenn du suchen musst, passt das System nicht zu dir

Das gilt auch für E-Mail-Ordner. Du kannst ein ausgefeiltes Ordnersystem haben und trotzdem ständig denken: Wo ist diese Mail geblieben?

• Habe ich darauf schon geantwortet?
• Wo war noch mal diese Information?

Wenn du ständig suchen musst, passt dein Ordnungssystem nicht zu dir.

Auch die Suchfunktion ist dafür keine vollständige Lösung. Sie sucht so, wie das Programm sucht, nicht unbedingt so, wie dein Gehirn denkt.

Deshalb gibt es auch nicht das eine richtige E-Mail-System.

Bei mir ist das Mailprogramm Outlook und mein Aufgabentool Trello. Newsletter lasse ich beispielsweise über Regeln direkt in einen eigenen Ordner verschieben. Wichtige Mails mit Links kann ich in Outlook anpinnen. Dinge, die ich wirklich bearbeiten muss, schicke ich in meinen Trello-Posteingang und entscheide dort, was damit zu tun ist. Das ist mein System.

Deins darf völlig anders aussehen. Entscheidend ist nur, dass du weißt, wohin etwas gehört und wo du es wiederfindest.

Und wenn du nach einiger Zeit merkst, dass etwas nicht funktioniert, darfst du es ändern. E-Mail-Ordner sind schließlich nicht in Stein gemeißelt.

Die Benachrichtigung muss nicht deinen Arbeitstag bestimmen

Ein weiterer Stressfaktor sind Benachrichtigungen. Du siehst das Symbol für eine neue Mail und weißt noch nicht, wer geschrieben hat. Vielleicht ist es eine wichtige Kundinnenfrage. Vielleicht die Nachricht, auf die du wartest. Vielleicht Werbung oder Spam. Natürlich möchtest du wissen, was es ist.

Aber wenn du gerade keine Zeit hast, die Mail zu bearbeiten, bringt dir dieses Wissen wenig. Stattdessen hast du jetzt einen zusätzlichen Gedanken im Kopf: Da war doch eben eine E-Mail. Und wenn du mitten in einer anderen Aufgabe steckst, musst du danach auch noch wieder dorthin zurückfinden.

Deshalb habe ich die Benachrichtigungen abgeschaltet.

Eine einfache Alternative ist, feste Zeiten für die E-Mail-Bearbeitung einzuplanen. Zum Beispiel eine halbe Stunde am Vormittag und eine halbe Stunde am Nachmittag. Gute Erreichbarkeit ist nicht dasselbe wie sofortige Reaktion.

Wenn du nicht in einem Bereich arbeitest, in dem eine unmittelbare Antwort Teil deiner Leistung ist, darfst du für dich festlegen, dass du zum Beispiel innerhalb von 24 Stunden antwortest. Nur weil eine E-Mail innerhalb von Sekunden bei dir ankommt, musst du nicht innerhalb von Sekunden reagieren.

Es muss nicht perfekt laufen

Natürlich gibt es Tage, an denen die schönste Routine nicht funktioniert. Mein Schreibtisch sieht manchmal auch aus, als wäre der Briefkasten explodiert.

Das Entscheidende ist nicht, dass so etwas nie passiert. Entscheidend ist, dass du weißt, wie du wieder zu deinem normalen Arbeitsalltag zurückkommst. Dafür sind Routinen da.

Sie sollen dich entlasten und dir Orientierung geben. Nicht dir ein schlechtes Gewissen machen, wenn das Leben einmal dazwischenkommt. Und genauso darf dein E-Mail-System aussehen: nicht perfekt, sondern passend zu dir.

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