Du hast den ganzen Tag gearbeitet. Du hast E-Mails beantwortet, eine Rechnung geschrieben, etwas nachgesehen, einen Rückruf erledigt und zwischendurch noch schnell ein paar Kleinigkeiten geklärt. Am Abend bist du müde. Und trotzdem bleibt dieses unangenehme Gefühl: Was habe ich heute eigentlich geschafft?

Das liegt oft nicht daran, dass du zu wenig getan hast. Im Gegenteil. Gerade die vielen kleinen Dinge können einen Arbeitstag erstaunlich voll machen. Jede einzelne Aufgabe dauert vielleicht nur ein paar Minuten und erscheint kaum erwähnenswert. Deshalb landen viele davon nicht einmal auf einer Aufgabenliste. Du behältst sie im Kopf, weil du glaubst: Das vergesse ich schon nicht.

Das Problem ist nicht die einzelne Kleinigkeit. Das Problem ist, dass sie keinen festen Platz hat und deshalb immer wieder in deinen Arbeitstag hineinfunkt. Während du an etwas Größerem arbeitest, fällt dir ein, dass du noch eine Rechnung bezahlen musst. Eine neue E-Mail kommt rein und du schaust kurz nach. Danach beantwortest du sie vielleicht gleich, weil es ja nur zwei Minuten dauert. Anschließend gehst du zurück zu dem, womit du vorher beschäftigt warst, und musst dich erst wieder hineinfinden.

So geht es über den Tag immer wieder hin und her. Du bist ständig beschäftigt, aber größere Aufgaben kommen kaum voran. Der Blogartikel, den du schreiben wolltest, ist noch nicht fertig. An der Website hast du nicht weitergearbeitet. Der neue Kurs liegt ebenfalls noch da, wo er morgens lag.

Das Gemeine daran ist: Die vielen Kleinigkeiten sind erledigt und verschwinden sofort wieder aus deinem Kopf. Deshalb nimmst du sie am Abend kaum noch als geleistete Arbeit wahr. Übrig bleibt vor allem das, was du eigentlich tun wolltest und nicht geschafft hast. Und plötzlich fühlt sich ein voller Arbeitstag an wie ein Tag, an dem du viel gemacht, aber wenig erreicht hast.

Was kleine Aufgaben so anstrengend macht

Eine große Aufgabe hat oft einen klaren Rahmen. Wenn du dir zum Beispiel den Nachmittag für deine Website reserviert hast, weißt du, was in dieser Zeit dran ist. Du musst nicht ständig neu entscheiden, womit du dich als Nächstes beschäftigst. Und selbst wenn die Website nach zwei Stunden natürlich nicht fertig ist, kannst du an einem sinnvollen Punkt aufhören und weißt, wo du beim nächsten Mal weitermachst.

Bei vielen kleinen Dingen fehlt dieser Rahmen. Sie tauchen irgendwann auf und bringen jedes Mal eine kleine Entscheidung mit: Mache ich das jetzt? Muss das heute noch sein? Kann es warten? Wo halte ich fest, dass ich noch daran denken muss?

Das ist oft anstrengender als die Aufgabe selbst. Eine Rechnung zu bezahlen dauert vielleicht nur wenige Minuten. Solange sie aber nur in deinem Kopf steht, meldet sie sich immer wieder. Und wenn daneben noch fünf andere Kleinigkeiten herumschwirren, hast du nicht fünf kleine Aufgaben, sondern auch fünf Dinge, an die du immer wieder denken musst.

Deshalb geht es nicht darum, jede Kleinigkeit möglichst sofort zu erledigen. Viel hilfreicher ist es, ihr einen verlässlichen Platz zu geben. Dann darf sie aus dem Kopf raus, bis sie wirklich dran ist.

Gib den kleinen Dingen einen festen Platz

Du musst nicht jede Kleinigkeit sofort erledigen, nur damit sie aus dem Kopf ist. Viel hilfreicher ist es, dafür zu sorgen, dass sie einen verlässlichen Platz bekommt. Dann musst du nicht ständig überlegen, ob du noch an etwas denken musst.

Ein guter Anfang sind feste Zeiten für E-Mails. Wann diese Zeiten liegen, ist dabei gar nicht entscheidend. Wichtig ist nur, dass du nicht jedes Mal ins Postfach wechselst, sobald irgendwo eine neue Nachricht auftaucht. Du entscheidest, wann E-Mails dran sind und nicht dein Posteingang.

Auch Einfälle, die während einer anderen Aufgabe auftauchen, müssen nicht sofort erledigt werden. Schreib sie kurz auf. Das kann in deiner Aufgabenplanung sein oder ganz schlicht auf einem Notizblock. Hauptsache, du weißt, dass der Gedanke nicht verloren geht und kannst bei dem bleiben, was du gerade tust.

Und schließlich lohnt es sich, kleine ähnliche Aufgaben zu bündeln. Rechnungen bezahlen, Rechnungen schreiben oder andere kurze administrative Dinge müssen nicht über den ganzen Tag verteilt auftauchen. Wenn du sie zusammen erledigst, werden aus vielen kleinen Störungen ein überschaubarer Arbeitsblock. Danach ist das Thema für diesen Moment auch wirklich erledigt.

So kann das im Alltag aussehen

Bei mir haben die kleinen Dinge ihren Platz überwiegend am Vormittag. Dann schaue ich meine E-Mails an und entscheide direkt: Was kann ich sofort beantworten oder löschen? Was braucht mehr Zeit? Solche Nachrichten schicke ich in mein Trello-Board und versehe sie mit dem passenden Hinweis. Dort sind sie aufgehoben und ich muss sie nicht im Kopf behalten.

Auch andere administrative Aufgaben haben feste Zeiten. Überweisungen erledige ich nicht jeden Tag, sondern gebündelt. Rechnungen schreibe ich ebenfalls zu bestimmten Zeiten. Dafür gibt es Aufgaben in Trello, die an dem Tag auftauchen, an dem sie dran sind.

Das hat für mich einen großen Vorteil: Am Nachmittag ist mein Kopf frei für Arbeiten, bei denen ich Ruhe und Konzentration brauche. Dann kann ich zum Beispiel einen Blogartikel schreiben, an meiner Website arbeiten oder einen Kurs entwickeln, ohne nebenbei überlegen zu müssen, was heute noch unbedingt erledigt werden sollte.

Das ist natürlich nur meine Art zu arbeiten. Wenn dein Tag aus vielen Kundenterminen besteht, kann deine Planung ganz anders aussehen. Dann kann beispielsweise zwischen zwei Terminen bewusst Zeit für E-Mails und andere kleine Aufgaben eingeplant sein. Entscheidend ist nicht, wann du diese Dinge erledigst. Entscheidend ist, dass sie ihren Platz bekommen und nicht immer dann auftauchen, wenn du gerade mit etwas anderem beschäftigt bist.

Bevor du deine Planung änderst

Bevor du jetzt feste Zeiten einplanst oder deinen Arbeitstag umbaust, lohnt sich ein Blick darauf, wie du im Moment tatsächlich arbeitest. Denn wenn du nicht weißt, womit deine Zeit im Alltag gefüllt ist, kannst du auch kaum sinnvoll planen.

Wenn du am Abend häufig das Gefühl hast, den ganzen Tag gearbeitet und trotzdem wenig geschafft zu haben, hilft eine ganz einfache Übung: Schreib einmal auf, was du tatsächlich alles tust. Das kannst du während des Tages machen, immer dann, wenn du etwas erledigt hast. So gehen dir auch die vielen kleinen Dinge nicht verloren. Wenn du lieber am Abend zurückblickst, funktioniert das natürlich auch.

Mach das an drei unterschiedlichen Arbeitstagen: an einem Tag ohne feste Termine, an einem Tag mit wenigen Terminen und an einem Tag, an dem viele Kundentermine eingeplant sind. So bekommst du ein viel realistischeres Bild davon, wie deine Arbeitstage tatsächlich aussehen.

Dabei geht es nicht darum, dich zu kontrollieren oder noch eine weitere Liste zu führen. Die Aufzeichnung soll dir zeigen, wo deine Zeit geblieben ist. Oft wird erst dadurch sichtbar, wie viel du tatsächlich erledigst. Gerade viele kleine Aufgaben werden im Rückblick kaum als Arbeit wahrgenommen. Und auch Dinge, die dir leichtfallen oder sogar Spaß machen, sind trotzdem Arbeit.

Nach ein paar solchen Tagen kannst du noch einen zweiten Blick auf deine Listen werfen: Was davon war wirklich wichtig? Was hat dich deinem Ziel nähergebracht? Und womit hast du dich beschäftigt, obwohl eigentlich etwas anderes dran gewesen wäre?

Denn ein voller Arbeitstag ist nicht automatisch ein guter Arbeitstag. Manchmal ist ein Tag mit weniger erledigten Punkten der bessere, weil du an dem gearbeitet hast, was für dich und dein Business gerade wirklich wichtig war.

Und plötzlich sind die Fenster wichtig

Wenn du zu Hause arbeitest, gibt es noch eine andere Art von kleinen Dingen, die sich gern in den Arbeitstag schieben. Plötzlich fällt dir auf, dass die Waschmaschine fertig ist, etwas im Haushalt erledigt werden müsste oder die Fenster erstaunlich dringend geputzt werden könnten. Ich kenne kaum eine Solopreneurin, die beim Thema Homeoffice nicht irgendwann erzählt: Am Anfang hatte ich die saubersten Fenster in der ganzen Straße. 😉

Dabei ist es überhaupt kein Problem, die Vorteile des Homeoffice zu nutzen. Ich finde es zum Beispiel angenehm, in einer Pause schnell die Waschmaschine auszuräumen. Ich muss solche Dinge nicht zwangsläufig auf den Abend oder das Wochenende verschieben, nur weil ich arbeite.

Die kleine Falle dabei ist eine andere: Gerade wenn eine Aufgabe ansteht, auf die du wenig Lust hast, wird alles andere plötzlich erstaunlich interessant. Dann sind wir oft geradezu dankbar, wenn etwas dazwischenkommt und uns für ein paar Minuten von der eigentlichen Arbeit weglockt. Im Homeoffice gibt es dafür besonders viele Möglichkeiten. Nicht weil diese Dinge wirklich wichtiger wären, sondern weil sie im Moment einfach angenehmer erscheinen als das, was eigentlich auf dem Plan steht.

Und dann sind da noch die Menschen, mit denen du zusammenlebst. Wenn du zu Hause bist, entsteht schnell der Eindruck, dass du auch verfügbar bist. Mal eben etwas fragen, kurz etwas besprechen oder dich um etwas kümmern, wirkt dann harmlos. Für deine Arbeit bedeutet es aber wieder eine Unterbrechung. Deshalb gehört zum Homeoffice auch, deutlich zu machen: Ich bin zwar zu Hause, aber ich arbeite. Nicht jede Unterbrechung ist dringend und nicht alles muss sofort geklärt werden.

Hast du heute an dem gearbeitet, was wirklich wichtig war?

Wenn du ein paar Tage lang festgehalten hast, womit du deine Zeit verbringst, wird meistens noch etwas anderes sichtbar: Nicht alles, was du erledigst, ist an diesem Tag gleich wichtig.

Ich habe selbst lange gebraucht, bis ich das wirklich verstanden habe. Irgendwann habe ich mir nicht mehr nur angeschaut, was ich alles geschafft hatte, sondern auch: Was davon bringt mich mit meinem Business weiter? Was wollte ich eigentlich erledigen? Und womit habe ich stattdessen meinen Tag gefüllt?

Natürlich müssen E-Mails beantwortet, Rechnungen geschrieben und andere kleine Dinge erledigt werden. Aber wenn du einen ganzen Tag mit Aufgaben füllst, die warten könnten, und die wichtige Aufgabe wieder liegen bleibt, war der Tag zwar voll. Er war nur nicht besonders hilfreich für das, was du erreichen wolltest.

Prioritäten bedeuten deshalb nicht, dass die anderen Aufgaben unwichtig sind. Sie helfen dir nur zu entscheiden: Was ist heute für mich wichtig und was darf später dran sein? Erst dann wird aus einem vollen Arbeitstag auch ein Arbeitstag, mit dem du am Abend zufrieden sein kannst.

Du musst nicht alles schaffen

Eine gute Planung bedeutet nicht, dass am Abend jede Aufgabe erledigt sein muss. Es wird immer Dinge geben, die heute nicht mehr dran waren. Entscheidend ist, dass du weißt, was erledigt ist und was mit dem Rest passiert.

Wenn ich am Ende meines Arbeitstages feststelle, dass etwas offen geblieben ist, suche ich dafür einen neuen Platz in meiner Planung. Dann ist es für heute trotzdem gut. Ich muss die Aufgabe nicht weiter im Kopf mit mir herumtragen und auch nicht den Feierabend damit verbringen, mir vorzuwerfen, dass ich noch etwas hätte schaffen können.

Das hat meine eigene Arbeit deutlich entspannter gemacht. Ich plane, setze Prioritäten und passe meine Planung an, wenn der Tag anders läuft als gedacht. Denn eine Planung, die nur funktioniert, wenn nichts dazwischenkommt, hilft im wirklichen Arbeitsalltag wenig. Wie du eine Planung entwickelst, die sich an deinen Alltag anpassen lässt und trotzdem verlässlich bleibt, zeige ich dir in meinem Kurs „Planen und dranbleiben“.