Ich kann mir meine eigene Telefonnummer nicht merken. Früher war das einfacher. Telefonnummern waren kürzer und irgendwie hatte man sie auch öfter im Kopf. Heute rufe ich mich selbst eher selten an und meine Handynummer brauche ich auch nicht jeden Tag. Also lief es lange so: Wenn ich meine Telefonnummer am PC irgendwo eintragen musste, nahm ich mein Telefon, suchte die Nummer heraus und tippte sie am Computer ab.

Bis mir irgendwann auffiel: Warum mache ich das eigentlich schon wieder?

Ich benutze ein Textbausteinprogramm. Also habe ich dort meine Telefonnummer hinterlegt und ihr das Kürzel „GSM“ gegeben. Drei Buchstaben, die ich mir gut merken kann und die in meinen normalen Texten kaum vorkommen. Heute tippe ich GSM und meine Telefonnummer erscheint.

Keine weltbewegende Veränderung. Aber ein „Schon wieder“ weniger. Und vor allem verschwende ich keinen Gedanken mehr daran.

„Schon wieder“ ist ein Warnsignal

Dieses „Schon wieder“ taucht im Backoffice an erstaunlich vielen Stellen auf:

• Schon wieder musst du die Rechnungen für die Buchhaltung zusammensuchen.
• Schon wieder weißt du nicht, in welchen Ordner eine Datei gehört.
• Schon wieder hat eine Aufgabe länger gedauert als geplant.
• Schon wieder suchst du eine Information, die du eigentlich ständig brauchst.
• Schon wieder formulierst du eine E-Mail, die du in ähnlicher Form schon zigmal geschrieben hast.

Beim ersten Mal ist das kein Problem. Beim zweiten Mal meistens auch noch nicht. Interessant wird es, wenn du dich dabei ertappst, dass du denkst: Warum mache ich das jetzt schon wieder so umständlich?

Dann lohnt es sich hinzuschauen. Denn was regelmäßig wiederkommt, sollte irgendwann eine Lösung bekommen, bei der du nicht jedes Mal von vorne anfangen musst.

Erst ist der Papierkram schuld

Am Anfang ist meistens die Büroarbeit schuld. Dieser blöde Papierkram. Die lästige Buchhaltung. Die Dateien, die irgendwo abgelegt werden müssen. Und dann auch noch die E-Mails.

Nur bleibt es häufig nicht dabei.

Du hast schon einmal gehört, dass es dafür einfachere Lösungen gibt. Du hattest dir beim letzten Mal sogar vorgenommen, es künftig anders zu machen. Und trotzdem suchst du wieder. Irgendwann verändert sich der Gedanke.

Aus „Diese blöde Büroarbeit“ wird: „Warum kriege ich das eigentlich nicht hin?“ Vielleicht sogar: „Ich bin einfach zu undiszipliniert.“

Und wenn du dir oft genug erzählst, dass du zu unorganisiert, zu undiszipliniert oder zu dämlich für diese Dinge bist, bleibt dieser Gedanke nicht unbedingt beim Backoffice. Irgendwann wird daraus vielleicht die Frage, ob du überhaupt in der Lage bist, dein Business vernünftig zu führen.

Dabei fehlt dir möglicherweise gar keine Disziplin. Vielleicht fehlt nur eine Lösung, die zu dir und deiner Arbeitsweise passt.

Routine darf langweilig sein

Ich höre immer wieder, dass Menschen keine Routinen mögen, weil Routinen langweilig sind. Das finde ich interessant. Wer fährt heute noch so Auto wie in der ersten Fahrstunde? Würden wir im Kölner Stadtverkehr bei jedem Schaltvorgang erst überlegen, was jetzt zu tun ist, hätten wir vermutlich ziemlich schnell ein Problem. Auch beim Zähneputzen überlegst du morgens nicht, welchen Zahn du zuerst putzt und welcher als Nächstes dran ist. Du machst es einfach.

Routinen sind Leitplanken. Und ich war schon einmal ausgesprochen froh über eine Leitplanke an einer Straße, neben der es ziemlich tief nach unten ging. Leitplanken führen und geben Sicherheit. Genau das können Routinen im Business auch.

Dabei geht es nicht darum, deine kreative Arbeit zu routinieren. Wenn du Coach bist, sollst du deine Kundinnen nicht nach Schema F coachen. Wenn du Bilder malst, darfst du kreativ sein. Bei der Buchhaltung ist Kreativität dagegen eher hinderlich.

Wenn eine Rechnung kommt und du weißt, wo du sie ablegst, musst du keine Energie für diese Entscheidung aufbringen. Du machst es einfach. Und hast deine Energie für die Dinge übrig, bei denen du sie wirklich brauchst.

Routinen sind nicht für die Ewigkeit

Trotzdem wirst du die „Schon wieder“-Momente nie vollständig aus deinem Business verbannen. Das musst du auch nicht. Dein Business verändert sich. Deine Arbeitsweise verändert sich. Aufgaben kommen dazu, andere verschwinden. Und eine Routine, die vor drei Jahren wunderbar funktioniert hat, kann heute völlig überflüssig sein. Früher brauchte ich beispielsweise kaum Textbausteine für meine E-Mails, weil ich viel weniger E-Mails geschrieben habe. Heute sieht das anders aus.

Deshalb darf eine Routine irgendwann verändert werden oder ganz verschwinden. Das Ziel ist nicht, dein Backoffice einmal perfekt einzurichten und anschließend für die nächsten zwanzig Jahre nichts mehr daran zu ändern. Das Ziel ist, aufmerksam zu werden, wenn du wieder denkst: Ach, schon wieder. Denn dieser Gedanke kann ein ziemlich guter Hinweis darauf sein, dass etwas einfacher gehen könnte.

Selbstständig heißt nicht allwissend

Manchmal ist die Lösung so simpel wie mein Kürzel GSM. Bei einem klar umrissenen Problem findest du vielleicht einen Tipp, probierst ihn aus und stellst fest: Das funktioniert für mich. Aber manchmal weißt du zwar sehr deutlich, was dich immer wieder nervt, hast aber keine Ahnung, wie du es sinnvoll ändern kannst. Dann hilft auch der fünfte Tipp aus dem Internet nicht unbedingt weiter. Denn der kennt weder deine Arbeitsweise noch dein Business.

Und trotzdem hält sich hartnäckig der Gedanke: Wenn ich selbstständig bin, müsste ich das doch selbst hinkriegen. Warum eigentlich? Du bist Expertin für dein Kerngeschäft. Das bedeutet nicht, dass du gleichzeitig Expertin für Buchhaltung, Ablage, Aufgabenplanung, E-Mail-Organisation und alle anderen Dinge sein musst, die im Hintergrund deines Business anfallen.

Sich dafür Unterstützung zu holen, ist kein Versagen. Es kann ausgesprochen unternehmerisch sein, nicht stundenlang selbst nach einer Lösung zu suchen, wenn jemand anderes mit dir viel schneller herausfinden kann, was für dich funktioniert.

Wenn du in deinem Backoffice gerade ein hartnäckiges „Schon wieder“ hast, können wir in einem unverbindlichen Kennenlerngespräch darüber sprechen. Wir schauen, woran es liegt und ob ich dir dabei helfen kann. Und wenn nicht, kann das Ergebnis des Gesprächs genauso gut sein, dass du weißt, wo du stattdessen weitersuchen kannst.

Denn „schon wieder“ gehört zum Business. Aber es muss nicht bedeuten, dass du dich schon wieder ärgerst, schon wieder suchst und dich anschließend schon wieder fragst, warum du das eigentlich nicht besser hinbekommst.