Im letzten Blogbeitrag ging es ja schon um das Thema „Unvorhergesehenes passiert“ und wenn es dein Thema ist, dann hat dir der SOS-Tipp sicher schon mal geholfen.
Wenn du gerade den Eindruck hast, dass alles schiefläuft, dann hilft es, die wichtigsten Aufgabengebiete und die wichtigsten Aufgaben daraus als erstes zu erledigen. Aber das löst nicht das Problem.
Um das Problem zu lösen, muss man es erst genauer analysieren. Wir nehmen das Thema „Zeit“ nicht linear war. Manchmal vergeht sie schnell und manchmal zieht sie sich wie Gummi. Du kennst das sicher auch, dass Du bei Arbeiten, die du gerne machst, im wahrsten Sinn des Wortes die Zeit vergisst. Und bei ungeliebten Aufgaben, hast du das Gefühl schon stundenlang dranzusitzen.
Und auf der anderen Seite prägen sich Störungen viel stärker ein als ein geplanter Ablauf. Wir nehmen es einfach deutlicher wahr, wenn uns etwas stört. So bleiben Zugverspätungen einfach deutlicher in Erinnerung als pünktliche Züge.
Dokumentiere deine Beobachtung
Um nun einen objektiven Blick auf die Tage zu haben, genügt es sich zu beobachten und die Zeit zu dokumentieren. Wenn deine Wochen überwiegend gleich ablaufen, genügt schon eine Woche, aber ich empfehle es mal vier Wochen zu machen.
Dazu brauchst du gar nicht viel: einen einfachen Kalender mit Zeiteinteilung oder du lädst die die Vorlage oben als Excel-Mappe und unten als PDF herunter. Dann hast du einen guten Überblick über die vier Wochen. Am einfachsten ist es, wenn du das Blatt oder den Kalender an einen Zentralen Platz legst und einfach ausfüllst. Das ist der geringste Aufwand.
Zum Ausfüllen brauchst du 3 verschiedenfarbige Stifte:
- es lief alles wie geplant
Alles paletti, du hast es so geplant und gemacht - es ist etwas Unvorhergesehenes dazwischen gekommen
Das passiert auch manchmal. Du hast einfach nicht daran gedacht, das einzuplanen. Sei es einen Termin, den du übersehen hast oder eine Aufgabe, die du machen musst. Du hattest es nicht auf dem Schirm und dann fällt es dir unerwartet vor die Füße. - es ist etwas Unvorhersehbares dazwischen gekommen
Dann gibt es selbstverständlich noch die Dinge, die völlig Unvorhersehbar sind, aber trotzdem passieren.
Mache zu Beginn des Termins oder der Ausgabe einen Querstrich und wenn du fertig bist ziehe eine Linie bis zur Endzeit und wieder einen Querstrich. Du kannst auch die Kästchen ausfüllen.
Beobachte, wie die Katze auf dem Foto. Meine Katze kann stundenlang am Fenster sitzen und nach draußen schauen. Sie beobachtet, was auf der Straße vor sich geht, ohne irgendeine Reaktion zu zeigen.
Es geht dabei nicht darum, zu beurteilen, was du gut oder schlecht machst oder was du verbessern kannst.
Mit dieser Beobachtung legst du den Grundstein für deine Zeitplanung.
Karsten Paulick hat Katze fotografiert, vielen Dank!