Ja, ich weiß, „Ordnung“ wird bestimmt nie zum sexiest Wort gekürt und es klingt auch so gar nicht nach Abenteuer und Freiheit. Aber ich komme schon wieder damit um die Ecke, weil es in deinem Herzensbusiness wichtig ist.
Bei vielen meiner Kundinnen sehe ich einen Desktop, der völlig ungeordnet und dazu auch noch mega unübersichtlich ist. Da werden schnell mal irgendwelche Dateien mit zum Teil obskuren Namen abgespeichert, die dann völlig zusammenhanglos den Desktop bevölkern.
Man kann durchaus so arbeiten, aber es hat zwei Nachteile:
Meistens werden bei einer Datensicherung nur die Ordner Dokumente, Bilder und Videos gesichert. Du hast sicher bemerkt, dass das Word „Desktop“ in der Aufzählung nicht vorkam. Das bedeutet, du sicherst diese Daten nicht. Diesen Nachteil stellt man dann meist auch erst fest, wenn man die Sicherung braucht. Ist zum Glück nicht so oft der Fall und dann vielleicht auch nicht so schlimm.
Das zweite ist aber durchaus schwerwiegend. In den meisten Fällen wissen meine Kundinnen überhaupt nicht mehr, was da so alles gespeichert ist, und können sich unter vielen Dateinamen nicht mal vorstellen, was sich dahinter verbirgt. Und genau deshalb ist es so wichtig, in der elektronischen Ablage Ordnung zu halten.
Dafür braucht man auch nur 2 Routinen. Ich weiß, schon wieder so ein unschönes Wort und ich ergänze es noch mit Disziplin. Aber das lohnt sich wirklich.
Der Weg aus dem Chaos
Als erstes legst Du fest, wie du Dateien benennst. Egal unter welchen Namen du etwas herunterlädst oder zugeschickt bekommst, wenn es in deinem Computer gespeichert wird, bekommt es deinen Namen; und die Dateien, die du erstellt sowieso. Dieser Name muss zwei Kriterien erfüllen. Es muss eindeutig sein und du musst an ihm erkennen, um was es sich handelt. Ich empfehle auch immer das Datum in amerikanischer Form einzubeziehen. Dann weißt du nicht nur was es ist, sondern auch von wann.
Das zweite ist eine für dich passende Ordnerstruktur. Denn wenn alles einen Platz hat, dann kannst du es auch ohne großen Aufwand immer gleich dort ablegen.
Ein schöner Nebeneffekt dieser Ordnerstruktur ist, dass du damit auch deinem Business Struktur gibst. Es ist nicht mehr ein undefinierter Wust von Aufgaben und Unterlagen. Du fasst das zusammen, was für Dich zusammengehört. Und du kannst auch wieder deinen schönen Desktop-Hintergrund genießen.
Wenn du dir diese beiden Routinen – Namen und Plätze für die Dateien – angewöhnst und immer machst, dann hat das Chaos in deinem Computer ein Ende. Ich verspreche dir, mit der Zeit wird es dir so in Fleisch und Blut übergehen, dass du gar nicht mehr anders kannst.
Und wenn du jetzt denkst, wie soll ich das schaffen, dann buche einfach einen OFFICE POWER Workshop Day. Danach hast du die Ordnerstruktur und die Benennung von Dateien festgelegt und kannst das Chaos leicht besiegen.
PS.: Die schöne Treppe hat Michelle Raponi fotografiert. Vielen Dank!
PSS.: Wenn du zu Perfektionismus neigst, dann lies diesen Beitrag, bevor du anfängst.