Wie oft hast du dich schon gefragt, ob die lästige Büroarbeit in deinem Business eigentlich Spaß machen sollte? Wenn du zu denen gehörst, die sich lieber auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und den Backoffice-Kram gerne auslagern würden, dann bist du hier genau richtig.

Stell dir einmal vor, du könntest all die mühsame Büroarbeit einfach jemand anderem überlassen. Würde das nicht großartig sein? Die meisten meiner Kunden würden wahrscheinlich laut „Ja!“ rufen. Aber hier liegt das große Problem: Wie finde ich die richtige Unterstützung für mein Business?

1. Möglichkeit

Wenn du deine Büroarbeit delegieren möchtest, gibt es eine einfache Möglichkeit: Du kannst eine erfahrene Assistenzkraft für die Geschäftsleitung engagieren. Diese Person kann das gesamte Backoffice von A bis Z managen, angefangen bei Angeboten bis hin zu Zahlungserinnerungen. Sie behält den Überblick über deine Termine und kümmert sich um die Organisation deiner Reisen, wenn du nicht alles online erledigst. Eine solche Assistenzkraft übernimmt im Grunde alles, was in deinem
Backoffice anfällt. Klingt wunderbar, oder?

Ich selbst habe viele Jahre als Assistenzkraft für die Geschäftsleitung gearbeitet und es gerne getan. Die meisten Menschen, die ich kenne, finden diese Tätigkeit ebenfalls spannend, da sie sehr abwechslungsreich ist. Doch die Dienste einer erfahrenen Assistenzkraft haben ihren Preis, und sie verdienen mehr als nur 12,80 € pro Stunde. Ihr Know-how und ihre Fähigkeiten sind ihren Lohn wert. Aber es gibt auch kostengünstigere Optionen, über die ich dir gleich mehr erzählen werde.

So nicht

An eine Sekretärin kann man viel Büroarbeit delegieren

Ein besonders drastisches Beispiel: Eine meiner Kundinnen dachte, dass ein bisschen Büroarbeit von einer studentischen Aushilfskraft erledigt werden könnte. Diese Aushilfskraft verbrachte jedoch die meiste Zeit damit, mit Werbeanrufern ausgiebige Gespräche zu führen. Sie schrieb Rechnungen falsch und verfasste Mahnungen, die den Kunden den Krieg erklärten. Das war natürlich nicht das, was meine Kundin erwartet hatte. Aber was hat gefehlt? Die richtige Kommunikation und klare Anweisungen.

Deine Vorarbeit

Wenn du jemanden einstellst, um Aufgaben für dich zu erledigen, musst du genau festlegen, was gemacht werden soll und wie es gemacht werden soll. Du solltest alle Aufgaben, die in deinem Backoffice anfallen, beschreiben, einschließlich der Details, wie du sie erledigt haben möchtest. Notiere auch, wie viel Zeit du für jede Aufgabe benötigst und wie oft sie erledigt werden muss. Diese Informationen sind entscheidend, um Aufgaben erfolgreich zu delegieren.

Wenn du diese Informationen in einem Arbeitsbuch oder einem „Was-und-wie-Buch“ festhältst, kannst du sie leicht an andere weitergeben. Du weißt genau, wie du möchtest, dass die Aufgaben in deinem Business erledigt werden. Wenn du jemanden einstellst, sollte diese Person in der Lage sein, die Aufgaben genauso effizient auszuführen und im besten Fall sogar schneller.

Die Vorarbeit, Aufgaben zu delegieren, mag zwar zunächst aufwendig sein, aber sie lohnt sich. Und der Nebeneffekt ist, dass du selbst ein besseres Verständnis dafür bekommst, welche Aufgaben in deinem Business erledigt werden müssen und wie sie erledigt werden sollen. Du vermeidest das Ratenge, wie ich es früher oft hatte: „Wie habe ich das letztes Jahr gemacht? An welche Adresse musste das? Welche Schritte waren notwendig?“

Indem du einfach in dein Arbeitsbuch oder deine digitalen Notizen schaust, findest du schnell die Antworten auf diese Fragen. Du kannst Aufgaben klar definieren und anderen übertragen.

Und nun?

Und wenn du jetzt nicht genau weißt wie soll ich denn was anstellen? Was ist denn ein gutes Format dafür was was schreib ich denn dahin und wie mach ich das? Also erstens, mal musst du dich jetzt nicht hinsetzen und das alles auf einmal aufschreiben, du kannst jeweils, wenn du eine Aufgabe machst, das aufschreiben und dann ist gut, und wenn du noch etwas mehr dazu wissen musst, dann melde dich einfach bei mir. Gemeinsam finden wir den Weg, der zu dir passt und der für dich gangbar ist und der dann auch ganz einfach ist, denn vielleicht, nur so ganz vielleicht, machst du auch viel mehr, als eigentlich notwendig ist.

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