Stell dir vor, wie es wäre, wenn du am Ende eines jeden Tages zufrieden und entspannt zurückblicken könntest, weil du genau das geschafft hast, was du dir vorgenommen hast. Deine wichtigsten Aufgaben sind erledigt, und du hast sogar noch Zeit für dich selbst – vielleicht um ein Buch zu lesen, mit den Kindern zu spielen oder einfach mal durchzuatmen. Mit einem gut strukturierten Plan erreichst du genau dieses Ziel: mehr erledigen in weniger Zeit und trotzdem Raum für Pausen und Unvorhergesehenes.
Um dieses ideale Szenario zu verwirklichen, ist es wichtig, typische Planungsfehler zu vermeiden. Hier sind die häufigsten Fehler und wie du sie umgehst.
1. Sich zu viel vornehmen
Oft unterschätzen wir, wie viel Zeit unsere Aufgaben tatsächlich in Anspruch nehmen. Sei es die Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen oder die Fahrtzeiten – all das frisst mehr Zeit, als wir denken. Manchmal funktioniert bei einer Zoom-Sitzung die Technik nicht, und das kostet dich zusätzliche Zeit und Nerven.
Meine Tipps: Wende die 1-3-5-Regel an: eine große Aufgabe, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben pro Tag. Und wenn du die dann erledigt hast und hast noch Zeit, dann ist ja gut, denn deine To-Do-Liste ist bestimmt noch nicht leer. Dann kannst du noch irgendwas anderes machen. Aber es gibt ja das Gefühl, dass du das geschafft hast, was du dir vorgenommen hast. Und du musst ja auch nicht 24/7 arbeiten. Vielleicht wenn du das alles geschafft hast, denkst du dir, jetzt habe ich noch Zeit, mal ein schönes Buch zu lesen oder mal mit den Kindern zu spielen oder mal dies oder mal das für mich zu tun.
Oder du machst es so wie ich. Ich weiß, was an dem Tag meine drei wichtigsten Dinge sind, die ich erledigen muss. Welche Aufgaben sind wirklich wichtig heute? Und wenn ich die erledigt habe, dann ist es gut, dann habe ich mein Tagesziel erreicht und ganz oft habe ich dann natürlich noch einige andere Aufgaben auf dem Plan stehen. Aber die drei wichtigsten sind erledigt und die anderen können erledigt werden. Sie müssen jetzt nicht, gerade heute. Dabei soll ich natürlich aufpassen, dass sie nicht irgendwann so dringend werden, dass sie gemacht werden müssen.
Experimentiere einfach mal ein bisschen. Dabei ist es wichtig, die Zeiten zu messen, die du wirklich gebraucht hast. Damit lernst du realistischer zu planen, weil du immer wieder die geplante mit der gebrauchten Zeit vergleichen kannst.
2. Keine Pausen einplanen
Gerade Solopreneurinnen neigen dazu, Pausen zu vergessen. Pausen sind im Arbeitsalltag genauso wichtig wie in der Musik – ohne sie wird das Ganze grauslich. Auch ich kenne das: „Das schaffe ich noch schnell.“ Doch das Ergebnis wird nicht besser, wenn wir müde und unkonzentriert arbeiten. Pausen sind wichtig für dich und für deine Arbeit.
Mein Tipp: Plane Pausen fest ein. Ich nutze die Pomodoro-Methode: 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause – nach vier Durchgängen eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Bei vielen kurzen Aufgaben mache ich nach jeder eine Pause. Das hilft, frisch und konzentriert zu bleiben.
Es gibt viele Möglichkeiten: Atemübungen, ein Glas Wasser trinken, einfach die Dinge, die mal ganz kurz ablenken. Und ich gestehe, ich mache dann auch manchmal gerne ein Spiel auf dem Handy, denn dann muss ich mich mal auf was ganz anderes konzentrieren und kann dann mit frischem Blick wieder an die Arbeit zurückgehen.
3 Multitasking
Viele glauben, Frauen seien multitasking-fähig. Doch inzwischen ist klar: Multitasking funktioniert nicht. Wenn wir versuchen, mehrere Dinge gleichzeitig zu machen, wird nichts richtig gemacht. Konzentriere dich auf eine Aufgabe und erledige sie, bevor du zur nächsten übergehst.
Mein Tipp: Teile dir Zeitblöcke ein und bleib bei einer Aufgabe. Als ich mit dieser Methode angefangen habe, da kamen ganz viele Gedanken an alles Mögliche. Dafür habe ich einen ganz einfachen Trick. Auf meinem Schreibtisch liegt immer ein Notizblock und ein Stift ist sowieso da.
Der Notizblock ist dafür da, dass ich mir die Sachen, die mir gerade einfallen, aufschreibe und ad acta lege. Und schon bin ich wieder bei meinem Thema, bei dem ich jetzt sein will. Unser Gehirn gewöhnt sich daran, so zu arbeiten.
Meine Zeitplanung
Ich habe jahrelang verschiedene Zeitplanbücher ausprobiert, aber sie waren nie auf die Arbeit als Solopreneurin im Homeoffice zugeschnitten. Oft fühlte ich mich wie ein Sklave meiner Zeitplanung. Dann habe ich meinen eigenen Weg gefunden, der für Solopreneurinnen geeignet ist. Seit Jahren arbeite ich nach einem ganz einfachen Plan, der speziell für Solopreneurinnen oder Selbstständige mit einem kleinen Team geeignet ist.
Meine Vorlage ist schnell erstellt und gibt dir abends das Gefühl, dass du deine Ziele erreicht hast. Du kannst sie für nur 7,00 Euro kaufen.
Mit einem guten Plan wird alles besser. Ich hoffe, dass diese Tipps dir helfen, deinen Arbeitsalltag als Solopreneurin besser zu gestalten. Viel Erfolg bei deiner Planung!
Vielen Dank an Denny Franzkowiak für die schöne Sanduhr.