Effizientes Arbeiten, das wünschen wir uns doch alle. Für mich ist Ordnung dabei ein echter Gamechanger. Ja, ich weiß, das klingt vielleicht nicht mega spannend, aber glaub mir, es macht den Arbeitsalltag so viel leichter.
Stell dir vor, du hast alles an seinem Platz, weißt genau, was du zu erledigen hast, und hast nicht ständig dieses Gefühl im Hinterkopf, dass du irgendwas vergessen hast. Denn mal ehrlich, die meiste Arbeit machen wir uns doch im Kopf. Wir denken mehr über Aufgaben nach, als wir sie tatsächlich erledigen.
Ordnung im Digitalen
Deshalb geht’s heute darum, warum Ordnung im digitalen Arbeitsleben so wichtig ist. Vor allem im digitalen Chaos ist es so leicht, den Überblick zu verlieren. Manchmal habe ich das Gefühl, mein ganzes Leben spielt sich nur noch digital ab. Wenn der Computer aus ist, ist alles vorbei, oder? Auf der einen Seite ist das ganz praktisch, weil mein Schreibtisch ziemlich aufgeräumt ist. Das Chaos ist einfach ins Digitale gewandert.
Ordnung auf dem Desktop
Was mich und viele meiner Kundinnen mega nervt, ist der Desktop. Da landet irgendwie alles drauf, und dann ist es eine echte Schatzsuche, wenn man was Bestimmtes sucht. Dabei ist es wichtig, dass wir wissen, was auf unserem Desktop rumliegt, genau wie auf unserem Schreibtisch. Auch wenn es von außen vielleicht wie ein heilloses Durcheinander aussieht, hat es doch eine innere Ordnung. Und genau die können wir auch auf unseren Desktop übertragen.
Du kannst dir deinen Hintergrund mit einem Bild in verschiedene Bereiche einteilen und dort ablegen, was dazu gehört. Oder noch besser, du lässt gar nichts auf dem Desktop liegen. Ich persönlich habe aber gerne ein paar Sachen griffbereit, natürlich schön ordentlich in Ordnern sortiert. Das ist wichtig, denn wenn ich meinen Computer anschalte, will ich nicht gleich von Chaos begrüßt werden, sondern von einer motivierenden Arbeitsumgebung.
E-Mail-Management leicht gemacht
Und dann wäre da noch das E-Mail-Management. Klingt erstmal sperrig, oder? Aber es geht darum, die E-Mails so zu organisieren, dass man nicht ständig abgelenkt wird und weiß, was wirklich wichtig ist. Dafür haben eigentlich alle E-Mail-Programme Ordner. Ich weiß nicht, ob alle, aber viele haben auch die Möglichkeit, Regeln zu erstellen. Damit siehst du sofort, wenn was Neues reinkommt, was wichtig ist und was nicht.
Newsletter zum Beispiel finde ich super, aber die lese ich nicht, wenn ich gerade total im Arbeitsmodus bin. Die landen bei mir automatisch in einem separaten Ordner, und wenn ich eine Pause mache, schaue ich rein. So bleibt der Posteingang übersichtlich und ich kann mich auf das konzentrieren, was gerade wirklich wichtig ist.
Und noch ein Tipp: Wenn du mit jemandem mehrere Dinge besprechen musst, schreib sie nicht alle in eine E-Mail. Ein Gedanke, eine Aufgabe, fertig. Wie oft passiert es, dass du auf eine Antwort wartest, aber da sind noch zwei andere Fragen dabei, und du kommst einfach nicht dazu, zu antworten. Also halt’s simpel, das spart Zeit und Nerven.
Aufgaben- und Zeitplanung
Was auch zu effizientem Arbeiten gehört? Aufgaben- und Zeitplanung. Klingt banal, aber wenn du weißt, was du zu tun hast und wie viel Zeit es dauert, bist du schon auf einem guten Weg. Du musst jetzt nicht stundenlang über Aufgaben grübeln. Schreib einfach auf, was du machst, und halt die Zeit fest. So füllt sich deine Aufgabenliste von allein, und du vergisst nichts mehr.
Ich zum Beispiel hab am Anfang Mai immer Steuererklärungen auf dem Plan. Muss ich mir nicht merken, das poppt einfach auf, wenn es soweit ist. Das nimmt mir mega viel Stress, weil ich nicht ständig im Hinterkopf haben muss, was ich noch erledigen muss.
Du kannst alles ändern
Und weißt du was das Beste ist? In der digitalen Welt ist nichts in Stein gemeißelt. Du kannst alles jederzeit ändern. Probier einfach aus, was für dich funktioniert, und optimiere es kontinuierlich. Denn unsere Arbeitsumgebung ändert sich ständig, und du musst flexibel bleiben, um erfolgreich zu sein.
Wenn du jetzt denkst, okay, das klingt gut, aber wie fang ich an? Dann lass uns miteinander reden! Vereinbare einfach ein kurzes Gespräch mit mir. Dabei finden wir heraus, wie dein Traum von der Ordnung im digitallen Office wahr werden kann.
Fast hätte ich es vergessen
Ach ja, und noch was: das Notizmanagement. Es gibt Apps dafür, aber ich bleib gerne oldschool und schreib meine Notizen auf Papier. Hauptsache, ich weiß, wo sie sind und was wichtig ist. Aus Notizen werden bei mir schnell Trello-Cards, und einfache Gedanken werden zu konkreten Aufgaben. Einfach, aber effektiv.
Vielen Dank Peggy und Marco für das passende Bild.