Wiedervorlage mit Trello und Outlook
Vor einigen Wochen habe ich über meine To-Do-Liste mit Trello geschrieben. Dabei bin ich auch kurz auf die Outlook-Erweiterung eingegangen. Heute soll es darum gehen, wie ich damit meine Wiedervorlage organisiere.
Ich kenne noch die Zeit, als ich die Wiedervorlage in einer Mappe mit 31 Fächern geführt habe. Jedes Schriftstück wurde zunächst mit einem Wiedervorlagedatum versehen und dann in das entsprechende Fach gelegt. Mitunter wurde die Mappe sehr dick.
Dann bin ich auf eine Hängeregister-Wiedervorlage umgestiegen. Diese bestand aus 43 Mappen. Für jeden Tag und jeden Monat je eine. Aber das Procedere blieb das gleiche. Wiedervorlagedatum auf das Schriftstück schreiben und entweder direkt in die Tagesmappe oder in die Monatsmappe legen.
Das ging wirklich jahrelang sehr gut. Nur dann kamen die meisten „Schriftstücke“ nicht mehr auf Papier mit der Post an. Sie landeten in meinem E-Mailposteingang und irgendwann wurde das Ausdrucken zu aufwändig. Bis ich die Trello-Erweiterung für Outlook kennengelernt habe, habe ich aus E-Mails Aufgaben gemacht und so die Wiedervorlage in Outlook verwaltet.
Mit der Outlookerweiterung kam für mich die große Verbesserung. Denn ich hatte zum einen Aufgaben in Trello und die Wiedervorlage in Outlook. Und jetzt habe ich beides zusammen und brauche nur noch in Trello nachzuschauen, was zu tun ist.
So einfach kommt eine E-Mail
in die Wiedervorlage
In Trello habe ich den Vorteil, dass ich mir einzelne Aufgaben auf Wiedervorlage legen kann, d. h. ich lege das Datum fest und schon ist alles erledigt – bis auf die Aufgabe. Und alles was per E-Mail reinkommt, verwandele ich in eine Trello-Karte. Ich lege Board und Liste fest. Als Titel ist der Betreff der E-Mail eingestellt, aber das kann ich bei Bedarf auch ändern. Dann folgt der Inhalt der E-Mail als Beschreibung. Ich kann ein Fälligkeitsdatum mit Zeit festlegen und dann noch entscheiden, ob die Anhänge auch in die Karte sollen. Und wenn ich den grünen Bouton anklicke, habe ich eine Trello-Karte am richtigen Ort gespeichert. Und die E-Mail wandert aus dem Posteingang in den richtigen Ablageordner.
Für mich ist das eine große Vereinfachung der Wiedervorlage. Ich habe auch immer nur das aktuelle im Blick und stöhne nicht schon drei Wochen vorher über die viele Arbeit 😊