Routinen haben keinen guten Ruf. Wenn eine Arbeit nur noch Routine ist, dann ist sie laaangweilig, aber genau das kann ein Vorteil sein. Wir können Dinge tun, ohne nachzudenken und ohne uns anzustrengen. Würde das ganze Leben daraus bestehen, wäre das entsetzlich, aber dass ein großer Teil unseres Lebens aus Routinen besteht, macht es uns erst möglich über interessante Dinge nachzudenken.
Was sind Routinen
Routinen sind Handlungen, die durch Wiederholungen zur Gewohnheit geworden sind (laut Wikipedia). Diese Gewohnheiten wiederum sind Reaktionsabläufe des Denkens und/oder Handelns (laut meinem Psychologie-Duden). Bestimmte Situationen führen so zu einem bestimmten Verhalten. Wenn Sie eine Tür sehen, müssen Sie nicht darüber nachdenken, wie sie wohl aufgeht. Sie können geistig weiterhin mit anderen Dingen beschäftigt sein, während Ihre Hand die Klinke nach unten drückt, um die Tür zu öffnen. Das ist das wunderbare an Routinen, Sie müssen nicht darüber nachdenken und sich nicht anstrengen.
Und wenn Sie jetzt an Ihre Buchführung/Ablage/Schreibtisch aufräumen/etc. denken?
Sind das schon Routinen, die Sie zu gegebener Zeit durchführen, wie Sie morgens aus dem Bett aufstehen oder Türen öffnen?
Welche Routinen brauchen Sie
Wie viele sich wiederholende Aufgaben haben Sie in Ihrem Backoffice? Wäre es nicht schön, wenn Sie diese wie nebenbei erledigen würden, ohne sich jedesmal wieder dazu aufzuraffen oder immer wieder neu zu überlegen, wie Sie nun vorgehen werden?
Sie merken daran schon, es gibt zwei Arten von Routinen, die wir im Backoffice brauchen. Die einen könnte man „Abfolge-Routinen“ nennen. Dazu gehört zum Beispiel: Was packe ich in meine Tasche, wenn ich morgen ein Seminar/Kundengespräch/etc. habe?
Hier helfen Checklisten immer wieder die gleichen (richtigen) Dinge einzupacken. Und wenn Sie das immer wieder wiederholen, entsteht eine Gewohnheit, mit der Sie abends oder morgens (ohne richtig wach zu sein) alles einpacken, was Sie brauchen.
Bei den anderen Routinen geht es eher darum, Dinge überhaupt zu tun, wie zum Beispiel sich wöchentlich um die Ablage, täglich um den aufgeräumten Schreibtisch und jährlich um was-auch-immer zu kümmern. Ich nenne Sie mal „Zahnputz-Routine“. Auch beim Zähneputzen müssen Sie sich nicht für die einzelne Handlung entscheiden. Sie müssen sich nicht fragen, ob das nun eine interessante Tätigkeit ist oder ob Sie Zeit dafür haben und ob jetzt überhaupt der richtige Augenblick dafür ist – Sie tun es einfach regelmäßig. Sie ahnen es wohl schon, ich will Sie dazu motivieren aus den ungeliebten, stets aufgeschobenen Aufgaben Routinen zu machen. Damit haben Sie gleich zwei Vorteile:
- Es wird getan (und das lässt Sie besser schlafen und besser arbeiten)
- Es wird Ihnen mit der Zeit immer leichter fallen.
Also, auf zu mehr Routinen im Office-Alltag 🙂
PS: Danke an icatana56 für das sommerlich südliche Türbild.