Am liebsten möchten wir doch alle ganz effizient arbeiten – ohne ständige Unterbrechungen, ohne Verzögerungen und ohne ständiges Hin und Her. Es soll einfach laufen, unser Business. Mir geht es da genauso. Ich bin selbst Solopreneurin und mache vieles alleine. Deshalb habe ich mir für viele Aufgaben einen Workflow eingerichtet.
Vielleicht nennst du es anders: Arbeitsablauf, Aufgabenliste – letztlich geht es darum, wie etwas am besten gelöst wird. Es soll einfach sein, klar und leicht. Für meine Videoproduktion habe ich zum Beispiel einen Workflow. Ich weiß genau, was ich zuerst machen muss und was danach kommt, bis das Ergebnis steht.
Was ein Workflow bringt
Jetzt könnte man meinen, ich habe das alles schon so oft gemacht, ich könnte es im Schlaf. Aber wenn ich mal „einfach so“ loslege, merke ich oft, dass ich etwas vergessen habe. Dann muss ich zurückgehen und den Fehler korrigieren. Das ist der Grund, warum Workflows so sinnvoll sind: Eine festgelegte Abfolge von Aufgaben, die idealerweise immer gleich abläuft. Das macht es zur Routine, und du musst nicht jedes Mal überlegen, was als nächstes kommt. So kommt Struktur in deinen Alltag.
Workflows brauchst du vor allem für Aufgaben, die aus vielen Details bestehen. Nehmen wir meine Bankgeschäfte: Kontoauszüge abholen, Überweisungen ausführen, Rechnungen prüfen – das mache ich jede Woche und brauche dafür keinen Workflow. Aber wenn ich einen Kurs erstelle, sieht das anders aus. Da gibt es viele kleine Schritte zwischen der Idee und dem fertigen Produkt. In solchen Fällen ist ein Workflow Gold wert.
Für meine Kursproduktion ist ein Workflow besonders hilfreich. Ich erstelle Videos, Workbooks und vieles mehr. All diese Schritte müssen in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden. Wenn ich mir einen guten Workflow aufsetze und immer wieder anpasse, fällt mir nicht plötzlich auf, dass ich am Anfang etwas vergessen habe.
Wie du deinen Workflow erstellst
Frag dich also: Welche Aufgaben wiederholen sich in deinem Alltag? Und welche davon kannst du sinnvoll zusammenfassen? Ein gutes Beispiel ist mein Montagmorgen. Da setze ich mich immer hin, um Backoffice-Aufgaben zu erledigen. Wenn ich die Aufgaben jeden Montag in derselben Reihenfolge erledige, brauche ich vielleicht keinen Workflow mehr. Aber nach dem Urlaub schaue ich oft noch mal rein, um sicherzugehen, dass ich nichts vergessen habe.
Vorteile eines durchdachten Workflows
Ein klarer Workflow spart dir Zeit und Stress. Anstatt ständig zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, bist du fokussiert und erledigst alles Schritt für Schritt. Du kannst deinen Workflow mit Tools wie Mindmaps oder Projektmanagement-Apps erstellen, die dir helfen, flexibel zu bleiben. Wichtig ist, dass du alles aufschreibst und die Reihenfolge festlegst, in der du die Aufgaben am besten erledigst.
Ein Workflow ist nicht in Stein gemeißelt. Wenn du merkst, dass etwas nicht funktioniert, kannst du ihn jederzeit anpassen. Ich habe zum Beispiel festgestellt, dass es für mich besser ist, zuerst das Workbook zu erstellen und dann die Videos zu drehen. So merke ich viel schneller, ob etwas nicht logisch aufeinander aufbaut. Diese Flexibilität ist ein großer Vorteil von Workflows.
Mit einem durchdachten Workflow hast du eine klare Arbeitsstruktur, die dir Zeit und Stress spart. Viele meiner Kundinnen sind gestresst, weil sie ständig zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her springen. Ein Workflow hilft dabei, fokussiert zu bleiben. Sollte dir zwischendurch etwas einfallen, kannst du es einfach auf einen Block schreiben und weiterarbeiten.
Starte deinen ersten Workflow
Nimm dir eine wiederkehrende Aufgabe vor und erstelle dafür einen Workflow. Setze ihn eine Weile um und optimiere ihn, wenn nötig. Aber bitte nicht alle Aufgaben auf einmal in Workflows packen – fang klein an und passe alles nach und nach an. Du wirst schnell merken, wie viel strukturierter und entspannter dein Arbeitsalltag wird.
Vielen Dank an Gerd Altmann für die passenden Zahnräder.