Normalerweise plädiere ich dafür Briefe und E-Mails möglichst kurz zu halten, aber letzte Woche habe ich gesehen: Es gibt auch ein zu kurz. Deshalb will ich meinen Standard-Ratschlag differenzieren:
Fassen Sie sich kurz:
- Verwenden Sie möglichst treffende Bezeichnungen.
- Verwenden Sie Verben, wenn es um Tätigkeiten geht und vermeiden Sie Substantivierungen.
- Gehen Sie sparsam mit Konjunktiven und anderen umständlichen Formulierungen um
- Kündigen Sie das, was Sie sagen wollen nicht an (Nicht: „Deshalb möchte ich Sie fragen, ob es eventuell möglich wäre in den nächsten Tagen zu telefonieren.“ Sondern: „Können wir morgen telefonieren? Wann haben Sie Zeit?“)
- Werden Sie konkret.
Vergessen Sie die Beziehungsebene nicht:
- Eine Begrüßung verlängert zwar den Text, führt aber auch dazu, dass sich der Gesprächspartner angesprochen fühlt.
- Ein Dank ist nie zu viel.
- Bei heiklen Themen, kann ein Konjunktiv helfen.
- Bitten sind angenehmer als Forderungen.
- Niemand muss etwas für Sie tun (Nicht: „Dafür müssen Sie mir folgende Unterlagen schicken“ Sondern: „Um das für Sie zu erledigen, brauche ich von Ihnen“)
- Dazu gehört auch: Schreiben Sie aus Ihrer Perspektive.
- Und zum Schluss ein (ausgeschriebener) Gruß – denn einem netten Menschen antwortet man gerne.
Haben Sie Beispiele für das eine oder andere Extrem?
Dann freue ich mich über eine (kurze) Mail oder ein Kommentar.