Ich habe einmal anderthalb Tage in einer PowerPoint-Schulung verbracht. Wir lernten, wie man Audioeffekte einbaut, eine Kasse klingeln lässt, Übergänge zwischen Folien gestaltet und welche weiteren Effekte PowerPoint bietet.
Das war durchaus interessant, und manche dieser Möglichkeiten waren auch nützlich. Nur hatte es mit meiner täglichen Arbeit wenig zu tun.
Ich musste damals regelmäßig Präsentationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenstellen. Verschiedene PowerPoint-Dateien und Texte sollten zu einer einheitlichen Präsentation werden, mit passenden Formatierungen und einem vernünftigen Gesamtbild. Ausgerechnet das hatte ich in der Schulung nicht gelernt.
Ich wusste anschließend viel mehr über PowerPoint und seine Möglichkeiten. Aber die Aufgaben, für die ich das Programm tatsächlich brauchte, konnte ich deshalb noch lange nicht besser erledigen.
Viel gelernt, wenig gewonnen
Aus dieser Erfahrung zog ich damals eine Konsequenz und veränderte das gesamte Weiterbildungskonzept unserer Firma.
Statt die Mitarbeitenden weiterhin in allgemeine Programmschulungen zu schicken, engagierten wir eine Trainerin, die einmal in der Woche zu uns kam. Sie setzte sich direkt an die Arbeitsplätze und fragte, welche Aufgaben die Menschen mit ihren Programmen erledigten und wo sie dabei Schwierigkeiten hatten.
Wer ähnliche Aufgaben oder Probleme hatte, wurde in kleinen Gruppen mit höchstens vier Personen zusammengefasst. Anschließend wurde einen halben Tag lang an den Dingen gearbeitet, die im Berufsalltag tatsächlich gebraucht wurden.
Dabei kamen erstaunliche Dinge zum Vorschein. Beispielsweise gab es Mitarbeitende, die Excel-Tabellen ausfüllen mussten und dafür einen Taschenrechner neben der Tastatur liegen hatten. Sie rechneten die Zahlen mit dem Taschenrechner aus und übertrugen die Ergebnisse anschließend in die Tabelle.
Nicht etwa, weil sie zu wenig konnten, sondern weil ihnen niemand gezeigt hatte, dass Excel diese Berechnungen selbst erledigen kann. Offenbar hatten sie gelernt, wo sie die Zahlen eintragen sollten, aber nicht, wie sie sich die eigentliche Rechenarbeit vom Programm abnehmen lassen konnten.
Eine allgemeine Schulung über die verschiedenen Excel-Formeln hätte ihnen dabei vermutlich auch nicht viel geholfen. Sie brauchten keine umfangreiche Einführung in sämtliche Berechnungsmöglichkeiten, sondern wollten wissen, wie sie ihre eigenen Tabellen sinnvoll nutzen konnten.
Meine Kollegin aus einem anderen Sekretariat und ich bekamen schließlich einen ganzen Vormittag Unterstützung für unsere PowerPoint-Aufgaben. Wir lernten anhand unserer eigenen Präsentationen, wie wir unterschiedliche Dateien zusammenstellen und einheitlich gestalten konnten. Anschließend waren wir in der Lage, diese Arbeit selbstständig zu erledigen.
Das neue Weiterbildungskonzept war ein voller Erfolg. Die Mitarbeitenden waren begeistert, weil sie endlich das lernten, was sie tatsächlich brauchten. Und für die Firma war es sogar günstiger als die bisherigen Schulungen mit angemieteten Räumen.
Die entscheidende Veränderung war nicht das Programm. Es war die Art, wie wir lernten, damit zu arbeiten.
Ein neues Tool kennt dein Problem nicht
Heute begegne ich einem ähnlichen Denkfehler immer wieder.
Die Aufgabenliste wird länger und unübersichtlicher, also muss ein besseres Aufgabenmanagement her. Die E-Mails werden zu viel, also sucht man nach einem neuen E-Mail-Programm. Oder man entdeckt eine App, die verspricht, den gesamten Arbeitsalltag leichter zu machen.
Das klingt verlockend. Schließlich wäre es schön, wenn ein neues Programm endlich die Schwierigkeiten lösen würde, mit denen man sich schon länger herumschlägt.
Allerdings bringt ein neues Tool zunächst zusätzliche Arbeit mit sich. Du musst es kennenlernen, einrichten und herausfinden, wie du es für deine Aufgaben einsetzen kannst. Möglicherweise müssen auch vorhandene Daten übertragen werden.
Und wenn du vorher nicht wusstest, welche Aufgaben du überhaupt zu erledigen hast, weiß es das neue Programm auch nicht.
Aus analogem Chaos wird durch ein neues Tool schnell digitales Chaos.
Stell dir vor, deine Aufgaben stehen auf unzähligen Notizzetteln, in verschiedenen Listen und teilweise hast du sie nur im Kopf. Nun überträgst du alles in ein neues Aufgabenmanagement. Damit hast du zwar einen gemeinsamen Platz für deine Aufgaben geschaffen, aber noch lange keine funktionierende Aufgabenplanung.
Denn welche Aufgaben regelmäßig anfallen, welche Priorität haben und welche du möglicherweise längst vergessen hast, musst du immer noch selbst herausfinden.
Das eigentliche Problem ist also nicht unbedingt gelöst. Es sieht nur anders aus.
Erst das Problem, dann das Tool
Wenn eine Kundin zu mir sagt, dass sie ihre Aufgaben nicht mehr im Griff hat, frage ich zunächst, wie sie bisher damit umgeht und was daran nicht funktioniert.
Denn hinter dieser Aussage können ganz unterschiedliche Schwierigkeiten stecken. Vielleicht fehlt ihr der Überblick darüber, welche Aufgaben überhaupt anfallen. Vielleicht hat sie alles aufgeschrieben, findet aber in ihren langen Listen nicht mehr das, was gerade wichtig ist. Oder sie weiß zwar, was zu tun ist, vergisst aber immer wieder Aufgaben, die nur gelegentlich anfallen.
Das sind unterschiedliche Probleme, für die es auch unterschiedliche Lösungen gibt.
Deshalb reicht mir die Aussage „Ich habe meine Aufgaben nicht mehr im Griff“ nicht aus. Ich möchte wissen, woran es tatsächlich scheitert. Erst dann lässt sich beurteilen, was verändert werden sollte und ob dafür überhaupt ein neues Programm erforderlich ist.
Manchmal bietet ein bereits vorhandenes Tool die passende Unterstützung. In anderen Fällen kann ein neues Programm sinnvoll sein. Und gelegentlich muss zunächst die bisherige Arbeitsweise verändert werden, bevor irgendein Tool helfen kann.
Nicht das Tool bestimmt, wie du arbeiten sollst. Deine Arbeitsweise und deine Aufgaben bestimmen, welche Unterstützung du brauchst.
Vielleicht hast du die Lösung schon
Eine Kundin von mir war mit Outlook überhaupt nicht glücklich. Besonders die ständigen Benachrichtigungen über neue E-Mails nervten sie, denn längst nicht jede Nachricht war wichtig oder erforderte eine unmittelbare Reaktion. Statt sie bei ihrer Arbeit zu unterstützen, wurde das Programm für sie zunehmend zum Ärgernis.
Ich fragte sie zunächst, wie sie Outlook bisher nutzte und was sie sich anders wünschen würde. Allerdings wusste sie selbst noch gar nicht, welche Möglichkeiten ihr das Programm überhaupt bieten konnte.
Also zeigte ich ihr über den geteilten Bildschirm, wie ich selbst mit Outlook arbeite. Wie ich aus E-Mails Aufgaben oder Kalendereinträge mache, Regeln einrichte, damit beispielsweise Newsletter automatisch in einem eigenen Ordner landen, und meine Nachrichten so organisiere, dass ich sie später problemlos wiederfinde.
Als sie diese Möglichkeiten kennengelernt hatte, konnten wir gemeinsam überlegen, was davon zu ihrer Arbeitsweise passte und welche Veränderungen ihr den Alltag tatsächlich erleichtern würden.
Anschließend richtete sie sich Outlook mit meiner Unterstützung selbst entsprechend ein. Ich zeigte ihr, wie sie dabei vorgehen konnte, und beantwortete ihre Fragen. Aber sie war diejenige, die das Programm an ihre eigenen Bedürfnisse anpasste.
Das war mir besonders wichtig, denn sie sollte nicht nur mit den gemeinsam vorgenommenen Einstellungen arbeiten können. Sie sollte auch verstehen, wie sie Outlook für ihre Aufgaben nutzen und später weitere Anpassungen selbstständig vornehmen konnte.
Natürlich war damit nicht von heute auf morgen alles zur Routine geworden. Sie musste ausprobieren, üben und sich an die neue Arbeitsweise gewöhnen. Mithilfe der Videoaufzeichnung unserer Beratung konnte sie sich die einzelnen Schritte immer wieder ansehen, bis sie sicher damit umgehen konnte.
Später sagte sie über Outlook:
„Outlook war mein Endgegner und nun ist es mein Lieblingsassistent.“
Sie brauchte also kein neues Programm. Sie hatte gelernt, ihr vorhandenes Werkzeug so einzusetzen, dass es sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützte. Und sie hatte die Sicherheit gewonnen, künftig auch weitere Möglichkeiten selbstständig zu entdecken und anzuwenden.
Du musst nicht alles können
Ein Programm kann hundert Funktionen haben. Wenn du davon nur fünf brauchst, um deine tägliche Arbeit leichter zu erledigen, dann beschäftige dich zunächst mit diesen fünf.
Das gilt auch, wenn du dich tatsächlich für ein neues Tool entscheidest.
Überlege dir, weshalb dich dieses Programm überhaupt interessiert hat. Welche Möglichkeit hat dich angesprochen? Was möchtest du damit künftig erledigen, das bisher umständlich oder gar nicht funktioniert?
Fang mit dieser Aufgabe an und lerne, wie du sie mit dem Programm erledigen kannst.
Im Internet findest du zahlreiche Anleitungen, mit denen du dir die notwendigen Kenntnisse selbst aneignen kannst. Du musst dir nicht erst stundenlang erklären lassen, was das Programm alles kann. Suche gezielt nach dem, was du für deine Arbeit brauchst, und probiere es aus.
Wenn du damit sicher umgehen kannst, hast du bereits eine gute Grundlage geschaffen. Gleichzeitig lernst du, wie das Programm aufgebaut ist und wie es funktioniert. Dieses Verständnis hilft dir später auch bei anderen Aufgaben, weil sich viele Funktionen auf ähnliche Weise bedienen lassen.
Du musst also nicht alles auf einmal lernen. Weitere Möglichkeiten kannst du entdecken, wenn du sie tatsächlich gebrauchen kannst oder jemand dir zeigt, wie er das Programm für seine Arbeit nutzt.
Und noch etwas ist wichtig: Nicht jedes Programm passt zu jedem Menschen.
Manchmal liegt es an einer unübersichtlichen Oberfläche, manchmal an unverständlichen Bezeichnungen oder daran, dass ein Programm völlig anders aufgebaut ist, als du denkst und arbeitest.
Wenn du jedes Mal ungern ein Programm öffnest, weil du dich damit nicht wohlfühlst oder ständig überlegen musst, wie etwas funktioniert, solltest du das ernst nehmen. Natürlich braucht die Einarbeitung etwas Zeit. Aber auch ein leistungsfähiges Tool ist keine gute Unterstützung, wenn du dich dauerhaft bei jeder Nutzung darüber ärgerst.
Das bedeutet weder, dass das Programm schlecht ist, noch dass du damit nicht umgehen kannst. Es passt möglicherweise einfach nicht zu dir.
Schau zuerst auf das, was du hast
Bevor du also das nächste Programm kaufst, lohnt sich ein Blick auf deine bisherige Arbeitsweise.
Was funktioniert nicht so, wie du es möchtest? Was kostet dich unnötig Zeit oder Aufmerksamkeit? Und welche Möglichkeiten bieten dir die Programme, mit denen du bereits arbeitest?
Du musst nicht sofort deinen gesamten Arbeitsalltag umstellen. Such dir eine konkrete Schwierigkeit und prüfe, ob du sie mit einem vorhandenen Werkzeug besser lösen kannst.
Manchmal fehlt nur das Wissen über eine Möglichkeit, die dir bisher niemand gezeigt hat. Und wenn du allein nicht weiterkommst, kann ein fachkundiger Blick von außen helfen, die passende Lösung zu finden. Oft lässt sich in einem persönlichen Gespräch viel schneller herausfinden, woran es tatsächlich hakt, als durch stundenlanges Ausprobieren.
Denn ein Tool macht deine Büroarbeit nicht automatisch leichter. Erst wenn du weißt, wofür du es einsetzen möchtest und wie du damit arbeitest, kann es dich wirklich unterstützen.
Nutze, was du schon hast
In meiner 1:1-Beratung schauen wir uns an, wo du mit deinen vorhandenen Programmen nicht weiterkommst. Gemeinsam klären wir, was du erledigen möchtest, welche Möglichkeiten dir bereits zur Verfügung stehen und wie du diese für deine persönliche Arbeitsweise nutzen kannst.
Dabei geht es nicht darum, noch mehr Funktionen kennenzulernen oder dir zusätzliche Aufgaben zu schaffen. Ich zeige dir, wie du dir mit deinem Programm die tägliche Arbeit erleichtern kannst, und begleite dich dabei, die passenden Möglichkeiten selbst einzurichten und anzuwenden.
So lernst du nicht nur, dein aktuelles Problem zu lösen, sondern entwickelst auch ein besseres Verständnis dafür, wie du das Programm künftig für weitere Aufgaben nutzen kannst.
Mein Ziel ist nicht, dass du mich bei jedem neuen Problem wieder brauchst. Ich möchte, dass du deine Büroarbeit anschließend selbstständiger, leichter und sicherer erledigen kannst.
Und möglicherweise stellst du dabei fest, dass du überhaupt kein neues Tool brauchst.