Freitagnachmittag ist in meinem Kalender meistens noch Platz. Nicht, weil ich dann Feierabend mache oder nichts mehr zu tun hätte. Ganz im Gegenteil. Ich arbeite auch freitagnachmittags, aber ich lege vorher nicht fest, welche Aufgaben ich dann erledigen werde.
Das ist eine meiner liebsten Gewohnheiten bei der Wochenplanung. Denn selbst wenn ich meine Woche sorgfältig plane, läuft nicht immer alles wie vorgesehen. Ein Gespräch dauert länger, eine Kundin braucht kurzfristig Unterstützung oder eine Aufgabe erweist sich als aufwendiger als gedacht.
Dann bleibt eben auch mal etwas liegen. Und dafür habe ich meinen Freitagnachmittag.
Die Aufholstunde, die auch länger dauern darf
Neulich habe ich auf Pinterest den Begriff „Aufholstunde“ entdeckt. Die Bezeichnung hat mir gefallen, denn im Grunde mache ich das schon lange.
Ich halte mir am Ende meiner Arbeitswoche bewusst Zeit frei, um mich um das zu kümmern, was in den vergangenen Tagen nicht erledigt wurde. Manchmal reicht dafür eine Stunde, manchmal brauche ich den ganzen Nachmittag.
Dabei geht es mir nicht darum, freitags möglichst viele Aufgaben noch schnell abzuhaken. Ich schaue mir vielmehr an, was von der Woche übrig geblieben ist und was damit passieren soll.
Vielleicht sind die Social-Media-Beiträge für die kommende Woche noch nicht geschrieben, weil ich vorher einfach nicht dazu gekommen bin. Dann kann ich das am Freitag erledigen, ohne dafür andere Aufgaben verschieben zu müssen.
Manchmal sind es auch mehrere kleine Dinge, die ich endlich vom Tisch haben möchte. Und gelegentlich entdecke ich dabei Aufgaben, die schon viel länger auf meiner Liste stehen.
Nicht alles, was liegen bleibt, muss nachgeholt werden
Eine offene Aufgabe ist nicht automatisch eine Aufgabe, die ich noch erledigen muss.
Vielleicht wollte ich auf eine Nachricht antworten oder mir die Aufzeichnung eines Zoom-Calls anschauen. Wenn ich mir freitags meine Aufgabenliste ansehe, frage ich mich deshalb auch, ob die Dinge überhaupt noch aktuell und sinnvoll sind.
Eine WhatsApp-Nachricht, deren Anlass schon zwei Wochen zurückliegt, braucht möglicherweise keine Antwort mehr. Natürlich gilt das nicht für wichtige Kundenanfragen oder verbindliche Zusagen.
Und wenn ich mir eine Zoom-Aufzeichnung sechs Wochen lang nicht angesehen habe, darf ich durchaus überlegen, ob ich sie in der siebten Woche noch brauche.
Solche Aufgaben kann ich guten Gewissens streichen.
Nur weil etwas einmal auf meiner Aufgabenliste gelandet ist, muss ich es nicht bis in alle Ewigkeit mitschleppen.
Für mich gehört deshalb auch das bewusste Aussortieren zur Aufholstunde. Ich entscheide, welche Aufgaben ich noch erledige, welche ich für einen späteren Zeitpunkt einplane und welche inzwischen überflüssig geworden sind.
So verhindere ich, dass unerledigte Aufgaben einfach von einer Woche in die nächste wandern, ohne dass ich noch einmal darüber nachdenke.
Und wenn gar nichts liegen geblieben ist?
Natürlich gibt es auch Wochen, in denen alles wunderbar nach Plan läuft. Schließlich ist nicht jede Arbeitswoche chaotisch und nicht jede Planung wird durchkreuzt.
Wenn ich am Freitag feststelle, dass alles Wesentliche erledigt ist, freue ich mich darüber. Dann kann ich die freigehaltene Zeit nutzen, um schon einmal einen Blick auf die kommende Woche zu werfen.
Vielleicht stehen größere Aufgaben an, für die ich etwas vorbereiten kann. Oder ich beginne schon mit einer Arbeit, die nächste Woche ohnehin auf meiner Liste steht.
Das ist ein angenehmer Nebeneffekt meiner Aufholstunde. Statt unerledigte Aufgaben hinter mir herzuziehen, kann ich mit einem kleinen Vorsprung in die neue Woche starten.
Und wenn es nichts Sinnvolles mehr zu tun gibt, ist auch das in Ordnung. Schließlich habe ich mir diese Zeit nicht freigehalten, um sie um jeden Preis zu füllen.
Warum mich diese Planung entlastet
Ich finde es wenig sinnvoll, bei der Wochenplanung jede verfügbare Stunde bereits mit Aufgaben zu belegen.
Denn damit gehe ich davon aus, dass alles so läuft, wie ich es mir vorgenommen habe. Im Businessalltag ist das selten dauerhaft realistisch.
Wenn ich dagegen von Anfang an etwas Spielraum lasse, muss ich nicht bei jeder Verzögerung meinen gesamten Wochenplan verändern.
Natürlich ist mein Freitagnachmittag kein Freibrief, wichtige Aufgaben ständig aufzuschieben. Fristen und feste Zusagen gehören weiterhin zuverlässig eingeplant.
Aber wenn am Dienstag etwas dazwischenkommt und ich eine weniger dringende Aufgabe nicht schaffe, muss ich deshalb nicht gleich nervös werden. Ich weiß, dass ich am Freitag Zeit dafür vorgesehen habe.
Das macht meine Planung flexibler und nimmt mir eine Menge Stress. Ich kann mich auf die Aufgaben konzentrieren, die gerade wichtig sind, statt ständig darüber nachzudenken, wann ich die anderen noch unterbringen soll.
Freiraum gehört für mich zur Wochenplanung
Du musst dir dafür nicht unbedingt den Freitagnachmittag freihalten. Vielleicht passt bei dir der Donnerstag besser oder ein anderer Zeitraum innerhalb deiner Arbeitswoche.
Es muss auch keine ganze Stunde sein. Entscheidend ist, dass du bei deiner Planung bewusst Zeit übrig lässt, über deren Verwendung du erst später entscheidest.
Du kannst diesen Freiraum nutzen, um Liegengebliebenes zu erledigen, deine Aufgabenliste durchzugehen oder etwas für die nächste Woche vorzubereiten.
Probier ruhig aus, welcher Zeitraum für dich sinnvoll ist und wie viel Platz du in deiner Woche dafür brauchst.
Denn eine gut geplante Arbeitswoche erkennst du nicht daran, dass jede Stunde belegt ist. Sondern auch daran, dass du mit unerwarteten Dingen umgehen kannst, ohne ständig neu planen zu müssen.
Mein Freitagnachmittag ist deshalb keine Lücke in meiner Planung. Er ist ein fester Bestandteil davon.
Und was ist mit den Aufgaben, die schon ewig auf deiner Liste stehen?
Vielleicht entdeckst du beim Durchsehen deiner Aufgabenliste auch Dinge, die schon seit Wochen oder Monaten darauf stehen. Du wolltest sie irgendwann einmal erledigen, aber bisher ist nichts daraus geworden. Niemand wartet darauf, es gibt keinen festen Termin und trotzdem schleppst du sie Woche für Woche mit dir herum.
Diese berühmten „Müsste-ich-mal-machen“-Listen sind im November unser Thema im Easy Office Club. Denn solche Aufgaben können erstaunlich hartnäckig sein. Sie sind selten dringend, aber jedes Mal, wenn du deine Liste öffnest, erinnern sie dich daran, was du alles noch nicht gemacht hast.
Wenn du dieses ständige Gefühl, noch so vieles erledigen zu müssen, leid bist, lohnt sich ein Blick in den Easy Office Club. Dort beschäftigen wir uns in kleinen, machbaren Schritten mit diesem Thema, damit deine Aufgabenliste dich wieder unterstützt, statt dich mit einem schlechten Gewissen zu belasten.