Schon vor 25 Jahren habe ich zum ersten Mal vom papierlosen Büro gehört, aber so ganz geschafft haben wir es bis heute nicht. Einige sind noch immer mit Papier und Bleistift unterwegs und andere haben es fast geschafft.
Im letzten Jahr habe ich eine Kundin auf dem Weg ins fast papierlose Büro begleitet und dabei viel gelernt. Wie immer haben mich die Anforderungen der Kundin herausgefordert und ich musste mir Lösungen überlegen, die ich vorher noch nie gedacht habe. So musste ich mir auch hier einen Weg überlegen, wie wir es schaffen, dass alles überall verfügbar und auch auffindbar ist. Wir sind zusammen diesen Weg gegangen, der sich als erstaunlich gangbar, effektiv und nachahmenswert herausstellte.
Was kommt zuerst?
Wenn alles digital vorliegen soll, muss zuerst mal eine digitale Ordnung geschaffen werden – die verschiedenen Gebiete festgelegt und dann vor allem eindeutige Dateinamen festgelegt werden. Danach muss festgelegt werden, wer was wann ablegt.
Damit sind schon mal die Voraussetzungen geschaffen.
2. Schritt
Festlegen, was immer noch in Papierform aufbewahrt werden muss. Zunächst mal alles, was einen amtlichen Stempel hat. Da gilt nur die Papierform als Original. Aber auch Steuerbescheide gibt es offiziell nur in Papierform.
Diese werden natürlich eingescannt und dann zusätzlich digital aufbewahrt. Aber das Papier muss analog zur digitalen Ordnung abgelegt werden.
Die Gelegenheit kann man such nutzen, um alles zu entsorgen, was man gar nicht mehr braucht.
3. Schritt
Alle vorhandenen Dateien werden in die neue Ordnung verschoben. Nichtvorhandenes eingescannt und anschließend (Ausnahmen siehe 2. Schritt) entsorgt. Das ist eine echte Fleißarbeit. Wohl der, die eine Praktikantin hat 😊
Fazit
Das (fast) papierlose Büro ist bei den meisten zunächst einmal viel Arbeit. Aber es lohnt sich, wenn man an unterschiedlichen Orten oder mit einem Team arbeitet. Die Dateien sind, in einer Claud gespeichert, überall verfügbar.
Die Aktenordner stammen von Jana Schneider, vielen Dank dafür.