Vor zwei Wochen habe ich den Weg ins fast papierlose Büro beschrieben. Eine Grundvoraussetzung dafür ist eine gute Ordnung im PC bzw. den gespeicherten Dateien.
Die ewige Sucherei
Bei vielen meiner Kund*innen erlebe ich das Gegenteil davon. Geht es dir auch so? Meistens suchst du an drei verschiedenen Stellen nach einer Datei, um sie dann doch über die Suchfunktion zu orten. Dabei beschimpfst du dich vielleicht auch noch, weil du mal wieder nichts wiederfindest.
Und wenn du die Datei öffnest, bist du dir auch noch unsicher, ob das wirklich die letzte Version ist. Nach dem letzten Bearbeitungsdatum ist es die jüngste, aber darauf kann man sich ja nicht verlassen. Das hebt deine Laune auch nicht und deine Motivation ist auch im Sinkflug.
Finden statt suchen
Wäre es nicht besser, du würdest die gewünschte Datei mit ein paar Klicks zielsicher finden und könntest, statt zu suchen, direkt mit deiner Arbeit anfangen? Und dabei wäre auch noch ganz klar, dass es die neueste Version der Datei ist.
Dann würdest du dich nicht im Vorfeld schon fragen, wo diese Datei schon wieder abgelegt ist Du würdest keine Zeit mit Suchen verplempern und würdest dich nicht immer wieder selbst beschimpfen. Du könntest entspannt und motiviert an die Arbeit gehen.
Wie geht das?
Dafür musst du nur wenige Voraussetzungen schaffen:
- eine deinem Arbeitsumfang angemessene Ordnerstruktur schaffen
- aussagekräftige Dateinamen, die auch noch nach Jahren verständlich sind
- eine klare zeitliche Zuordnung der Dateien
Das erledigt sich natürlich nicht mit einem Fingerschnippen, aber man braucht auch nicht alles auf einmal zu machen. Und wenn du Stück für Stück deine Ordnung im PC voranbringst, ist irgendwann auch alles am richtigen Platz. Und auch ein paar undefinierbare Altlasten finden ihren Platz.
Der Sinn eine Ablage ist nicht einen Platz für etwas zu finden. Der Sinn einer Ablage ist, das Abgelegte ohne Suchen wiederzufinden.
Für den Suchenden geht ein herzliches Dankeschön an Peggy und Marco.