Wahrscheinlich geht es vielen von Euch so: die Backoffice-Aufgaben werden erledigt und wir denken nicht weiter darüber nach. Wozu soll ich auch aufschreiben, was alles wie getan werden muss?
Warum ein Handbuch Büroorganisation?
In großen Firmen ist es üblich, dass jedes Sekretariat ein solches Handbuch hat. Wenn jemand plötzlich ohne Einarbeitungszeit die Aufgaben übernehmen muss, ist das wirklich eine große Hilfe. Das weiß ich aus eigener Erfahrung. Aber ich finde auch bei kleinen Unternehmen und bei Solopreneur*innen lohnt es sich.
Ich erinnere mich noch an eine Kundin, die eine studentische Hilfskraft fürs Büro einstellte. Diese hat dann nicht getan, was sie tun sollte, weil es ihr niemand gesagt hat. Woher sollte sie wissen, welche Aufgaben routinemäßig zu erledigen sind und dass einstündige Telefonate mit Verkäufer*innen am Telefon nicht dazugehören.
Auch für mich selbst ist es eine große Hilfe, bei seltenen Aufgaben nachschauen zu können, was da genau zu tun ist.
Wie soll dieses Handbuch aussehen?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten ein solches Handbuch zu gestalten. Du kannst es einfach als Worddokument schreiben. Mit einer guten Gliederung und einem automatischen Inhaltsverzeichnis lässt sich damit gut arbeiten.
Es gibt noch eine zweite Variante, die gerne für ISO-Zertifizierungen gemacht wird. Jede Aufgabe bekommt ihr eigenes (genormtes) Word-Dokument und diese in einem Ordner zu sammeln.
Diese beiden Varianten kann man auch sehr gut ausdrucken und je nach Umfang in einem Schnellhefter oder Ordner abheften. So ist man nicht auf den Computer angewiesen, wenn man mal was nachschauen will.
Auch in One-Note kann man sehr gut ein solches Handbuch anlegen. Zuerst einen neuen Abschnitt mit dem Titel „Handbuch Büroorganisation“ und dann einzelne Aufgabengebiete als Seiten hinzufügen. Auf den Seiten kannst Du Texte, Tabellen und Bilder speichern.
Mein Handbuch ist mein Trello-Board „Büroorganisation“. Dort gibt es verschiedene Listen für die Aufgaben und darunter Karten für die einzelnen Schritte. Für alle Aufgaben kann ich eine Frist setzen. Dann zeigt Trello sie auch auf der Startseite. Für mich hat sich diese Vorgehensweise vor allem bewährt, weil Trello mich an die verschiedenen Aufgaben erinnert. Mir hilft das, auch meine Routinen nicht zu vernachlässigen
Ich kann aber auch neben den Aufgabenlisten in der Liste „Informationen“ alles wichtige als Karten anlegen. Den einzigen Nachteil darin sehe ich, dass ich immer darauf angewiesen bin, dass ich online darauf zugreifen kann.
Wie anfangen?
Du kannst Dich jetzt ein paar Tage hinsetzten und das Handbuch erstellen – aber wer hat dazu Lust und Zeit.
Der einfachste Weg ist, mit der Aufgabe anzufangen, die gerade zu erledigen ist. Und wenn Du gerade eine wichtige Information gesucht hast, dann trage diese auch gleich in das Handbuch ein. Das ist in der Regel rasch erledigt. Mit der Zeit entsteht dann eine ansehnliche Sammlung von Aufgaben und Informationen.
Vielen Dank slightly different für den Durchblick