Nachdem ich Euch letzte Woche das Handbuch Büroorganisation schmackhaft gemacht habe, möchte ich Euch heute ein weiteres grundlegendes Thema nahebringen: die Korrespondenz-Mappe.
Was ist das und wozu ist es gut?
In jeder großen Firma gibt es eine solche Mappe, in der alle Vorlagen für Briefe, E-Mails etc. gesammelt sind. Und an diese Vorgaben soll sich auch jede*r halten. Jeder Brief und jede E-Mail, die rausgeschickt wird, ist auch Werbung für das Unternehmen. Und dabei kommt es gar nicht darauf an, um was es dabei geht.
Ich habe letzte Woche per Post eine Mahnung bekommen und dachte zuerst „Habe ich bei dieser Firma was bestellt“. Ein einfaches weißes Blatt, der Absender stand nur winzig klein über meiner Anschrift und außer dem Betrag und der Rechnungsnummer stand nicht viel drin. Das machte keinen professionellen Eindruck.
Was mir auch bei vielen kleinen Firmen und Soloselbstständigen auffällt: es gibt keinen roten Faden. Jeder Brief und jede E-Mail schaut anders aus.
Was soll festgelegt werden?
- die Schrift
Welche Schrift möchtest Du verwenden? Es muss nicht unbedingt Arial oder Calibri sein. Es gibt viele gut lesbare Schriften. Vielleicht gefällt Dir eine davon besser.
- die Schriftgröße
Für fortlaufenden Text eignet sich die Größe 10 bis 12 Punkt. Da kommt es ganz auf Deine Vorlieben an. Wenn es nur sehr wenig Text ist, nehme ich oft eine etwas größere Schrift. Dann sieht das Blatt nicht so leer aus.
- die Grußformel
Senden wir freundliche oder viele Grüße und schreiben wir dazu wohin die Grüße flattern oder woher sie kommen?
- DIN 5008
Wie möchtest Du diese Norm für Geschäftsbriefe umsetzen? Nicht alles ist zwingend vorgeschrieben. Du kannst auch in Teilen ganz bewusst davon abweichen. Es sollte nur in allen Schriftstücken gleich sein.
- Schreibstil
Irgendwo zwischen Umgangssprache und Amtsdeutsch sollte Dein Schreibstil liegen. Es kommt dabei natürlich auch auf die Branche an. Der Stil sollte zu Dir und Deiner Firma passen und man sollte Dich förmlich reden hören, wenn man es liest.
Es gibt dabei eine gewisse Bandbreite. Denn für rechtsichere Texte braucht man andere Worte als für einen freundlichen Gruß zum Geburtstag.
Die Korrespondenz-Mappe kann auch noch viele Vorlagen für immer wieder verwendete Briefe und E-Mails enthalten z. B. Rechnung, Mahnung, bestimmte Antwortbriefe etc.
Sie sorgt dafür, dass Deine Firma, egal wie groß oder klein sie ist, nach außen einheitlich auftritt und sofort wiedererkennbar ist.
Herzlichen Dank für die Schreibmaschine an Clker-Free-Vector-Images